As principais dúvidas sobre o controle de ponto

Fazer o controle de ponto é uma das melhores coisas que você pode fazer pela sua empresa. Aliás, em alguns casos — empresas com mais de 20 funcionários, isso é obrigatório.

Porém, mesmo que você faça isso há algum tempo, sempre é possível melhorar e a questão é como.

Bom, uma ótima forma de fazer isso é tirando as principais dúvidas sobre essa “tarefa” que pode ser tão árdua para o setor de RH ou quem quer que seja o responsável por isso. 

Confira abaixo uma lista com as principais dúvidas sobre o assunto. A sua, pode estar aqui!

Confira os tópicos que serão abordados:

• Qual é a importância do controle de jornadas pelas empresas?
• Qual lei regulamenta o assunto?
• Quando o controle de ponto é opcional?
• Quais são os pré-requisitos para adotar essa ferramenta e sanar as dúvidas sobre o ponto eletrônico?
• É obrigatório adotar o sistema de ponto eletrônico?
• Quais os benefícios que o sistema de ponto eletrônico proporciona?
• Quais as consequências de não seguir a legislação?
• O relógio do ponto eletrônico é obrigatório?
• O registro feito eletronicamente pode ser adulterado?
• O colaborador precisa estar presente para registrar o ponto eletronicamente?
• Como saber as horas trabalhadas de cada colaborador?
• O que acontece quando o registro de ponto é feito de maneira errada?
• Por que automatizar o controle de ponto?
• Como fazer apurações de horas noturnas?
• Quando o ponto está incorreto?
• O que é abono no sistema de ponto e quais são os padrões?
• Quando posso fazer a mudança de horário?

Qual é a importância do controle de jornadas pelas empresas?

O controle de jornada é essencial tanto para a empresa quanto para o funcionário. A empresa evita diversos processos na Justiça do Trabalhador e evita custos que teria simplesmente por não fazer o controle de jornada.

Por exemplo, funcionários que fazem hora extra, se você trabalha com banco de horas, férias, funcionários que chegam atrasados e assim por diante.

Fazendo um bom controle de jornada você consegue eliminar boa parte ou até todos esses problemas.

Qual lei regulamenta o assunto?

Nada melhor do que olhar diretamente na lei não é mesmo? Ainda que você não entenda muito de “juridiquês”, vale dar uma boa olhada na legislação.

São várias as normas que regulamentam o controle de ponto. A norma suprema está na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), no Capítulo II que diz sobre a Duração do Trabalho. Vejamos outras:

• Lei de Liberdade Econômica ou Lei 13.874;
• Portaria 1510, mais conhecida como Lei do Ponto Eletrônico;
• Portaria 373 do MTE.

Quando o controle de ponto é opcional?

Como dissemos logo no início deste conteúdo, o controle de ponto é obrigatório para empresas que possuem mais de 20 funcionários. Sendo assim, se você tem menos empregados do que isso, fazer o controle é opcional.

Mas recomendamos fortemente que faça, pois essa organização é de grande importância para o bom funcionamento da empresa de uma forma geral e também para as finanças do seu negócio.

Quais são os pré-requisitos para adotar essa ferramenta e sanar as dúvidas sobre o ponto eletrônico?

Bom, primeiro você precisa saber que existem, basicamente, 3 formas de fazer o controle de ponto:

• ponto manual;
• mecânico;
• eletrônico.

O primeiro, não recomendamos já que o ponto manual pode trazer uma série de transtornos e problemas para sua empresa. A qualquer rasura o documento precisa ser refeito por completo. Por aí, você já imagina como pode ser desgastante e ocupar um tempo considerável do seu dia e da sua equipe. É um barato que sai caro.

Já o ponto mecânico, podemos considerar um meio termo. Não está tão obsoleto, mas também não é a melhor opção. Aliás, tudo depende das necessidades da sua empresa na verdade.

Para quem está começando e precisa fazer, obrigatoriamente, o controle de ponto, o ponto mecânico pode ser uma boa opção.

Também conhecido como ponto cartográfico, ele funciona da seguinte maneira: o funcionário insere um tipo de cartão de papel no qual o horário de entrada e saída é registrado.

E, por fim, a melhor opção, o ponto eletrônico. Você pode implantá-lo na sua empresa desde que o aparelho cumpra alguns requisitos:

• a única finalidade deve ser a marcação de ponto;
• deve ter memória e esta não pode ser apagada ou alterada;
• deve emitir comprovante a cada marcação de horário para cada funcionário;
• não pode ter nenhum tipo de mecanismo que permita marcação automática.

