Folha de ponto: O que você realmente precisa saber!

A folha de ponto é uma das ferramentas mais utilizadas por diversas empresas, além de ser obrigatório é também de grande ajuda, especialmente para a equipe de recursos humanos e contabilidade. Além disso, ela evita diversos problemas trabalhistas, pois serve como prova para proteger a empresa de acusações irreais.

Por ser de grande importância, é essencial que você saiba tudo o que puder sobre o assunto. Por isso, segue abaixo um conteúdo completo que fizemos para tirar as suas maiores dúvidas sobre a folha de ponto. 

Confira os tópicos que serão abordados:

• O uso da folha de ponto é um retrocesso?
• A folha de ponto da sua empresa é preenchida corretamente?
• Vale a pena usar relógios de ponto?
• Quais são as principais vantagens da folha de ponto?
• Controle de Ponto manual ou eletrônico?
• Folha de ponto com horário padrão: Correto ou não?
• E por que não usar uma folha de ponto com horário padrão?

O uso da folha de ponto é um retrocesso?

Não é comum vermos pessoas andando em carruagens no trânsito das grande cidades, e o motivo para isso não é a antipatia dos cavalos ou a incompetência dos cocheiros.

A razão para a extinção das carruagens é óbvia: carros são mais velozes, confortáveis, eficazes e bonitos.

Este é um bom exemplo para entender o processo pela qual as tradicionais folhas de ponto estão ultrapassadas. Elas, assim como as carruagens, nos serviram por muito tempo, mas parecem incapazes de atender às demandas da modernidade.

Veja a seguir 3 fatores que tornam a folha de ponto a mais nova candidata ao museu.

Folha de ponto: simples, mas imprecisa

As clássicas folhas de ponto têm o atrativo da simplicidade (tudo que é mais fácil parece ser melhor, certo?), mas também possuem uma característica perigosa: a imprecisão.

Como garantir que os dados lá registrados não possuem nenhuma margem de erro? Como confiar plenamente em um sistema que depende inteiramente do esforço humano? Uma folha de ponto não pode ser interrogada, assim como não pode garantir com precisão os dados que ilustra.

Em uma empresa que se leva verdadeiramente a sério e pretende crescer, imprecisões podem custar muito caro. Qual preço você está disposto a pagar por uma delas? Quão confiável pode ser uma simples folha de ponto?

Folha de ponto: simpática, mas frágil

No mundo ideal, todos podem confiar plenamente nas informações colocadas por seus funcionários num pedaço de papel. Na Terra, porém, tal confiança cega pode acarretar perigos.

Ao contrário dos modernos sistemas eletrônicos de registro (que não podem ser manipulados), as simpáticas folhas de ponto estão suscetíveis a qualquer tipo de malícia ou idoneidade.

A folha de ponto não pode dizer com exatidão o horário no qual o funcionário foi almoçar e voltou, e tampouco pode se defender de adulterações das quais costuma ser vítima.

E, antes que você prefira simplesmente abrir mão deste perigo e abolir seus controles de ponto, saiba que a Justiça obriga empresas com ao menos 20 funcionários a possuir esta ferramenta.

Folha de ponto, fonte de susto

Ora, uma empresa que delega um papel importante a um instrumento comprovadamente impreciso e frágil está vulnerável a sustos e estes podem ser o produto final de uma aposta arriscada.

Em suma: quem planta comodismo, pode colher decepção.

Muitos empregadores têm sido surpreendidos por ações judiciais de ex-empregados que se baseiam em informações imprecisas existentes em folhas de ponto e se veem reféns deste instrumento clássico (como a carruagem), mas pouco sólido.

Sistemas de ponto eletrônicos são à prova de sustos, visto que funcionam de forma 100% digital, atuando como norte da bússola, e não se submetendo ao papel de “mapa do tesouro”.

No fim, você escolherá como encarar esta Era Digital. As opções são claras: nadar contra a maré ou fazer o vento soprar a seu favor.

A folha de ponto da sua empresa é preenchida corretamente?

A folha de ponto é uma ótima forma de conseguir controlar bem as entradas e as partidas, e assim evitar fraudes entre os funcionários. Algumas informações são primordiais e obrigatórias nesta folha. De uma forma geral, ela aponta todos os horários de entradas e saídas de sua equipe, além do descanso remunerado, e até mesmo os dias de falta.

