A folha de ponto da sua empresa é preenchida corretamente?

Ter o controle da assiduidade e da frequência dos colaboradores é importante para a empresa, assim como também para o funcionário. É na folha de ponto que ficam registradas as horas trabalhadas e outras informações básicas sobre o trabalho, evitando os ocasionais problemas trabalhistas.

A folha de ponto precisa ser preenchida corretamente para que tanto os gestores quanto os funcionários tenham todas as informações adequadamente minutadas e para o caso de elas serem necessárias no futuro.

Quer saber como preencher a folha de ponto de modo correto? Confira!

Por que preencher a folha de ponto é importante?

A folha de ponto é uma ótima forma de conseguir controlar bem as entradas e as partidas, e assim evitar fraudes entre os funcionários. Algumas informações são primordiais e obrigatórias nesta folha. De uma forma geral, ela aponta todos os horários de entradas e saídas de sua equipe, além do descanso remunerado, e até mesmo os dias de falta.

Esse controle é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários contratados, porém é recomendado que empresas menores também façam o monitoramento. O ponto eletrônico tornou-se obrigatoriedade nos estabelecimentos comerciais para auxiliar a evitar enganos, que eram de costume de muitos funcionários quando o ponto ainda era manual. Mas para quem trabalha por hora, como os professores e instrutores, o ponto ainda pode continuar sendo manual.

O que é obrigatório constar na folha de ponto?

As informações que a folha de ponto deve ter são:

• Hora de entrada: inicial e volta do almoço;
• Hora de saída: para o almoço e saída;
• Hora de início e término da hora-extra, se houver;
• Intervalo para almoço de, no mínimo, 1 hora.

Vale ressaltar que, de acordo com a CLT, o funcionário tem 5 minutos de tolerância para mais ou para menos e também que a folha de ponto é individual, devendo ser devidamente preenchida todos os dias pelo funcionário. No fechamento do mês, a folha de ponto deve ser assinada pelo funcionário. Cabe ao RH ou ao gestor do funcionário ensinar a ele como preencher a folha de ponto de maneira adequada.

 

Vale a pena usar relógios de ponto?

O relógio de ponto é um instrumento que facilitará a vida do RH na hora de calcular as horas trabalhadas pelos funcionários da empresa. São vários os modelos de relógio de ponto que podem ser utilizados, como o relógio cartográfico.

Esse modelo de relógio de ponto ainda exige esforço manual, já que não soma e nem calcula as horas trabalhadas, apenas registra o horário exato em que o cartão de ponto é batido. É válido ressaltar que cada funcionário deve bater o seu cartão.

Por não ser um modelo de relógio de ponto eletrônico, ele está isento das regras do Ministério do Trabalho e Emprego, que exige que pontos eletrônicos sejam homologados pelo Ministério e aprovados pelo INMETRO.

Mas esse tipo de controle manual do ponto também traz vantagens, já que não é necessário conhecimento técnico, e é o ideal para empresas menores que querem maior controle de sua equipe, tendo um valor de investimento mais baixo.

Optar por um relógio de ponto eletrônico é garantir melhores resultados, já que esse sistema é informatizado e transfere os dados diretamente para o setor de RH, onde o cálculo das horas é feito automaticamente. Porém, lembre-se de que o modelo carece de aprovação do INMETRO.

O preenchimento adequado da folha de ponto é fundamental para o bom relacionamento entre funcionário e empresa, garantindo também que tudo esteja dentro das normas da CLT.

Quais são as principais vantagens da folha de ponto?

Como destacamos, a utilização da folha de ponto pode otimizar o tempo gasto nas atividades da equipe do RH, uma vez que esse método calcula as horas automaticamente. Mas esse não é o único benefício.

Veremos a seguir, as principais vantagens para a empresa e para os seus funcionários por meio da utilização dessa prática:

Eliminação de fraudes

É comum haver nas empresas um certo desconforto quando o assunto é relacionado com as horas trabalhadas — tanto por parte dos colaboradores quanto por parte do empregador. Por isso, com a utilização da folha de ponto, todas as horas são documentadas automaticamente, dispensando qualquer dúvida ou ilegalidade.

Nesses casos, empresa fica resguardada para pagar os seus funcionários apenas as horas que de fato foram trabalhadas — sem dúvidas ou desconfiança. Já por parte do empregado, não existe o risco de existirem horas não computadas ou acumuladas sem o conhecimento do responsável.

Além do mais, o risco de fraudes é eliminado, já que, por ser um sistema eletrônico, não é possível adulterar as informações dispostas na folha de ponto, devido à total segurança que o software garante.

Menor risco de multas

Investir em um dispositivo automatizado eficiente para o controle da folha de ponto possibilita que a empresa diminua as chances de autuações e das multas trabalhistas, uma vez que o software calcula as horas trabalhadas, ausências e atrasos.

Com esse controle, no momento em que o Ministério do Trabalho for fiscalizar a empresa requisitando comprovantes de jornada de trabalho dos funcionários para verificar quaisquer irregularidades, as informações estarão armazenadas em um só lugar — de forma precisa e confiável.

Por isso, aderir a um sistema de automação de controle de ponto é essencial para a mitigação de riscos com multas ou autuações trabalhistas, que podem apresentar valores extremamente elevados, prejudicando a saúde financeira dos negócios.

Transparência e precisão

Como já dito, o ponto eletrônico não permite alterar ou modificar informações, já que é um sistema extremamente seguro e transparente. Além disso, o ponto coleta o momento exato da entrada e saída do funcionário — computando a hora, minuto e até mesmo os segundos.

Com essas facilidades e segurança, o empregado e o empregador podem ter uma relação de confiança, sem medo do pagamento de horas erradas ou o risco de períodos não computados.

Como demonstrado até aqui, processos ultrapassados para a gerência da folha de ponto podem resultar em diversos consequências negativas para o negócio, desde multas trabalhistas até erro na folha de pagamento por não calcular ao certo as horas trabalhadas.

Portanto, com o intuito de eliminar o máximo de erros possíveis e otimizar o processo da equipe de RH, a adoção de um sistema de ponto automatizado torna essencial para o funcionamento saudável da empresa.

E então, você tem dúvidas sobre esse processo? Marque uma conversa com um dos nossos especialistas, preencha o formulário abaixo!