5 Coisas que você precisa saber sobre o ponto em home office

Neste momento que estamos vivendo, com a pandemia do Coronavírus, muitas empresas optaram por trabalhar em home office. Dessa forma, conseguem proteger melhor as pessoas e manter a empresa funcionando. Mas para os gestores pode ser bem difícil saber se os funcionários estão mesmo trabalhando.

Quando os empregados trabalham em casa, o chefe não está ali presente para saber se eles estão realmente produzindo, se estão mantendo o horário estabelecido em contrato. E, obviamente, a tecnologia tem também uma solução para este que poderia ser um problema.

É possível fazer o controle de ponto também no home office. Com um sistema específico, você tem como contabilizar as horas de trabalho e escapar de problemas com o fisco ou com a justiça.

Quer saber como funciona? Então, continue a leitura e descubra!

O que diz a lei sobre o assunto?

O primeiro passo é entender o que diz a lei sobre a jornada em home office para não acabar fazendo algo de errado neste momento que é tudo o que você não quer: mais um problema.

O modelo em home office não nasceu agora por conta da pandemia e já faz parte da vida de muitos brasileiros há muito tempo. Na verdade, lá em 2018, o IBGE já mostrou que quase 4 milhões de brasileiros trabalhavam dentro de casa, um recorde para o país.

Na lei 13.467 você verá o termo teletrabalho no lugar do popular home office, mas querem dizer a mesma coisa. Nela, você encontrará duas coisas muito importantes nesse sentido.

A primeira é que o sistema home office não pode seguir pelas regras aplicadas à CLT. Por exemplo, não é necessário cumprir as 8 horas diárias com intervalo para almoço. O segundo ponto importante é que quando os funcionários começam a trabalhar em casa, o contrato pode passar a ser por atividade e não por carga horária trabalhada.

O fato é que, como se trata de uma situação temporária, mudar o contrato de todos os colaboradores, dar baixa na carteira de trabalho e lidar com todas as questões burocráticas requer duas coisas importantes: tempo e dinheiro. Portanto, é muito mais fácil manter o contrato como está e começar a utilizar um sistema de ponto online.

Controlar a jornada no home office não evita apenas problemas com fisco e com a justiça do trabalho, também ajuda os seus funcionários a não trabalharem além da conta e assim, manterem a produtividade. Afinal de contas, sem o descanso merecido, essa produtividade cai e quem perde com isso é o funcionário e também sua empresa.

O que saber neste momento? 

1. O funcionário pode bater o ponto online?

Pois é, é possível bater o ponto de forma online, ou seja, sem a necessidade de ir até a empresa para fazer isso. Basta que você utilize um sistema que permita o cadastro dos seus funcionários e faça as configurações indicadas. E, para que os funcionários consigam bater o ponto online, eles só precisam de dispositivo eletrônico como smartphone, notebook, computador ou tablet.

A lógica desse sistema é bem simples. Quando o funcionário bate o ponto, essa informação vai diretamente para um sistema que fica armazenado em uma máquina central ou na nuvem. A partir daí, o software começa a monitorar o dia desse funcionário e, ao final da jornada, consegue emitir um relatório das horas trabalhadas.

2. Isso só pode ser feito em casa?

Quando o trabalho é home office, o funcionário tem a excelente liberdade de trabalhar em qualquer local. Cafés, escritórios compartilhados ou qualquer outro local pode ser o lugar que o estimula a trabalhar melhor. Como o ponto é feito de forma online, esse funcionário pode bater o ponto de qualquer lugar. Isso não interfere em absolutamente nada no controle de ponto da empresa.

3. A comunicação é essencial

A empresa deve se manter em comunicação constante neste momento e isso é fundamental para um bom trabalho em equipe. Por isso, as conversas e reuniões em home office também podem ser contabilizadas dentro do horário de trabalho. O fato de não estar mais no mesmo espaço é ainda mais importante quando o assunto é comunicação da equipe.

4. Como contabilizar as horas extras?

Se há o controle da jornada por meio do controle de ponto online, então o funcionário tem sim direito a receber pelas horas extras. O sistema atrelado ao controle de ponto consegue sim contabilizar essas horas a mais que, ao final do mês, podem ser pagas ou ir para um banco de horas a depender do acordo no contrato de trabalho.

5. O que fazer se o funcionário esqueceu de marcar o ponto?

As medidas a serem tomadas são as mesmas de quando ele trabalhava internamente na empresa, afinal de contas, ele ainda tem hora para começar a para terminar a jornada. 

Assim, caso o funcionário tenha esquecido de bater o ponto — algo que pode ser bastante comum nos primeiros dias do home office pela falta de hábito — cabe a empregador fazer essa marcação. Mas como?

Os sistemas de marcação de ponto não permitem alteração. Nesse caso, o recomendado é que seja redigido um documento no qual o funcionário afirma ter esquecido de bater o ponto em tal dia e horário e os dois assinam. Esse documento será encaminhado para o RH para que o dia trabalhado no seja descontado da remuneração.

Para evitar esse tipo de situação, o melhor a fazer é criar um grupo (pode ser um no WhatsApp, por exemplo) e enviar, todos os dias (de segunda a sexta se for o caso) um lembrete 5 minutos antes do horário de bater o ponto. Ou então, pode instruir os funcionários a colocar um alarme nesse horário para evitar o esquecimento.

Como escolher a ferramenta para marcação de ponto em home office?

Essa é a parte mais importante já que com a ferramenta correta, o trabalho poderá correr da melhor maneira possível, evitando problemas com contabilização de horas e outros que podem surgir. Como as empresas já estão enfrentando muitos problemas por conta da Covid-19, escolher uma boa ferramenta é de grande importância.

Opte por um sistema que pode ser utilizado pelos funcionários facilmente, de maneira intuitiva e de qualquer aparelho eletrônico. É interessante que o sistema também possa fornecer relatórios individualizados e que consiga identificar quais são os colaboradores que estão descumprindo as regras.

Isso tudo você pode encontrar no nosso sistema, o IK Ponto Web. Além de todas essas vantagens, ele também evita erros de digitação, já que tudo fica registrado automaticamente, facilitando a vida de toda a equipe e evitando assim, maiores problemas.

Quer entender como o Ik Ponto Web funciona? Então, veja o nosso vídeo e confira um passo a passo de como usá-lo!