Esse controle é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários contratados, porém é recomendado que empresas menores também façam o monitoramento. 

O ponto eletrônico tornou-se obrigatoriedade nos estabelecimentos comerciais para evitar enganos que eram de costume de muitos funcionários quando o ponto ainda era manual. 

Mas para quem trabalha por hora, como os professores e instrutores, o ponto ainda pode continuar sendo manual.

O que é obrigatório constar na folha de ponto?

As informações que a folha de ponto deve ter são:

• Hora de entrada: inicial e volta do almoço;
• Hora de saída: para o almoço e saída;
• Hora de início e término da hora-extra, se houver;
• Intervalo para almoço de, no mínimo, 1 hora.

Vale ressaltar que, de acordo com a CLT, o funcionário tem 5 minutos de tolerância para mais ou para menos e também que a folha de ponto é individual, devendo ser devidamente preenchida todos os dias pelo funcionário. 

No fechamento do mês, a folha de ponto deve ser assinada pelo funcionário. Cabe ao RH ou ao gestor do funcionário ensinar a ele como preencher a folha de ponto de maneira adequada.

Afixação de horário em local visível

Além de, no momento da contratação informar o horário de chegada e saída do funcionário, a empresa deve ter afixado, em local visível, o horário de trabalho geral. Também deve conter nesse documento os horários de funcionários que cumpram suas funções em outro momento que não aqueles contidos ali.

Assinatura do documento de espelhamento

Nesse documento estará contido todo o registro do funcionário durante aquele mês. Todas as suas entradas e saídas deverão ser conferidas pelo mesmo e assinadas se tudo estiver correto. 

Todos os meses, a empresa deve entregar esse documento para o empregado, pois ele só é validado pelo Ministério do Trabalho se estiver assinado pelo funcionário.

Hora extra

O que é considerado como hora extra na hora de preencher a folha de ponto? Variações de 5 minutos para mais ou para menos não entram na conta. Por exemplo, o horário de chegada do funcionário é às 8 horas da manhã e ele chegou às 7:57. Esses 3 minutos adiantados não entram para a contagem das horas extras.

Mas se esse mesmo funcionário sair às 18:08, sendo que deveria sair às 18:00, os 3 minutos entram na conta, assim como os 8 minutos que passaram após o horário. Isso porque, somados em 1 dia, temos aqui mais de 10 minutos. Nesse caso, 11 minutos que já podem ser somados para os cálculos dessas horas.

Vale a pena usar relógios de ponto?

O relógio de ponto é um instrumento que facilitará a vida do RH na hora de calcular as horas trabalhadas pelos funcionários da empresa. São vários os modelos de relógio de ponto que podem ser utilizados, como o relógio cartográfico.

Esse modelo de relógio de ponto ainda exige esforço manual, já que não soma nem calcula as horas trabalhadas, apenas registra o horário exato em que o cartão de ponto é batido. É válido ressaltar que cada funcionário deve bater o seu cartão.

Por não ser um modelo de relógio de ponto eletrônico, ele está isento das regras do Ministério do Trabalho e Emprego, que exige que pontos eletrônicos sejam homologados pelo Ministério e aprovados pelo INMETRO.

Mas esse tipo de controle manual do ponto também traz vantagens, já que não é necessário conhecimento técnico, e é o ideal para empresas menores que querem maior controle de sua equipe, tendo um valor de investimento mais baixo.

Optar por um relógio de ponto eletrônico é garantir melhores resultados, já que esse sistema é informatizado e transfere os dados diretamente para o setor de RH, onde o cálculo das horas é feito automaticamente. Porém, lembre-se de que o modelo carece de aprovação do INMETRO.

O preenchimento adequado da folha de ponto é fundamental para o bom relacionamento entre funcionário e empresa, garantindo também que tudo esteja dentro das normas da CLT

Quais são as principais vantagens da folha de ponto?

Eliminação de fraudes

É comum haver nas empresas um certo desconforto quando o assunto é relacionado com as horas trabalhadas — tanto por parte dos colaboradores quanto por parte do empregador. Por isso, com a utilização da folha de ponto, todas as horas são documentadas automaticamente, dispensando qualquer dúvida ou ilegalidade.

