Como um software de gestão otimiza o trabalho do time de RH

Dentre os setores que mais podem se beneficiar de soluções de tecnologia integrada está o RH – cujos gestores se veem sempre diante de desafios como a constante necessidade de implementar controles de ponto eficientes e potencializar as ferramentas de gestão de suas equipes, para monitorar e melhorar desempenhos e evitar perdas de produtividade ou confiança.

Neste ponto, um software de gestão se caracteriza como uma excelente opção para otimizar o trabalho do time de RH e trazer maior benefício à rotina de todos. Quer saber melhor quais são as vantagens de seu uso? Acompanhe a seguir:

1. Controle mais eficiente de horários e colaboração de funcionários

Soluções de automação de controle do ponto e acesso ajudam a supervisionar de forma mais eficiente a movimentação e atividade de pessoas, auxiliando na gestão. Um software configurável, que de antemão permita ajustar datas, feriados, períodos de abono, bancos de hora e compensações, intervalos de refeição, horários flexíveis de acordo com os dias da semana, programação de várias escalas de trabalho, licenças e isenções de ponto, com certeza torna mais prática a rotina, reduz índices de erro por registros manuais, facilita relatórios de análise e ajuda a controlar ausências, férias, faltas (inclusive otimizando o cadastro de justificativas) e organizar toda a participação dos colaboradores.

Também ajuda a computar melhor viagens a trabalho, reuniões e serviços externos e contribui para que não haja desajustes nem atrasos de pagamentos, bonificações ou qualquer outro problema que possa acarretar prejuízos trabalhistas ou dificuldades em confrontar fatos e documentações inerentes ao setor.

2. Aumento significativo da produtividade

Conhecendo as políticas de fiscalização e controle de ponto da empresa, os funcionários intuitivamente produzirão mais, fiscalizarão melhor seus próprios horários, sentindo-se motivados por saber que o controle é organizado e que serão devidamente recompensados conforme seu comprometimento, não correndo o risco de trabalharem horas com a incerteza de acumulá-las em banco ou receber, por exemplo. A empresa também consegue exigir mais, responsabilizar e estimular maior envolvimento tendo dados a alegar e também podendo verificar quem realizou determinada tarefa e quando, sendo que a própria implementação do sistema em si ajuda na conscientização das equipes, uma vez que um técnico especializado comparece ao local para fazer a folha de ponto do cliente e orientar todos os funcionários sobre o uso correto dos controles e o funcionamento do software, ajudando para que todos se ajustem ao sistema.

3. Maior confiabilidade às informações

Informações registradas de forma automatizada são inegavelmente mais confiáveis e menos suscetíveis a falhas, além de poderem se integrar a configurações automáticas para serem convertidas em diversos formatos de folha de pagamento e parametrização de conteúdos, o que garante maior adaptação às diferentes necessidades das empresas.

A integração ponto e folha, por exemplo, é uma enorme vantagem por ser uma característica ajustável do software de acordo às demandas de cada organização, permitindo a alteração de relatórios e layouts para importação das informações segundo cada caso e viabilizando sim a integração com folhas de pagamento, o que otimiza bastante os esforços de RH e até reduz custos operacionais.

Além disto, a transferência de dados entre diversos tipos de folha de pagamento e qualquer relógio de ponto assegura a idoneidade e integridade de todos os registros, sem contar que métodos informatizados aumentam a confiabilidade em relação a formulários, assinaturas e fichas de papel por serem além de mais pontuais e sincronizados com demais sistemas de controle que não podem ser manipulados por qualquer pessoa, também evitarem rasuras, perdas ou danos físicos que comprometam seu entendimento.

4. Ajuda nas avaliações de desempenho

Acompanhar os horários, tempo de permanência, entrada e saída de seus colaboradores em determinados setores, unidades ou áreas da empresa, é algo que ajuda a obter indicadores importantes sobre o nível de atividade deles (interação, frequência, intensidade) e extrair avaliações mais exatas de seu desempenho.

O gestor também analisa dados concretos, provados e registrados sobre a participação de seus colaboradores muitas vezes em tempo real, sendo que com o software é possível visualizar status automáticos de cada um deles em sua tela e a partir inclusive de dispositivos móveis e portabilidade, o que aumenta o controle.

5. Com um software de gestão, ganha-se agilidade nos processos

Com as informações mais no jeito, sem perder tempo em levantar, coletar, analisar, e montar planilhas ou relatórios sobre entrada, saída, horas extras e demais ocorrências importantes, o RH consegue agilizar sua rotina, fechar folhas de pagamento de forma mais rápida e segura, calcular horas extras e encargos com mais facilidade e em menor tempo e atender a todas as demandas com mais precisão.

E então, foi possível entender como a ajuda de um software de gestão pode fazer toda a diferença na rotina de trabalho de seu time de RH? Já utiliza alguma estratégia como essa em sua empresa?

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