Quais os sistemas que se enquadram no SREP?

Sistema de Registro Eletrônico de Ponto, também conhecido como SREP, é regulamentado pela portaria do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) nº 1.510/2009. Ela disciplina a anotação que deve ser feita no livro de ponto pelas empresas.

O controle de ponto deve ser realizado pelas empresas que possuem mais de 10 funcionários e podem escolher entre os seguintes sistemas: manual, eletrônico ou mecânico. Se necessário, é possível até utilizar mais de um desses sistemas dentro da mesma empresa. Por exemplo, você pode utilizar um sistema de ponto para cada setor.

Vamos agora falar um pouco sobre o SREP, como ele funciona e como pode ser utilizado na sua empresa da melhor forma possível.

Qual o objetivo do SREP?

A portaria tem como principal função impedir possíveis alterações nas marcações dos horários de entrada e saída dos funcionários da empresa, evitando assim possíveis fraudes. Assim, fica mais fácil confirmar se o empregado está realmente cumprindo a carga-horária estabelecida em contrato e também as horas extras.

Mas esse sistema não beneficia apenas o empregado, ele também pode ajudar e muito o empregador, evitando custos em processos trabalhistas. Por exemplo, algum funcionário pode questionar o pagamento de horas extras, afirmando que elas foram feitas. Com o sistema fica muito mais fácil comprovar que isso não aconteceu.

Como funciona o SREP?

Para estar em dias como esse novo sistema, a empresa precisará utilizar o Registrador de Ponto de Eletrônico (REP). É um equipamento que as empresas devem utilizar para registrar os horários dos funcionários. Também deve ser capaz de emitir documentos que auxiliem o órgão de fiscalização para controle das saídas e entradas dos colaboradores.

É preciso ter a certeza de que o equipamento escolhido segue as normas que são estabelecidas. Por exemplo, ele deve possuir capacidade para funcionar de forma ininterrupta pelo tempo mínimo de 1.440 horas ainda que haja problemas de fornecimento de energia elétrica na empresa.

Deve também ter um local para o armazenamento de todos os dados registrados dos horários e também capacidade de memória para esses dados, também chamado de Memória de Registro de Ponto. O equipamento deve possuir uma porta USB para que o profissional fiscal do Ministério do Trabalho possa coletar diretamente as informações.

Além de todas essas exigências, a portaria nº 373 de 2011, lançada apenas 2 anos depois da portaria do SREP, informa também o que não pode ser feito por meio do sistema de ponto:

• Marcação automática de ponto, ou seja, o próprio sistema marcar o ponto do funcionário sem que ele esteja presente; • Restringir de qualquer forma a marcação de ponto por parte do empregado; • Necessitar de autorização prévia para que ocorra a marcação relacionada à sobrejornada; • Alterar ou apagar de qualquer forma informações que tenham sido registradas.

Assim, é muito importante que a empresa fornecedora do REP seja confiável para oferecer um equipamento de esteja dentro das normas estabelecidas pela portaria.

Como encontrar um bom REP?

O fabricante do equipamento deve oferecer atestado técnico do produto e também um termo de responsabilidade. Tenha a certeza também de que o relógio de ponto foi devidamente autorizado pelo INMETRO, já que essa é uma das exigências.

Além do do REP, também há outras opções de registro como o Relógio de Ponto Cartográfico. Ele é feito por meio de uma marcação mecânica em um cartão específico que fica ao lado da máquina e cada trabalhador deve ter o seu.

Aliado ao REP você também pode ter um software que o ajude a ter maior controle sobre os horários, realizar cadastros de funcionários e um relatório completo do banco de horas além de outras informações essenciais.

Agora que você já sabe como o SREP funciona, conheça um pouco mais sobre os nossos serviços e saiba como podemos ajudá-lo!

Computação para RH: como revolucionar o departamento?

A computação em nuvem, ou cloud computing, é um sistema que possibilita o armazenamento de uma grande quantidade de dados, sem a necessidade de hardwares ou softwares. Esse tipo de solução, cada vez mais adotada pelas empresas, é bem moderna e permite a customização dos sistemas, com um custo inferior.

Para setores que contam com funções estratégicas, como é o caso do RH, a computação em nuvem vem promovendo uma verdadeira revolução. Graças à essa tecnologia, o setor consegue atuar de forma mais rápida e engajada, gerando resultados positivos para a empresa. Outros times também podem se beneficiar da solução, que permite a integração de dados com agilidade e mobilidade.

Quer saber como funciona a computação em nuvem e de que maneira ela vem contribuindo para melhorar as atividades do RH? Confira este post.

