Automação de processos: os 7 maiores benefícios para a sua empresa

Você já deve ter se espantado ao ser atendido em uma banca de jornal ou em um quiosque de rua e perceber que o atendente usou alguma máquina ou sistema interno para registrar o pedido, certo? Pode ter certeza: até mesmo os pequenos negócios se aproveitam da automação de processos, e não pode ser diferente na sua empresa. Hoje, a tecnologia está intimamente ligada ao bom desempenho de qualquer organização e, dada a competitividade atual das empresas, ela passa a ser uma obrigação.

Acontece que, infelizmente, ainda são muitos os gestores que encaram a automação como algo de “outro mundo”. Persiste um misticismo muito grande em torno do termo: alguns imaginam se tratar de grandes máquinas, outros pensam em sistemas extremamente complexos, viáveis apenas para as grandes organizações. Essa, no entanto, não é a realidade – por sinal, são muitas as empresas que fornecem sistemas específicos para os micro e pequenos negócios.

É claro que existem inúmeros tipos de serviços e produtos destinados à automação de processos, atendendo diferentes necessidades. O mais importante, no entanto, é escolher a ferramenta certa para o seu negócio, afinal, essa é a forma mais recomendada para aumentar a produtividade, diminuir os custos e garantir a eficiência da sua empresa. Ainda não está convencido? Então confira, a seguir, uma lista com 7 benefícios de automação de processos para uma organização:

1.Controle total

Em primeiro lugar, temos que ressaltar um dos principais benefícios da automação. Hoje, os sistemas permitem o controle total de todos os processos do negócio. Assim, o gestor pode acompanhar as atividades em tempo real e de qualquer lugar, o que melhora muito a qualidade e a tempestividade da tomada de decisão.

É importante ressaltarmos que o monitoramento é uma das funções básicas do gestor. Essa é uma atividade tão importante quanto o planejamento, afinal, só assim é possível detectar gargalos de produção para aumentar a eficiência. Esse, por sinal, é o ponto abordado logo a seguir.

2.Eficiência assegurada

O que significa eficiência? Basicamente, é a capacidade de realizarmos tarefas com a utilização correta dos recursos, sejam eles humanos ou financeiros. Desperdícios e retrabalho, por exemplo, são consequências de uma gestão ineficiente. Mas como reduzir essa ineficiência? Certamente, o uso de processos manuais não é a melhor saída – afinal, estão mais sujeitos a erros ou fraudes.

O ideal, portanto, é garantir a eficiência do negócio por meio da automação de processos. Como todas as atividades são coordenadas de maneira automática por meio do sistema, é possível reduzir bastante qualquer tipo de erro e ainda garantir a agilidade em todas as situações.

3.Indicadores padronizados

Os indicadores de desempenho são ferramentas indispensáveis para o gestor. Afinal, com eles é possível monitorar o desempenho do negócio. Agora, quais são os indicadores mais apropriados para a minha empresa? Quais são os critérios mais precisos para avaliar a qualidade de cada um dos processos? Essas perguntas podem ser facilmente respondidas com a automação.

Além de permitirem a atualização constante dos dados para alimentar os indicadores automaticamente, muitos sistemas de automação fornecem, ainda, as melhores métricas a serem acompanhadas, facilitando muito a vida do gestor. Vale ressaltar que o uso de indicadores é indispensável para a melhoria do monitoramento, o que garante uma tomada de decisão muito mais precisa. Esse, por sinal, é o ponto que abordaremos a seguir.

4.Decisões precisas

É claro que, depois de ler todos os benefícios listados anteriormente, você já deve ter percebido que um dos maiores benefícios da implementação da automação de processos é a melhoria na tomada de decisão.

Ao adquirir um sistema interno, o gestor pode recolher informações em tempo real, mais precisas e dinâmicas. Além disso, com o detalhamento garantido pelos indicadores de desempenho, ele fará escolhas com base em dados reais, e não apenas em achismos. Em outras palavras, esqueça a velha máxima de que a “pressa é inimiga da perfeição”. Com a automação, você garante tanto velocidade quanto qualidade.

5.Custos reduzidos

Ainda são muitos os gestores que pensam na automação como um custo. De fato, é preciso adquirir os produtos e serviços disponíveis no mercado. No entanto, se você ainda pensa dessa forma, é preciso mudar a mentalidade agora mesmo. Na verdade, a automação é um investimento feito pela empresa, pois, como toda aplicação, tem como objetivo garantir um retorno financeiro para o negócio ao longo prazo.

Isso ocorre porque, como vimos, a empresa se torna muito mais eficiente com esse tipo de solução, o que garante a redução de desperdícios, do retrabalho, entre outros problemas. Além disso, é indiscutível que determinados processos saem muito mais caros se forem realizados manualmente, afinal, é preciso contratar mão de obra especializada.

6.Comando centralizado

Sim, delegar é indispensável em qualquer organização, no entanto, gera um verdadeiro paradoxo. Sim, é impossível fazer tudo sozinho, mas quanto mais pessoas tomando decisões, menor é o controle do gestor e, consequentemente, mais dificilmente as coisas vão sair de acordo com o planejado. Com a automação, você garante o fim desse paradoxo.

Isso acontece porque a maioria dos sistemas garante o acesso remoto às informações e algumas ferramentas possibilitam, ainda, a comunicação entre a equipe e o gestor em tempo real. Dessa forma, é possível delegar sem maiores preocupações.

7.Produtividade garantida

Por fim, o maior benefício de se adotar um sistema automatizado para a sua empresa é o fato de que a produtividade se torna muito maior. Afinal, os processos manuais certamente levam mais tempo do que aqueles feitos por sistemas automatizados, além de estarem mais sujeitos a erros ou fraudes, o que leva ao retrabalho.

A produtividade — é claro — deve ser um dos maiores focos de uma empresa e, por esse motivo, é indispensável que você considere agora mesmo adotar algum sistema. Como vimos no início do post, a automação deixou de ser um diferencial para o negócio. Hoje, essa é uma obrigação de qualquer empresa que pretenda garantir a excelência e se destacar em qualquer mercado.

Gostou das nossas dicas de automação de processos? Então confira agora mesmo a nossa newsletter e fique por dentro de muito mais!