Como escolher o software de gerenciamento de folha de pagamentos?

Admissão, afastamento, férias, horas extras, adicional noturno, rescisões… Realmente, não é fácil calcular a folha de pagamentos ao final do mês. Por isso, o software de gerenciamento de folha de pagamentos é tão importante para melhorar e agilizar a rotina do departamento de RH.

Existem diversas opções de sistemas e softwares no mercado, mas você sabe como escolher o software adequado para a sua empresa? Não? Então acompanhe nossas dicas sobre como escolher e implantar um sistema que melhor se encaixe na realidade do seu negócio!

Qual é a importância do software de gerenciamento de folha de pagamentos?

O foco desse artigo é explicar como você pode adotar um software de gerenciamento da folha de pagamentos. Mas, antes disso, precisamos definir porque essa alternativa é interessante. Sendo assim, existem dois motivos principais que podemos citar.

Demanda

Conforme sua empresa cresce e aumenta de tamanho, fechar as folhas de pagamento se torna uma tarefa cada vez mais pesada. Isso te deixa com duas alternativas: contratar mais funcionários para realizar a tarefa ou buscar práticas de automação do processo.

Qualquer uma delas é aceitável, mas os custos envolvidos são bem diferentes. Afinal, um software não recebe salário. Portanto, usar a tecnologia é uma forma de reduzir custos em RH.

Além disso, a solução automatizada é escalável: ela consegue dar conta de um quadro de funcionários com 10, 100 ou 1000 colaboradores. Enquanto isso, a equipe de RH precisa aumentar na mesma proporção que evolui o quadro de funcionários — para manter o ritmo de trabalho no fechamento das folhas de pagamento.

Complexidade

As próprias folhas de pagamento estão cada vez mais complexas, já que existem diversas leis trabalhistas que precisam ser respeitadas e consideradas. Para completar, muitas empresas possuem políticas e sistemas de benefícios próprios, criando mais margem para falhas operacionais.

Com esse nível de complexidade, a chance de erros humanos no fechamento da folha de pagamento é muito alta. Tais questões podem acarretar problemas jurídicos e prejudicar a relação com os colaboradores. Dessa forma, usar uma alternativa informatizada é uma maneira de evitar riscos.

Como escolher o software adequado?

Existem quatro fatores principais que devem ser considerados, na escolha do software para gestão da folha de pagamento. Veja:

Considere o tamanho da sua empresa

Empresas de grande porte costumam usar os sistemas de ERP (Enterprise Resources Planning) — softwares modulares que integram todas as atividades da instituição. Existem módulos para RH e, também, para produção, logística, vendas, compras, estoque entre outros.

Como você pode imaginar, apesar das vantagens do ERP, ele nem sempre é a melhor opção. No caso de pequenas e médias empresas, adotar essa tecnologia pode ser um desperdício, já que apresenta um alto custo de implantação. Além disso, essas empresas possivelmente não vão aproveitar todos os seus recursos.

Nesses casos, a adoção de um software específico para o setor de RH seria uma alternativa mais adequada. Por isso, comece avaliando qual é o tamanho do seu negócio e busque sempre soluções especializadas para atingir excelência.

Analise os recursos que o software oferece

O mercado dos programas de gerenciamento de RH está bem aquecido. Existem várias e diferentes opções de softwares — algumas gratuitas, inclusive, enquanto outras oferecem até armazenamento na nuvem. Diante de tantas opções, fica difícil saber qual escolher. A primeira coisa que você deve fazer é conhecer bem a empresa, seu modelo de negócios e todas as necessidades do setor de RH.

Em seguida, analise os recursos que o software pretendido deve oferecer. Essa análise deve ser feita com cuidado, para que sua decisão final não seja baseada apenas no custo. Uma dica é solicitar demonstrações de como o software é usado ou pedir referências de outros clientes (ou seja, outras empresas que o implementaram).

Busque integração com o ponto eletrônico

Já falamos em outro post que o uso da folha de ponto manual pode ser um retrocesso — principalmente se você quer realizar o gerenciamento do departamento pessoal com qualidade. Isso acontece, já que o ponto manual tem sérios problemas estruturais. Em primeiro lugar, a chance de adulterações é muito alta e difícil de detectar. Em outra perspectiva, ele exige que a equipe de RH faça todo o trabalho de inserir os dados manualmente em uma planilha.

Por estes dois motivos, o ponto manual pode, efetivamente, sair caro para a sua empresa! Ter um controle eletrônico da entrada e saída dos funcionários é imprescindível. Então, se você já adotou um ponto eletrônico, a escolha do seu software de gerenciamento de folha de pagamentos precisa levar esse aspecto em consideração. A melhor situação é vincular os dois.

Dessa maneira, as informações coletadas através do ponto — horas trabalhadas de cada funcionário, horas extras, atrasos, faltas e saídas antecipadas — serão exportadas diretamente para o software da folha de pagamento. Isso evitará erros de cálculo, além de dispensar o trabalho manual.

Avalie a implementação do software escolhido

Após identificar qual é a melhor solução para seu RH, solicite a visita de um consultor ou representante da empresa escolhida, para que ele faça todas as orientações necessárias durante a implantação do sistema.

Esse é o momento de descobrir quais ações estruturais serão necessárias. Talvez, seja preciso adquirir um sistema operacional específico para rodar o software, além de servidores adequados para armazenar dados. Por outro lado, alguns sistemas usam a computação em nuvem, dispensando esse tipo de estrutura.

Também, é muito provável que seu time de RH precise passar por um treinamento, a fim de aprender como o software funciona e como utilizar todos os seus recursos. O treinamento pode ser oferecido pela própria empresa desenvolvedora do serviço.

Para simplificar o processo, uma alternativa é escolher os gerentes da equipe. Esses funcionários assumirão a responsabilidade pelo treinamento e disseminação do conhecimento entre os outros membros.

Pode parecer um pouco complicado aderir essa prática, porém, quando tudo estiver funcionando adequadamente, você perceberá que o esforço foi pequeno diante dos benefícios.

E então, leitor? Ainda está em dúvida sobre adotar um software de gerenciamento de folha de pagamentos? Basta ler nosso artigo sobre como um software de gestão otimiza o trabalho do time de RH.