Além disso, o Registrador de Ponto Eletrônico (REP) precisa ter registro no Inmetro. Isso evita que o produto seja comercializado fora dos padrões propostos em lei.

É obrigatório adotar o sistema de ponto eletrônico?

Não, usar o sistema de ponto eletrônico não é obrigatório. No caso de empresas com mais de 20 funcionários, você tem que fazer o controle de ponto, mas pode ser por qualquer dos meios oferecidos hoje no mercado. Inclusive, isso é garantido pela CLT.

Por exemplo, você pode usar o controle de ponto manual e o cartográfico e estar dentro da lei. Mas isso pode gerar muita dor de cabeça.

Para empresas que possuem, por exemplo, mais de 100 funcionários, anotar os horários de chegada e saída de cada um deles pode ser bastante trabalhoso. Afinal de contas, podem acontecer diversos erros, sem contar que é muito fácil burlar a situação dessa forma. 

Um colega pode facilitar a vida do outro permitindo que ele anote um horário de saída ou chegada diferente do verdadeiro para ganhar um dinheiro a mais ou trabalhar menos do que deveria.

Para evitar todos esses transtornos, a melhor opção é o sistema de ponto eletrônico. Ele não é obrigatório, mas oferece um custo-benefício tão bom que não vale a pena optar por outros meios de controle de ponto.

Quais os benefícios que o sistema de ponto eletrônico proporciona?

Se adapta ao seu negócio

Um bom sistema de controle de ponto eletrônico consegue ser flexível e se adaptar às necessidades do seu negócio.

Por exemplo, o cadastro de um grande número de funcionários, horários diferentes para cada um deles e funções, consegue registrar horas extras facilmente sempre que necessário e assim por diante. Chega de marcar tudo na mão e depois ter todo um trabalho de fazer cálculos aumentando as chances de erros.

Menos riscos de processos

Justamente por oferecer informações de maneira automatizada, as chances de erros com um ponto eletrônico são bem menores. Sem contar que não pode haver correções, ou seja, o dispositivo não permite alterações. O que pode ser feito é uma observação com uma nova marcação de ponto, informando o ajuste que precisa ser feito e o motivo. 

Tudo pode ser acompanhado em tempo real e todos os dados são enviados diretamente para um software associado.

Tudo dentro da lei

Você não precisa se preocupar em estar anotando os horários de maneira errada ou de ter alguma rasura no documento. Uma empresa confiável consegue oferecer um sistema de ponto eletrônico de acordo com o que exige a legislação.

A Lei do Ponto Eletrônico — a Portaria 1510 — é a que determina como deve funcionar o ponto eletrônico. Precisa seguir alguns requisitos:

• relógio interno;
• comprovante de registro de ponto;
• memória de registro de ponto;
• uma porta USB para que o fiscal consiga recolher os relatórios.

Lembrando que o controle de ponto online também serve como prova fiscal. Portanto, para aqueles que estão em home office, não precisam se preocupar.

Melhor custo-benefício

Muitas empresas não usam um ponto eletrônico porque acreditam ser algo caro. Mas já pensou que o custo-benefício dele pode ser bem melhor que o de um ponto manual ou cartográfico? 

Pode ser que, no primeiro momento, essas outras opções sejam menos onerosas, mas no longo prazo podem custar muito mais. Isso vale, principalmente, para os casos de um processo trabalhista.

Aliás, aqui na Infokings você consegue contratar um ponto eletrônico por cerca de R$ 8 por dia apenas. Isso não é muito se você fizer as contas. 

Maior facilidade nos procedimentos

A sua equipe de RH vai ficar muito mais satisfeita com o ponto eletrônico, sem contar que ela terá muito menos trabalho e perderá menos tempo contabilizando horas extras, valor das férias, atrasos e assim por diante.

Isso não significa que o departamento vai ficar de “cara pra cima”. Significa que agora ele terá mais tempo para melhorar os processos da empresa, recrutar melhores talentos, oferecer mais treinamentos e assim por diante.

Integração com a folha de pagamento 

Outra ótima vantagem do controle de ponto eletrônico é a integração com a folha de pagamento. Ainda que a contabilidade seja terceirizada na sua empresa esse é um ponto importante.

É possível exportar os dados do ponto eletrônico para o software da folha de pagamento e fazer a integração. Você já fica com os valores de cada funcionário devidamente atualizado. 

E, mesmo se a contabilidade for terceirizada, você pode passar a fazê-la na própria empresa já que o processo não será mais complexo ou pode negociar um novo valor com a empresa contábil. Afinal de contas, o trabalho deles será consideravelmente reduzido.

Quais as consequências de não seguir a legislação?

