Por quê centralizar as informações no departamento pessoal?

Facilitar o trabalho do departamento pessoal da empresa também deve ser uma meta. Afinal de contas, se os funcionários conseguem ser mais produtivos, a empresa consegue maiores lucros e mais clientes satisfeitos. Uma dessas formas de facilitação é a centralização de informações dos funcionários.

Mas quais vantagens essa centralização de informações vai oferecer ao departamento pessoal? Será que isso fará diferença de fato? 

Se você não tem certeza de que a centralização de informações é uma boa opção para a sua empresa, então confira abaixo as vantagens desse processo!

Por que centralizar as informações dos funcionários?

Vamos pensar em um único funcionário que acaba de ser admitido ou demitido. São muitos os documentos e as obrigações da empresa e do funcionário que precisam ficar registradas.

Agora imagine se o contrato fica anexado em uma pasta, os exames admissionais em outra e assim por diante. E, pensando em um funcionário que trabalhou por 10 anos na empresa e possui atestados, férias, exames médicos e outros documentos que foram criados durante esse tempo, pense no trabalho que o departamento pessoal terá na hora da demissão. Terá que ir em cada pasta coletar essas informações do funcionário.

Agora pense em uma empresa com mais de 50 funcionários, em todo esse trabalho multiplicado por 50. Pense também em como isso poderia ser facilitado se todas as informações fossem centralizadas. Se o departamento pessoal colocasse o nome do funcionário ou o número que representa essa pessoa e aparecesse na tela do computador todas as informações dele durante esses 10 anos. Muito mais fácil não é mesmo?

Vantagens da centralização de informações para o departamento pessoal

Pode ser que você ainda não esteja devidamente convencido de que existem bons motivos para centralizar as informações. Então, confira abaixo uma lista!

Controla os processos

O departamento pessoal precisa ter o controle absoluto sobre todas as informações de seus funcionários. Por exemplo, é importante saber a quantidade de faltas dos colaboradores dentro de um determinado período, quais já tiraram férias e de quantos dias. Não ter esse controle pode acarretar prejuízos financeiros para a empresa e também retrabalho para a equipe.

Adequa-se ao eSocial

As empresas precisam se adequar o quanto antes ao eSocial. Se você tem todos os dados centralizados, essa adequação será feita de maneira muito mais rápida e fácil.

Melhora a comunicação interna

Quando todos os setores além do departamento pessoal usam apenas uma ferramenta para centralizar as informações, fica muito mais fácil fazer a comunicação interna. Caso um setor precise de uma informação do funcionário que não está no sistema, basta entrar em contato com o departamento responsável e ele pode, no mesmo momento, inserir essa informação, algo que fica automaticamente disponível.

De que forma centralizar essas informações?

Existem softwares que conseguem oferecer esse recurso. Softwares nos quais você pode cadastrar os funcionários e todas as movimentações dele dentro da empresa desde o primeiro dia de trabalho até o último. É como ter um arquivo inteiro da vida trabalhista da pessoa na empresa em um único lugar acessível a todos que precisarem.

 

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