Saiba como apresentar um sistema de DP ao seu gestor

Para uma empresa crescer e se expandir no mercado, ela precisa passar por constantes melhorias. Isso significa que mudanças devem ser feitas e nem todo mundo se sente confortável com isso. Esse é o sentimento que, muitas vezes, o gestor da empresa na qual você trabalha pode ter. Ao apresentar um sistema de DP que oferece diversas melhorias, é preciso convencê-lo de que aquele investimento realmente dará o retorno esperado ou até melhor que isso.

É preciso, em primeiro lugar, mostrar que o setor de DP da empresa realiza muitos processos e é essencial para o bom funcionamento desta. Em segundo lugar, deve-se mostrar como esse software conseguirá aperfeiçoar o trabalho no setor e que, em consequência, toda a empresa será beneficiada, especialmente de forma financeira.

Para convencê-lo, você precisa usar argumentos confiáveis e para ajudá-lo nisso, listamos abaixo alguns que poderão ser usados por você e sua equipe!

Levante dados financeiros

Já que uma das maiores preocupações do gestor é com a despesa que o novo sistema de DP pode trazer, o primeiro passo é avaliar qual é o real impacto disso para as finanças do negócio. Então, você deve ir ao setor financeiro buscar alguns dados.

Se você não souber como fazer a análise, é possível pedir para o próprio responsável pelo setor fazer isso e dizer se a contratação da ferramenta é ou não viável. Com essa informação nas mãos, você pode vencer as objeções do gestor quanto ao capital de investimento.

Saiba sobre o produto

Nesse momento você está tentando fechar uma venda. Por mais que não seja exatamente dessa forma, será necessário usar seu poder de convencimento. Então, você deve saber tudo sobre o software e encontrar essas informações é bem fácil.

No próprio site da empresa que fornece a ferramenta é possível encontrar uma série de informações. Pode também entrar em contato com a empresa por meio de um telefone ou mesmo redes sociais para sanar as maiores dúvidas. Assim, você terá todas as respostas para as perguntas do seu gestor.

Detalhe os benefícios

O benefício é um dos argumentos de maior destaque e que, por isso, precisa ser bem detalhado. Afinal de contas, se compramos uma roupa é porque vemos o benefício da qualidade, do atendimento e de que formas aquela peça nos servirá em determinados momentos.

Portanto, mostre que um sistema de DP ajudará a reduzir os erros com os cálculos de custos das horas extras dos funcionários, será mais fácil fazer atualização de cadastro de funcionários por meio de um sistema único e assim, estar em dias com a fiscalização trabalhista. Além desses bons motivos, fale de outros como uma gestão de pessoas mais eficiente.

Pesquise a melhor opção para a empresa

O sistema de DP deve ser compatível com as necessidades da empresa na qual você trabalha. Ele pode ter mil e uma funções, mas se elas não foram adequadas para o negócio, certamente o gestor negará o seu pedido, pois não verá valor nesse investimento.

Portanto, indicamos o software IKPonto REP que é capaz de se adaptar às demandas do negócio no qual atua. Entre em contato e mostre ao seu gestor como cada benefício da ferramenta pode, de fato, aumentar a produtividade, reduzir os custos e aumentar os lucros.

Software de ponto

A importância de manter os softwares atualizados

A tecnologia está cada vez mais se aprimorando e para manter o seu negócio a todo vapor, é essencial que você esteja acompanhando as tendências do mercado. Além do maquinário – o hardware – é necessário também ter os softwares atualizados. Os softwares são como o cérebro da máquina, assim, se eles não estiverem funcionando bem, o hardware também não funciona.

Portanto, fica claro que manter os softwares atualizados é mais do que necessário. Como são eles os responsáveis por oferecer os comandos para os hardwares, precisam operar da melhor forma possível.

Veja abaixo outros bons motivos para manter os softwares sempre sob manutenção preventiva e devidamente atualizados.

