Saiba por que não usar a folha de ponto?

Diversas ações dos colaboradores da empresa podem ser automatizadas. Isso ajuda a aumentar a produtividade e, de certa forma, aumenta as chances de maior lucro. Porém, muitas empresas ainda relutam em usar a tecnologia para melhorar os processos internos. Um bom exemplo é a folha de ponto, também conhecida como livro de ponto.

A folha de ponto é um documento essencial para as empresas e é obrigatória para aquelas que possuem mais de 20 funcionários. É esse documento o responsável por livrar você e sua empresa de diversos problemas com a justiça do trabalho. Por isso, ele merece toda a sua atenção.

Se você ainda usa a folha de ponto manual, saiba que essa decisão é um risco para todos. Veja abaixo por quê!

8 bons motivos para abandonar a folha de ponto

1. A empresa fica com o ônus da prova

Sabia que quando a fiscalização do trabalho vai às empresas são elas que precisam provar que estão em dia com todas as obrigações? O mesmo acontece em um processo jurídico. Se um funcionário resolver colocar a sua empresa na justiça alegando, por exemplo, que as horas extras não foram pagas, é você quem precisa provar o contrário.

Portanto, é bom que a sua folha de ponto esteja impecável e sabemos bem que, quando algo é feito de forma manual, as chances de erros são maiores. Você pode utilizar o comprovante que é expedido pelo relógio de ponto da empresa.

2. Uso de horário britânico

Sabemos que é bem difícil que todos os funcionários cheguem pontualmente às 08, saiam às 12 para o almoço, cheguem às 14 e saiam Às 18. Esses horários bem “certinhos” são conhecidos como Horário Britânico e é ilegal pela nossa legislação.

Quando a empresa usa folha de ponto, é muito comum ver os funcionários colocando esses horários. Nesse caso, se a sua empresa tiver que responder a um processo trabalhista, há grandes chances perder a causa.

3. Perda de tempo

A maioria das coisas que é feita de forma manual acaba gerando muita perda de tempo. Por exemplo, se você tiver que fazer o cálculo das horas extras de diversos funcionários (especialmente se você tiver muitos). É um trabalho grande que normalmente, ocupa boa parte das equipes de contabilidade e RH.

Já pensou que é possível fazer isso de forma automatizada por meio de software que já entrega na planilha o cálculo das horas extras de cada funcionário? Além de economizar muito o tempo da equipe também evita erros, algo que pode acontecer com facilidade quando se trata da folha de ponto manual

Uma ótima opção nesse momento é contratar uma Consultoria de Ponto. Esse serviço vai ser de grande utilidade para a sua empresa e você terá especialistas no assunto orientando a sua equipe. Aqui na Infokings, o valor fica em torno de R$ 25 por funcionário, mas é possível personalizar o serviço. 

4. Dificuldade de identificar erros

Quando se trata de uma folha de ponto, os erros podem ser inevitáveis. Mesmo que haja alguém que revise o documento depois, somos seres humanos e somos falhos. As chances de erros são grandes e as chances de encontrar os erros depois são pequenas. 

Essas pequenas falhas podem passar despercebidas pelos nossos olhos. É comum que elas só aparecem nos piores momentos, por exemplo, quando o documento é analisado pela fiscalização.

Quando se trata de uma ferramenta automatizada e que recebe manutenção periódica, as chances de erros são praticamente nulas.

5. Não há integração com a folha de pagamento

Um dos grandes problemas em ter uma folha de ponto manual é que ela não consegue se integrar à folha de pagamento. E isso pode ser um perigo para a empresa.

Calcular horas extras, faltas, funcionários que entram de férias, entre outras informações importantes é um trabalho que exige muita atenção. E a folha de ponto precisa estar totalmente integrada com a folha de pagamento. Uma não funciona bem sem a outra.

Para evitar maiores conflitos — afinal de contas, estamos falando do salário dos funcionários — optar por um software que automatize esses cálculos e faça a integração de um documento com o outro é fundamental para todos na empresa, tanto para os empregadores quanto para os empregados.

6. Dificuldade para aplicar o banco de horas

Muitas empresas preferem trabalhar com o banco de horas. Isso quer dizer que, em vez de o funcionário receber hora extra, esse tempo pode ser compensado em folgas.

Mas, para que essa compensação seja feita da maneira certa, a quantidade de horas trabalhadas precisa estar em ordem e milimetricamente calculada. Se esse não for o caso, a empresa ou o funcionário podem sair perdendo.

Usar um ponto eletrônico e um software para automatizar os processos acaba com esses transtornos para calcular o banco de horas. Facilite a vida de todos na empresa.

7. Mais falhas

Como você deve saber e como já dissemos aqui, o livro de ponto é um documento e, como tal, precisa ficar isento de erros e rasuras. E caso isso aconteça, o que não é incomum, ele terá que ser refeito. 

Pense no trabalho que isso vai dar para a sua equipe. Ela vai perder tempo, pois poderia usar essas horas preciosas para melhorar os processos da empresa.

É por isso que usar tudo de forma eletrônica facilita. O ponto eletrônico pode ser modificado antes de salvar as informações que foram adicionadas. As chances de rasuras diminuem.

8. Maior custo

Além de todos os problemas listados acima, a folha de ponto pode gerar mais custos. Por exemplo, pode ser necessário contratar um funcionário apenas para gerenciá-la e anotar os horários dos trabalhadores.

Muita gente não contrata um software ou um equipamento de ponto eletrônico por achar que será algo mais custoso. Mas, no fim das contas, o que precisa ser analisado é o custo-benefício e, nesse aspecto, o livro de ponto pode gerar um custo muito maior no longo prazo para a empresa.

Aqui na Infokings você encontra, por exemplo, o Relógio de Ponto Eletrônico. Você cadastra as digitais dos funcionários e, para que eles tenham acesso à empresa, basta usá-la no equipamento. Além disso, você também pode contratar o software, fazendo assim o gerenciamento completo por meio de anotações totalmente digitalizadas e automatizadas.

Conheça o nosso IKPonto Web, o sistema de ponto web da Infokings! Se você ainda tem dúvidas, entre em contato com um dos nossos especialista e preencha o formulário abaixo.