A posição estratégica do setor

O RH assume, cada vez mais, uma posição estratégica dentro das empresas. Muitas companhias já se deram conta de que pessoas são um dos seus maiores ativos. Por isso, além de ser responsável por recrutar e reter talentos, o setor também deve gerenciar os funcionários, manter a taxa de rotatividade baixa e evitar o crescimento de custos.

Os gestores de RH participam ativamente dos processos de tomada de decisão dentro das empresas. Devido à alta quantidade de dados que precisam ter em mãos para análises complexas, o setor precisa de ferramentas que favoreçam o armazenamento e também a agilidade no acesso.

O RH e a nuvem

Por causa da posição estratégica do RH, a computação em nuvem vem se transformando em uma excelente solução para o setor ao permitir que gestores de outras áreas tomem decisões mais certeiras e rápidas no gerenciamento de pessoas.

Recrutamento e terceirização

Quando falamos em terceirização ou mesmo recrutamento de colaboradores, as soluções na nuvem permitem uma otimização significativa do tempo, principalmente no preenchimento de fichas e no cruzamento de informações.

Integração com outros setores

As informações ficam acessíveis em soluções customizadas para a própria empresa, facilitando a integração e garantindo a agilidade de outros setores e gestores, que precisam de dados fornecidos pelo RH ou que controlam os horários de sua equipe.

Gerenciamento eficiente

A facilidade de customizar soluções no sistema de computação em nuvem melhora o gerenciamento de dados trabalhistas, permitindo a precisão de cálculos, como do sistema de ponto e das verbas trabalhistas, diminuindo a margem de erros e, consequentemente, o número de ações na Justiça.

Mobilidade e crescimento da empresa

Por meio da computação em nuvem, o RH tem mais mobilidade e favorece empresas que pensam em expandir, seja por meio de filiais, seja por meio da internacionalização. O sistema possibilita a integração de dados mesmo a distância, em uma velocidade rápida.

Fica evidente que a computação em nuvem é a solução tecnológica mais completa para o dia a dia do RH e de seus gestores. Como o setor deixou de cumprir apenas um papel burocrático e de suporte dentro das empresas, ter agilidade e funcionalidade no gerenciamento de informações sobre os funcionários é fundamental.

Você já conhecia a funcionalidade da computação em nuvem para o RH? Tem dúvidas sobre essa tecnologia? Então, deixe seus comentários abaixo.

Como o sistema de ponto pode otimizar a vida do time de RH?

A legislação trabalhista determina que toda empresa deve controlar a jornada de trabalho de seus funcionários e observar os limites legais de 44 horas semanais. Para empresas com mais de dez colaboradores, a lei também prevê que é necessário adotar um sistema de ponto que pode ser tanto manual quanto mecânico ou, até mesmo, eletrônico.

Um sistema de ponto eletrônico, quando comparado aos demais, garante mais agilidade tanto para os funcionários na hora de registrar a entrada e a saída, quanto para o RH, que precisa contabilizar as horas de cada colaborador, além de fazer o controle da jornada como um todo.

Há tempos o RH deixou de exercer apenas uma função de suporte para desempenhar um papel estratégico no dia a dia das empresas. Como todo gestor reconhece o custo que uma alta taxa de rotatividade pode trazer para a empresa, sem contar nos impactos negativos que a troca constante de funcionários traz para a produtividade, o RH passou a assumir uma atribuição importante no dia a dia corporativo.

Atualmente, um bom trabalho deste setor reflete diretamente na capacidade que uma empresa tem de reter bons talentos, além de diminuir o número de demandas trabalhistas e melhorar de forma global o ambiente da companhia.

Para ter um RH eficiente, no entanto, é preciso oferecer as condições e as ferramentas certas para que o setor trabalhe em alta performance. Quer saber como um sistema de relógio de ponto pode otimizar as tarefas diárias do seu RH? Então, não deixe de conferir o post de hoje!

O que é ponto eletrônico

O sistema de ponto eletrônico nada mais é do que uma tecnologia que registra de forma automática as horas trabalhadas de cada funcionário. Por meio desse sistema, são contabilizadas tanto as horas estipuladas no contrato de trabalho, como também as folgas, faltas e até as horas extras.

O controle da jornada de trabalho, seja por meio do ponto eletrônico ou outros tipos de ponto, é algo essencial para toda empresa. Isso porque, é por meio do ponto que a empresa pode contabilizar pagamentos, descontos e demais ônus trabalhistas previstos na legislação.