Aumenta a segurança

Você já parou para pensar na grande quantidade de dados que já tem guardados no seu software? Pense no risco que seria perder todos eles simplesmente por não ter realizado a manutenção quando deveria? Certamente os prejuízos serão bem maiores.

Uma das vantagens de realizar a atualização dos softwares é que ela costuma vir com mais recursos de segurança. Além disso, você também pode receber outros benefícios como um layout mais agradável e novas funcionalidades.

Além das falhas normais que podem acontecer devido a uma falta de atualização, há também o risco do programa ser invadido por vírus e ter suas informações roubadas. Pode haver uma brecha no seu sistema porque, assim como os softwares estão em constante atualização, os malwares também estão.

Melhora o fluxo produtivo

As inovações tecnológicas pedem, cada vez mais, maior adaptação do mercado e das empresas para continuarem servindo aos consumidores. Hoje em dia, é possível que diversos estabelecimentos ofereçam serviços muito parecidos e você precisa de algo para se destacar da concorrência.

Quanto melhor os seus softwares funcionarem e mais funcionalidades eles ofereçam, mais o seu negócio estará à frente dos concorrentes. Poder controlar melhor o seu fluxo produtivo melhora a capacidade de trabalho da equipe e assim, você passa a ter maiores rendimentos, podendo, consequentemente, oferecer serviços melhores.

Reduz os problemas do dia a dia

Tudo está funcionando perfeitamente até que, um dia, o controle de ponto para de funcionar ou então, começa a registrar o ponto dos funcionários em um horário diferente. Esse é um problema que pode tomar proporções gigantescas.

Pagar um funcionário por horas que ele não trabalhou ou descontar o tempo de serviço de um funcionário que chegou no horário certo pode gerar um grande prejuízo para a sua empresa. Além das finanças prejudicadas, você passa a ter funcionários insatisfeitos.

Uma forma muito simples de resolver o problema é fazendo manutenções preventivas, ou seja, ter softwares atualizados sempre que for solicitado. Assim, o maquinário funcionará perfeitamente bem, evitando uma série de custos a mais no orçamento.

Menos problemas contábeis

Você já está acostumado a gerar os relatórios das horas trabalhadas pelos funcionários, por exemplo, e enviá-los para o setor contábil da empresa ou para um profissional terceirizado. Ele fará todo o cálculo para que os empregados sejam remunerados de forma justa.

Agora, pense em um dia que o software não consegue gerar esse relatório, ou, pior ainda, gerar com erros. Certamente você terá que usar muito tempo (um tempo que poderia ser utilizado para gerar mais lucros para a empresa) para rever os pontos incorretos e encontrar uma solução que seja boa para todos os lados.

Então, o mais fácil é evitar essa e outras situações parecidas e a melhor forma de fazer isso é manter os softwares atualizados sempre que for requisitado pelo programa. Entre em contato conosco e faça isso agora mesmo!

Como um software de gestão otimiza o trabalho do time de RH

Dentre os setores que mais podem se beneficiar de soluções de tecnologia integrada está o RH – cujos gestores se veem sempre diante de desafios como a constante necessidade de implementar controles de ponto eficientes e potencializar as ferramentas de gestão de suas equipes, para monitorar e melhorar desempenhos e evitar perdas de produtividade ou confiança.

Neste ponto, um software de gestão se caracteriza como uma excelente opção para otimizar o trabalho do time de RH e trazer maior benefício à rotina de todos. Quer saber melhor quais são as vantagens de seu uso? Acompanhe a seguir:

1. Controle mais eficiente de horários e colaboração de funcionários

Soluções de automação de controle do ponto e acesso ajudam a supervisionar de forma mais eficiente a movimentação e atividade de pessoas, auxiliando na gestão. Um software configurável, que de antemão permita ajustar datas, feriados, períodos de abono, bancos de hora e compensações, intervalos de refeição, horários flexíveis de acordo com os dias da semana, programação de várias escalas de trabalho, licenças e isenções de ponto, com certeza torna mais prática a rotina, reduz índices de erro por registros manuais, facilita relatórios de análise e ajuda a controlar ausências, férias, faltas (inclusive otimizando o cadastro de justificativas) e organizar toda a participação dos colaboradores.