A marcação de ponto tem como principal objetivo não só assegurar o funcionário de que ele receba tudo o que é de direito como também evitar problemas na justiça do trabalho para a empresa.

Por exemplo, digamos que um funcionário seu entre na justiça alegando que fez horas extras e noturnas por 1 mês e que os valores devidos não foram pagos. Se você não conseguir provar o contrário, além dos valores devidos, ainda terá que pagar uma multa por ter descumprido a lei.

Se você tiver uma marcação de ponto — especialmente o ponto eletrônico — será bem mais fácil provar que a sua empresa está seguindo todas as regras e que a acusação do funcionário é infundada.

Lembrando que o ônus da prova em um processo trabalhista é do empregador. Isso quer dizer que, o funcionário pode entrar na justiça alegando a regularidade e é obrigação do empregador provar que ele está enganado ou agindo de má fé.

O relógio do ponto eletrônico é obrigatório?

Sim, o registro do ponto precisa ser feito em órgãos específicos como o Inmetro. É esse órgão que vai assegurar que o ponto está de acordo com a legislação e que pode ser comercializado.

O registro feito eletronicamente pode ser adulterado?

Se o seu ponto eletrônico é legalizado e está dentro das normas, então você não conseguirá alterar o ponto. É permitido fazer apenas alguns ajustes com justificativa de forma que os dados já registrados não possam ser apagados.

Isso pode ser ruim à primeira vista para algumas pessoas, mas a verdade é que isso é essencial. Afinal de contas, é uma segurança a mais para a empresa já que os funcionários ou o fiscal do trabalho não podem alegar que os dados foram modificados.

Para que as informações emitidas pelo relógio de ponto sejam homologados, ele precisa emitir um comprovante e também ter memória fiscal inviolável.

O colaborador precisa estar presente para registrar o ponto eletronicamente?

Depende do tipo de ponto eletrônico que a sua empresa utiliza. Alguns ficam fixos no local de trabalho. Nesse caso, o trabalhador que faz visitas aos clientes, por exemplo, precisa passar primeiro na empresa para só depois iniciar o dia.

Mas existem registros de ponto eletrônico que podem ser feitos por meio de um aplicativo. Assim, o colaborador bate o ponto pelo smartphone. Melhor para a empresa e para o funcionário.

Como saber as horas trabalhadas de cada colaborador?

Alguns sistemas de ponto eletrônico conseguem emitir, ao final de um período — 1 mês, por exemplo — um relatório. Assim é possível confirmar as horas trabalhadas pelo colaborador assim como horas extras, noturnas, férias e outros.

Também é possível acompanhar os dados em tempo real. Por exemplo, você pode acessar o software a qualquer momento e analisar. Você também pode ver isso por meio do smartphone caso o seu sistema de ponto for pelo app.

O que acontece quando o registro de ponto é feito de maneira errada?

Esse é um problema bastante comum, principalmente se a sua empresa conta com muitos funcionários.

Nesse caso é só fazer como já explicamos aqui: o responsável deverá colocar uma observação com uma explicação sobre o ocorrido.

No IKPonto, você tem a opção de tirar os relatórios do quadro de horários e pegar os horários que divergem do padrão, então calcular. 

Por que automatizar o controle de ponto?

Como você pode perceber, existem diversos benefícios com a automatização do controle de ponto. Os benefícios não são apenas para a equipe de RH ou contábil, mas sim para toda a empresa.

Como fazer apurações de horas noturnas?

A marcação do ponto eletrônico acontece da mesma forma para horas diurnas e noturnas. Você só precisará identificar qual foi o tempo de trabalho referente àquela situação. 

Quando o ponto está incorreto?

Uma das formas de identificar se a marcação do ponto foi feita de forma incorreta é analisar se o período trabalhado em um dia possui mais de 2 horas extras. Essas 2 horas é o máximo permitido por lei, portanto, não pode haver mais do que isso em um dia.

Outro ponto relevante é quanto aos que trabalham domingo. Homem folga depois de 3 domingos trabalhados e mulher, depois de 2 domingos. Lembrando que deve haver um descanso de 11 horas nesse tipo de escala de revezamento.

O que é abono no sistema de ponto e quais são os padrões?

Existem algumas situações nas quais o colaborador não comparece e nem sempre é porque está doente ou de férias. São os casos, por exemplo, da licença maternidade e paternidade.

Quando posso fazer a mudança de horário?

Sim, a empresa pode alterar o horário desde que isso seja feito de comum acordo. Assim, a mudança só pode ser feita se empregado e empregador concordarem. E, além disso, essas mudanças não podem trazer prejuízos para o trabalhador.

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