 

Nesses casos, empresa fica resguardada para pagar os seus funcionários apenas as horas que de fato foram trabalhadas — sem dúvidas ou desconfiança. Já por parte do empregado, não existe o risco de existirem horas não computadas ou acumuladas sem o conhecimento do responsável.

Além do mais, o risco de fraudes é eliminado, já que, por ser um sistema eletrônico, não é possível adulterar as informações dispostas na folha de ponto, devido à total segurança que o software garante.

Menor risco de multas

Investir em um dispositivo automatizado eficiente para o controle da folha de ponto possibilita que a empresa diminua as chances de autuações e das multas trabalhistas, uma vez que o software calcula as horas trabalhadas, ausências e atrasos.

Com esse controle, no momento em que o Ministério do Trabalho for fiscalizar a empresa requisitando comprovantes de jornada de trabalho dos funcionários para verificar quaisquer irregularidades, as informações estarão armazenadas em um só lugar — de forma precisa e confiável.

Por isso, aderir a um sistema de automação de controle de ponto é essencial para a mitigação de riscos com multas ou autuações trabalhistas, que podem apresentar valores extremamente elevados, prejudicando a saúde financeira dos negócios.

Transparência e precisão

Como já dito, o ponto eletrônico não permite alterar ou modificar informações, já que é um sistema extremamente seguro e transparente. Além disso, o ponto coleta o momento exato da entrada e saída do funcionário — computando a hora, minuto e até mesmo os segundos.

Com essas facilidades e segurança, o empregado e o empregador podem ter uma relação de confiança, sem medo do pagamento de horas erradas ou o risco de períodos não computados.

Como demonstrado até aqui, processos ultrapassados para a gerência da folha de ponto podem resultar em diversos consequências negativas para o negócio, desde multas trabalhistas até erro na folha de pagamento por não calcular ao certo as horas trabalhadas.

Portanto, com o intuito de eliminar o máximo de erros possíveis e otimizar o processo da equipe de RH, a adoção de um sistema de ponto automatizado torna essencial para o funcionamento saudável da empresa.

Controle de Ponto manual ou eletrônico?

Em determinadas empresas, adquirir um Relógio de Ponto Eletrônico pode ser mais vantajoso, este equipamento é capaz de automatizar os processos de ponto, efetuando todo o cálculo para a folha de pagamento. 

Além de oferecer segurança jurídica para o empregador, facilitando a gestão de recursos humanos e garantindo o controle fiel das marcações dos colaboradores.

Folha de ponto com horário padrão: Correto ou não?

Muitas empresas, para facilitar o cálculo de horas trabalhadas dos funcionários acabam criando uma folha de ponto  com horário padrão. 

Estamos falando da folha de ponto em que os horários de entrada e saída dos funcionários são sempre os mesmos, por exemplo, entrada às 08:00 da manhã e saída às 18:00. Porém, esse tipo de marcação no Livro está errado e pode trazer sérios problemas judiciais.

E por que não usar uma folha de ponto com horário padrão?

Todos os dias você chega ao trabalho pontualmente às 08 da manhã? Ou chega um dia às 08:03, no outro, às 08:07, em outro às 08:04 e assim por diante? Afinal de contas, existem diversas situações no trânsito que você não tem como controlar, especialmente se você vai de condução. 

Por isso, uma folha de ponto que possui os horários iguais todos os dias, ainda que seja de um único funcionário é considerado inválido e não pode ser utilizado em um processo judicial.

Essa é uma decisão que pode ser vista por meio da Súmula 338 do Tribunal Superior do Trabalho. Por isso, para comprovar que o funcionário não tem direito a horas extras, a sua empresa terá que mostrar outro tipo de documento.

É até fácil entender o motivo. Essa foi uma forma que a justiça encontrou de resguardar os direitos dos trabalhadores. Muitas empresas acabam usando o horário padrão para evitar pagar horas extras aos funcionários. Pode ser que esse não seja o seu caso e que você só queira realmente facilitar o dia a dia da sua equipe, mas ainda assim, é proibido.

Como Relógio de Ponto Eletrônico você irá utilizar a digital do funcionário para identificá-lo, impedindo que um colaborador bata o ponto por outro, por exemplo. Isso permite que a empresa controle de forma automática e eficiente as horas trabalhadas.

Gostaria de evitar os problemas que a folha de ponto pode trazer? Clique na imagem abaixo.