Fazer o controle da jornada é importante para qualquer tipo de empresa, independentemente do porte ou do nicho em que atua, já que a legislação trabalhista e os direitos aplicáveis são os mesmos para qualquer trabalhador. No entanto, a adoção de um ponto eletrônico representa uma série de benefícios para empresas de diversos tamanhos e portes.

Sistema de ponto e controle de horas

Segundo dispõe o artigo 74, § 2º da CLT, as empresas que contam com mais de dez funcionários são obrigadas a contar com um sistema de ponto, que pode ser manual, mecânico ou eletrônico. O ponto eletrônico não é obrigatório, no entanto, ele apresenta uma série de vantagens quando comparado aos demais sistemas.

A maioria dos empreendedores que opta pelo sistema de ponto não eletrônico visa quase sempre a economia no orçamento.

Porém, esse tipo de redução de custos pode sair caro no futuro, já que um erro no controle da jornada pode ensejar a propositura de uma ação trabalhista, isso sem contar na eventual aplicação de penalidades pelos órgãos de fiscalização. A longo prazo, um sistema de ponto eletrônico pode ser bem mais econômico.

Os outros sistemas, como o livro de ponto ou o relógio manual, além de serem mais suscetíveis a erros, ocupam mais espaço, já que são necessários arquivos para se guardar as folhas de ponto e toda documentação de controle de jornada.

Integração e praticidade

O sistema de ponto eletrônico, por sua vez, tem um manuseio bem mais prático. Isso sem contar na facilidade de fazer o cálculo das horas trabalhadas, horas extras, banco de horas, entre outros. Esse sistema, sem dúvida, é uma das soluções mais práticas em termos de controle de jornada e contabilização dos encargos trabalhistas decorrentes dela.

Para empresas grandes, nas quais o RH e o financeiro são separados, o sistema de ponto eletrônico facilita a interação entre os setores, diminuindo também o número de falhas. Da mesma maneira, hoje não existe outra forma mais prática de se calcular o banco de horas.

Quem já passou pela experiência de calcular um banco de horas manualmente sabe que esse tipo de tarefa pode ser um tanto complicada, acarretando erros e problemas no futuro.

RH e sistema de ponto eletrônico

Como explicamos no início, o RH deixou de ter um papel apenas de suporte nas empresas para se tornar um setor estratégico. Para que o RH possa desempenhar suas funções e atividades em alta performance, no entanto, é necessário contar com os instrumentos certos.

No caso do controle de jornada, que é uma das tarefas que mais consome esforços do RH, contar com um ponto eletrônico pode fazer toda diferença. Isso porque com esse sistema, toda a contagem das horas trabalhas acontece de forma simultânea e o cálculo dos encargos trabalhistas é feito quase que de forma automática.

Com o uso do ponto eletrônico, o RH pode se focar em outras atividades mais relevantes como a retenção de talentos, ou mesmo, a melhoria do ambiente de trabalho, questões que costumam ser mais importantes para a empresa do que o burocrático controle de jornada.

Além disso, o ponto eletrônico aumenta a eficiência do RH diminuindo a margem de erro, especialmente no que se refere à contabilização dos ônus trabalhistas previstos na legislação. E menos erros significa menos problemas na Justiça, o que representa uma economia significativa para toda empresa, além de obviamente, menos dor de cabeça.

Além disso, o ponto eletrônico facilita a integração com outros setores que também dependem das atividades do RH, como é o caso do financeiro. Isso permite que todas as informações mais relevantes sejam centralizadas e possam ser consultadas a qualquer momento, trazendo mais agilidade para todos.

Embora o ponto eletrônico não seja obrigatório e sua implementação acabe saindo mais cara, trata-se de um investimento que traz resultados imediatos para empresa, melhorando o seu dia a dia e otimizando as tarefas de setores diversos.

Você já conhecia os diferentes sistemas de ponto e seus benefícios para o RH? Tem dúvidas sobre o ponto eletrônico? Então, entre em contato e saiba mais!


Case de Sucesso: Primar Administradora

“No condomínio na Lagoa onde sou o síndico, o sistema IKPonto REP já estava implantado, mas funcionava parcialmente, pois a administração anterior enviava os dados variáveis da folha de ponto (folga, faltas, férias, horas extras e etc..) de forma manual, preenchendo um formulário padrão da Administradora. O que certamente era falho, menos seguro do ponto de vista jurídico.

Eu estava buscando centralizar todos os controles da folha de ponto de meus funcionários dentro do IKPonto REP.
Esperava que o sistema contemplasse todas as opções de registros de ponto de funcionários, e que a administradora e a Info Kings se comunicassem diretamente, cabendo somente ao síndico e ao porteiro chefe revisar e aprovar o relatório.
Meu medo era o formato do relatório da Info Kings não ter condições de ser processado pela operação da administradora com segurança.

