Cartões de acesso de segurança: o que é e como funcionam

O uso de cartões de acesso para o controle de entrada e saída de pessoas nas empresas é um recurso cujas vantagens vão muito além de torná-las ambientes mais seguros. A ferramenta pode trazer inúmeros benefícios ao negócio, afetando diretamente a eficiência de seus departamentos e a produtividade das equipes, além de gerar até mesmo a redução de custos.

Isso acontece porque o uso dessa tecnologia, quando direcionado também aos colaboradores, permite um controle preciso de entradas e saídas, horas trabalhadas, horas adicionais, frequências de ausências e desempenho. Tais dados se baseiam no que foi produzido por cada um.

Assim, a implantação de qualquer um dos diversos sistemas disponíveis hoje no mercado engloba melhorias em muitas áreas do negócio. Algumas delas são, por exemplo: segurança, folha de pagamento, gestão de pessoas, departamento jurídico e gestão da produtividade.

Veja, a seguir, como essa ferramenta funciona e de que forma é possível utilizar seus recursos para melhorar o desempenho de sua empresa:

O que são e como funcionam os cartões de acesso?

Assim como os cartões de crédito tradicionais, os cartões de acesso são produzidos com materiais como plástico ou PVC. As unidades possuem uma camada magnética interna ou em forma de tarja, na qual podem ser armazenados alguns dados do usuário, como nome completo, número de algum documento e níveis de segurança aos quais ele tem acesso.

Basicamente, cada cartão é um dispositivo que, magneticamente, carrega informações facilmente administráveis. Tais dados podem ser modificados com bastante rapidez e controlados por softwares de forma muito prática.

Ao serem colocados em contato com o leitor específico, os conteúdos gravados no cartão são responsáveis por liberar ou negar o acesso da pessoa a determinado local. Além disso, há o registro de uma série de informações como datas, horários, quantidade de acessos e intervalos, entre outras.

Esses leitores podem ter muitas formas. Algumas delas são: catracas de controle; máquinas para marcação do ponto no expediente; fechaduras de portas; painéis de elevadores; cancelas de estacionamento etc.

Tipos de tecnologia

Existem diversas maneiras de utilizar o cartão magnético, dependendo da tecnologia adotada. Os diferentes sistemas de uso adequam-se às necessidades de cada local onde são instalados. Conheça cada um deles:

• leitor de inserção: neste sistema, é preciso inserir o cartão em uma fenda para que seja realizada sua leitura. Alguns dispositivos recolhem totalmente o cartão por alguns segundos antes de devolvê-lo; outros pedem a inserção parcial e, após um breve travamento para análise dos dados, liberam o acesso e o cartão;
• leitor de swipe: para este tipo de leitor, é necessário deslizar o cartão por uma fenda, onde será feita a leitura das informações da tarja magnética. É um processo rápido, no qual basta passar o cartão na posição correta para que os dados sejam lidos (e armazenados) e o acesso, liberado;
• leitor de proximidade: com este sistema, basta aproximar o cartão do dispositivo de acesso para que a leitura seja realizada.

Configuração e níveis de acesso

Como já foi dito, há muitas aplicações para a tecnologia de cartões de acesso. Seus sistemas podem ser configurados do modo que for mais útil para cada utilização.

Além de permitir e registrar a entrada de pessoas, ele também pode criar diferentes níveis de acesso para cada usuário. Isso garante a restrição de pessoal não autorizado nas dependências da empresa.

Assim, ficam mais bem protegidos os materiais de manipulação delicada, as informações sigilosas e os locais que exigem um nível mais rígido de segurança, entre outros itens. Mais do que liberar ou barrar a entrada, é possível implantar uma melhor vigilância, pois cada utilização de cartão fica registrada, mostrando quem o usou e onde fez isso.

Quais são as vantagens na gestão de colaboradores?

As facilidades que a implementação de cartões de acesso traz para a companhia são muitas. Algumas delas dizem respeito diretamente ao desempenho do negócio e à gestão de pessoas.

Ao adotar essa tecnologia como cartão de ponto, fazendo o registro eletrônico dos dias e horários de entrada e saída de funcionários, a empresa ganha ferramentas capazes de impulsionar a performance de sua equipe por meio de um planejamento mais eficaz.

Isso acontece porque, a partir do cruzamento de relatórios diversos, registros de entrada e saída e horas extras, são traçados perfis de produtividade de cada colaborador. Assim, é possível entender o desempenho de cada um deles e criar estratégias de orientação, treinamento, remanejamento e controle, para que todos possam ser mais produtivos.

Além disso, os recursos desse sistema agilizam o trabalho da área de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, com mais rapidez na geração da folha de pagamento, redução de erros, menor burocracia e maior assertividade nas tomadas de decisões. Isso porque o sistema pode ser integrado a outros já existentes na empresa, gerando sinergia e um melhor aproveitamento das ferramentas digitais.

Redução de despesas com ações e horas extras

Um problema recorrente em muitas companhias é a questão das horas extras dos colaboradores. Fazer uma comparação equilibrada entre a real necessidade delas e a produtividade está entre os desafios dos gestores. E se esse já é um problema no curto prazo, pode se tornar uma grande dor de cabeça, com ações judiciais, no médio e longo prazo.

Por isso, a adoção de um controle digital de acesso e permanência dos funcionários torna-se eficaz também na redução de custos. Esse recurso permite não apenas uma gestão regular de horas extras, mas serve inclusive como documentação de garantia contra eventuais ações.

Além disso, é uma proteção contra qualquer iniciativa que tente fraudar o apontamento da jornada de trabalho. Logo, a adoção de cartões de acesso em qualquer empresa se torna mais do que uma medida de segurança, passando a ser de utilidade estratégica e de gestão.

Sua imensa flexibilidade e as múltiplas formas de atuação, de controle e do gerenciamento de informações fazem desse recurso algo fundamental para impulsionar resultados, eliminar burocracias e agilizar rotinas. É a tecnologia trazendo soluções para empreendimentos, gestores e colaboradores.

Gostou de saber mais sobre os cartões de acesso? Se você busca as vantagens que abordamos neste artigo, entre em contato conosco e descubra como podemos ajudá-lo a encontrar a melhor solução para o seu negócio ou departamento!