Também ajuda a computar melhor viagens a trabalho, reuniões e serviços externos e contribui para que não haja desajustes nem atrasos de pagamentos, bonificações ou qualquer outro problema que possa acarretar prejuízos trabalhistas ou dificuldades em confrontar fatos e documentações inerentes ao setor.

2. Aumento significativo da produtividade

Conhecendo as políticas de fiscalização e controle de ponto da empresa, os funcionários intuitivamente produzirão mais, fiscalizarão melhor seus próprios horários, sentindo-se motivados por saber que o controle é organizado e que serão devidamente recompensados conforme seu comprometimento, não correndo o risco de trabalharem horas com a incerteza de acumulá-las em banco ou receber, por exemplo. A empresa também consegue exigir mais, responsabilizar e estimular maior envolvimento tendo dados a alegar e também podendo verificar quem realizou determinada tarefa e quando, sendo que a própria implementação do sistema em si ajuda na conscientização das equipes, uma vez que um técnico especializado comparece ao local para fazer a folha de ponto do cliente e orientar todos os funcionários sobre o uso correto dos controles e o funcionamento do software, ajudando para que todos se ajustem ao sistema.

3. Maior confiabilidade às informações

Informações registradas de forma automatizada são inegavelmente mais confiáveis e menos suscetíveis a falhas, além de poderem se integrar a configurações automáticas para serem convertidas em diversos formatos de folha de pagamento e parametrização de conteúdos, o que garante maior adaptação às diferentes necessidades das empresas.

A integração ponto e folha, por exemplo, é uma enorme vantagem por ser uma característica ajustável do software de acordo às demandas de cada organização, permitindo a alteração de relatórios e layouts para importação das informações segundo cada caso e viabilizando sim a integração com folhas de pagamento, o que otimiza bastante os esforços de RH e até reduz custos operacionais.

Além disto, a transferência de dados entre diversos tipos de folha de pagamento e qualquer relógio de ponto assegura a idoneidade e integridade de todos os registros, sem contar que métodos informatizados aumentam a confiabilidade em relação a formulários, assinaturas e fichas de papel por serem além de mais pontuais e sincronizados com demais sistemas de controle que não podem ser manipulados por qualquer pessoa, também evitarem rasuras, perdas ou danos físicos que comprometam seu entendimento.

4. Ajuda nas avaliações de desempenho

Acompanhar os horários, tempo de permanência, entrada e saída de seus colaboradores em determinados setores, unidades ou áreas da empresa, é algo que ajuda a obter indicadores importantes sobre o nível de atividade deles (interação, frequência, intensidade) e extrair avaliações mais exatas de seu desempenho.

O gestor também analisa dados concretos, provados e registrados sobre a participação de seus colaboradores muitas vezes em tempo real, sendo que com o software é possível visualizar status automáticos de cada um deles em sua tela e a partir inclusive de dispositivos móveis e portabilidade, o que aumenta o controle.

5. Com um software de gestão, ganha-se agilidade nos processos

Com as informações mais no jeito, sem perder tempo em levantar, coletar, analisar, e montar planilhas ou relatórios sobre entrada, saída, horas extras e demais ocorrências importantes, o RH consegue agilizar sua rotina, fechar folhas de pagamento de forma mais rápida e segura, calcular horas extras e encargos com mais facilidade e em menor tempo e atender a todas as demandas com mais precisão.

E então, foi possível entender como a ajuda de um software de gestão pode fazer toda a diferença na rotina de trabalho de seu time de RH? Já utiliza alguma estratégia como essa em sua empresa?

Software IKPonto

Deixe um comentário, compartilhe conosco!