Solicitei visita e contato direto ao suporte da Info Kings para entender como isso poderia ser procedido. O agendamento ocorreu muito rápido, fiz contato direto com o técnico e consegui adequar nossas agendas perfeitamente bem com velocidade, agilidade e assertividade. O atendimento foi excelente, todas as minhas dúvidas e necessidade de soluções foram muito bem compreendidas e realizadas. Fazendo os ajustes necessários, e desde então, as coisas estão funcionando perfeitamente bem, os prazos sempre antecipados e os erros quase nunca acontecem.

Conseguimos criar um processo onde a entrega do relatório de folha de ponto praticamente nunca sai errado.
Como operador do mercado de condomínios, não aprendi muito sobre a matéria, mas a grande lição foi como é bem montado, planejado e executado o processo de atendimento e entrega de soluções aos clientes da Info Kings. Seja por telefone, email, WhatsApp ou presencialmente, o atendimento sempre é muito bem conduzido, os prazos sempre são entregues antecipadamente e os retornos são normalmente proativos.” – Carlos Silva – Diretor de Condomínios – Primar Administradora

4 razões para se adotar um sistema gestor de RH

O RH é uma área importantíssima em qualquer empresa porque é responsável pela gestão do capital humano e também pelo pagamento de salários e benefícios. Um sistema gestor de RH é fundamental para que isso ocorra. Foi-se o tempo em que os recursos humanos eram vistos apenas como departamento de pessoal, que fazia o pagamento e ninguém entendia como funcionava. Hoje os funcionários têm mais proximidade com essa área, sentem-se mais acolhidos e sabem como funciona o seu pagamento. Muito além de registrar o ponto, eles querem visualizar o contracheque para conferir o valor recebido, ter acesso às informações da empresa e outros.

Como nem sempre é possível atender pessoalmente a todos os funcionários, a melhor saída é adotar um sistema gestor de RH para que isso possa acontecer da melhor forma. Veja alguns motivos para seguir esse caminho no decorrer do texto.

1. Permite que os funcionários visualizem o contracheque com facilidade

Principalmente em empresas grandes, torna-se quase inviável imprimir e entregar o contracheque a todos os funcionários, mas eles não podem ficar sem esse documento. Com a utilização de um sistema gestor de RH, o colaborador pode acessar esse documento usando login e senha para saber os valores que está recebendo. Se desejar, ainda pode fazer a impressão e, dessa forma, o acesso fica muito mais fácil, pois o funcionário visualiza todas as informações de forma rápida e simples.

2. Possibilita a consulta de benefícios

Quem recebe vale-alimentação, vale-refeição, tem assistência médica, odontológica ou outros benefícios disponibilizados pela empresa, quer saber quando estão disponíveis e o valor deles. No caso dos auxílios de alimentação, pode-se consultar quando estão disponíveis no cartão e o valor; se houver alguns descontos, também.

Para quem tem plano de saúde, é possível acompanhar as consultas e procedimentos médicos que foram realizados e, se houver coparticipação, saber o valor dela e se foi descontado. Dessa forma, não fica nenhuma dúvida em relação aos benefícios e evitam-se problemas trabalhistas futuros, já que tudo ficará registrado.

3. Facilidade de acesso às informações da empresa

No sistema de RH pode-se inserir informativos para os funcionários, facilitando o acesso à divulgação de uma informação, principalmente quando se trabalha de forma descentralizada. Tendo um canal oficial de comunicação, evita-se a “rádio peão”, e assim não surgem rumores sem sentido, que levam à desmotivação dos colaboradores.

Nele é possível divulgar os mais variados assuntos e até mesmo utilizar filtros para que sejam segmentados de acordo com a função do colaborador.

4. O sistema gestor de RH pode ser integrado a outros sistemas

Ele pode ser integrado a outros sistemas, evitando que se tenha retrabalho e permitindo unificar todas as informações do RH em um único local. Pode-se, por exemplo, integrar com o sistema de ponto eletrônico e gerar o contracheque com maior facilidade. Os benefícios podem também ser integrados e, quando houver faltas, fica muito mais fácil fazer os descontos e demonstrar o porquê.

Enfim, o sistema gestor de RH facilita a comunicação da empresa com o empregado e ainda torna a rotina de trabalho mais simples.

Software IKPonto

Gostou de saber os benefícios do sistema gestor de RH para a sua empresa? Então não deixe de ler sobre o regime de sobreaviso em outro artigo do nosso blog. Boa leitura!