Contratação de funcionários: qual a documentação necessária?

Para que uma empresa realize a contratação de funcionários é necessário que seu gestor esteja atento às normas legais e saiba de todas as obrigações que poderão nascer em uma relação de trabalho.

Por isso, é fundamental estar atento ao que é necessário para que a contratação se concretize. Ou seja, a documentação necessária que a empresa e o contratado precisam ter no ato da contratação.

Confira a seguir quais são os documentos necessários para a contração de funcionários e fique por dentro das nossas dicas!

Documentos de responsabilidade do contratado

O funcionário contratado deverá no ato da sua contratação apresentar os seguintes documentos:

• Carteira de trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Carteira de identidade;
• Cartão de identificação do contribuinte no Cadastro de Pessoa Física (CPF);
• Título de Eleitor com os comprovantes de votação nas 3 últimas eleições;
• Cartão de inscrição no PIS;
• Certificado de Reservista, se menor de 45 anos (homens);
• Cópia do comprovante de residência;
• Cópia da certidão de casamento, se for o caso;
• Foto 3X4;
• Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;
• Declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte;
• Atestado médico admissional.

Vale salientar que, se o contratado for casado, será imprescindível que ele apresente sua certidão de casamento e a certidão de nascimento do seu companheiro ou companheira. Se o contratado tiver filhos, ele deverá apresentar também a certidão de nascimento dos filhos, o comprovante escolar de filhos maiores de 7 anos e menores de 14 e ainda o cartão de vacinação dos filhos até 7 anos.

Caso o contrato seja de estágio, o aluno deverá apresentar os também alguns documentos para que seja confeccionado seu Termo de Compromisso de Estágio (TCE).

Se for aluno de curso superior ele deverá apresentar a seguinte documentação:

• Comprovante semestral com data atual, carimbado e assinado pela instituição de ensino;
• Cópia do RG;
• Cópia do CPF.

Se o contrato celebrado for para aluno de ensino médio ou técnico ele deverá ter em mãos os seguintes documentos:

• Atestado de frequência com data atual, carimbado e assinado pela instituição de ensino;
• Cópia do RG;
• Cópia do CPF.

Documentação de responsabilidade da empresa contratante

Bem como o contratado, a empresa contratante também deverá estar munida de seus documentos para realizar a contratação de funcionários.

Veja a seguir os documentos que são imprescindíveis por parte da empresa:

• Livro ou ficha de registro de empregado;
• Contrato individual de trabalho;
• Ficha de salário-família.

Depois de reunida toda a documentação citada, o empregador deverá anotar na CTPS do funcionário contratado a data da admissão, a remuneração e as condições de trabalho, devolvendo em 48 horas a CTPS anotada para o empregado.

Vale destacar que, caso o funcionário contratado não tenha cadastro no PIS, caberá à empresa realizá-lo. É necessário também incluir a admissão do novo funcionário no cadastro de empregados e desempregados (CAGED).

Documentação no caso de estagiários

Caso o contrato seja de estágio, o termo de compromisso de estágio será realizado entre a empresa, o estudante e pela instituição de ensino. Uma vez gerado o documento, deverá ser levado o TCE à escola pelo próprio estagiário. A instituição de ensino ficará com uma destas vias e devolverá outras duas assinadas pela escola, dessas, uma será da empresa e a outra é do estagiário.

Por fim, é crucial alertar que todo o procedimento de contratação de funcionário e estagiários poderá ser realizado pelo setor de Recursos Humanos (RH) da empresa contratante, setor este que deverá estar preparado para fazer a seleção dos candidatos e conduzir os processos de contratações de acordo com a legislação pertinente.

Agora que você já sabe qual a documentação necessária para o contratante e contratado, deixe o seu comentário no post com suas dúvidas e experiências, ajude a enriquecer o nosso post!