Conheça os principais termos na administração de condomínios

A administração de condomínios é função nada simples destinada aos síndicos, que são responsáveis pela organização e gerência do espaço comum aos condôminos. Gerir contas, investir em melhorias, estabelecer normas e promover reuniões para tratar de assuntos relevantes são algumas das tarefas mais importantes do síndico.

Mas, para executar o cargo de síndico, além da aptidão e habilidade para a boa administração, é necessário conhecer os termos técnicos recorrentes e fundamentais no cotidiano de um condomínio. Confira a seguir!

Regulamento interno

O regulamento interno é o conjunto de normas relativas ao uso e gozo do espaço comum e são estabelecidas normalmente com a participação dos condôminos, de acordo com as características particulares de cada condomínio. O regimento é a “Constituição”, ou seja, a lei maior vigente naquele determinado território e dever ser observada pelos proprietários comuns para garantir a ordem e mútuo respeito.

Para elaborar o regimento interno de um condomínio é recomendável o acompanhamento de um advogado imobiliário, a fim de evitar ambiguidade nas normas e conservar as formalidades do documento, não deixando passar detalhes essenciais. Afinal, proibições e limitações só serão válidas quando previstas no regimento.

Conselhos do condomínio 

Os conselhos de condomínio supervisionam e auxiliam a função do síndico. Em geral, existem dois tipos de conselho: fiscal e consultivo. Aos conselhos fiscais cabe analisar as contas e contratos do condomínio, fiscalizar a administração de recursos, monitorar a tomada de decisões, etc. Já os conselhos consultivos auxiliam o síndico, por exemplo, a definir prioridades, planejar ações e promover discussões sobre temas importantes.

A atuação dos conselhos é essencial para que o síndico não assuma um poder isolado, mas, principalmente, possa delegar alguma de suas inúmeras funções e atender com mais facilidade as necessidades do condomínio. Os conselhos normalmente são formados pelos próprios condôminos.

Assembleia geral 

A assembleia geral é a maneira mais democrática de discutir e tomar decisões relativas ao condomínio. As reuniões são promovidas para que os moradores possam participar da solução de temas relevantes, como segurança, por exemplo.

É o espaço para que todos possam ouvir e ser ouvidos, para que as medidas representem a vontade de todos e não sejam decididas exclusivamente pelo síndico.

Ata de reunião

A ata de reunião é a descrição escrita de tudo que foi discutido e decidido na reunião dos condôminos ou assembleia geral. É um documento, normalmente escrito a mão, mas que não deve ter rasuras e precisa ser assinado por todos que participaram da reunião para que tenha validade.

Quórum

Toda reunião ou assembleia tem um quórum necessário à sua realização, para que represente o todo. Isto é, para que a reunião aconteça e as decisões possam ser tomadas, é preciso que esteja presente um número mínimo de pessoas (membros/moradores) que representem o condomínio.

Podemos perceber que o conhecimento, aliado à responsabilidade e organização, é fundamental para o síndico exercer sua atividade com eficiência. Afinal, não há prática sem teoria. E também não há um bom profissional sem conhecimentos específicos.

Agora que você já conhece os principais termos técnicos referentes à administração de condomínios, que tal aprender um pouco mais? Acesse nosso post e veja como economizar na reforma do prédio. Boa leitura!

Gestão de condomínios: passo a passo para a transição do síndico

O síndico é uma figura essencial e tem como principal função a gestão de condomínios. É dele a responsabilidade de manter todas as coisas funcionando em perfeita ordem, além de deixar os moradores satisfeitos.

Porém, quando ele não cumpre as suas funções da maneira que deveria, pode ser a hora de escolher outra pessoa para fazer esse papel. Nesse sentido, a mudança de síndico deve ser devidamente formalizada, observando-se algumas regras para que a transição ocorra da melhor forma possível.

Entenda, neste post, como é importante seguir as leis para que esse processo não possa ser questionado na justiça num momento posterior. Acompanhe!

Siga esse passo a passo na gestão de condomínios

1º passo: recolher provas

O síndico não pode ser substituído simplesmente porque um grupo de pessoas assim deseja. É preciso ter um bom motivo para isso. Além do motivo, é necessário comprovar.

Aqueles que estão interessados em trocar o síndico do condomínio precisam ter em mãos provas reais de que existe a má gestão, e que esta vem prejudicando o funcionamento do prédio.

2º passo: documentos necessários

Há uma pequena lista de documentos que não podem faltar nesse momento. Sendo assim, o síndico deverá entregar todos os papéis relacionados com o funcionamento do local, tais como:

  • Controle de ponto dos funcionários;
  • livro da inspeção de trabalho;
  • atas das assembleias;
  • todos os contratos vigentes na sua gestão de condomínio;
  • plantas do local;
  • notas fiscais de todos os itens que foram comprados ou serviços contratados em sua gerência;
  • certificados;
  • pasta com as prestações de contas;
  • laudos;
  • apólices de seguros;
  • comprovantes de impostos pagos:
  • cartão de CNPJ.

Pode haver outros documentos que são específicos de cada condomínio. Por isso, certifique-se de solicitar tudo o que deve ser devolvido.

3º passo: deixe tudo protocolado

O síndico precisa ter a segurança de que não vão cobrar dele algum documento que já foi devolvido. Portanto, todos os papéis devem ser listados com os devidos detalhes, constando a assinatura para comprovar que a documentação foi entregue.

4º passo: contestação de documentos

Há algum erro na documentação? Então, ela precisa ser contestada. O grupo que ficou responsável pela substituição do síndico precisa analisar com muito cuidado todos os papéis para ver se estão em ordem e, principalmente, se as contas batem. Assim, esse é um processo de demanda tempo e algum conhecimento contábil.

5º passo: verificar se houve má-fé

Nós somos seres humanos e falhos, ou seja, alguns erros de cálculo podem acontecer sem que eles sejam percebidos. Se for encontrada alguma irregularidade na documentação, chame o síndico e converse com ele. Comprovada a má-fé, deve ser realizada uma assembleia para que todos possam decidir quais providências tomar.

Entenda que quanto mais conversa melhor

Para reduzir os problemas na hora de mudar de síndico, sempre opte por uma boa conversa, na qual tudo pode ser solucionado sem todo o trâmite burocrático da justiça. Quanto antes a situação for resolvida, melhor para o ex-síndico e para os moradores.

Seguindo este passo a passo, você conseguirá fazer todo o processo de forma tranquila e com maior rapidez. Observe também para que o novo síndico faça a troca de senhas, principalmente de e-mails e contas bancárias.

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Agora que você já compreende melhor como fazer a transição do síndico na gestão de condomínios, que tal aprender ainda mais? Leia nosso artigo com os 4 mandamentos de uma boa segurança. Boa leitura!

Gestão de condomínios: como harmonizar síndicos e condôminos?

Fazer a gestão de condomínios é uma tarefa trabalhosa. É como administrar uma empresa onde todos os envolvidos são acionistas. Mas nesse caso, além de gerir uma equipe de funcionários, comprar materiais e garantir o funcionamento de todos os equipamentos (controle de acesso, elevadores etc), o síndico também é responsável por amenizar e resolver conflitos entre os moradores. Por esse motivo, não é raro que os síndicos sejam vistos como os vilões do prédio.

Pensando nisso, separamos algumas dicas para te ajudar a deixar o clima mais agradável no condomínio. Saiba como manter a harmonia entre síndicos e condôminos.

O segredo é a comunicação

Apesar de a fama cair toda sobre quem administra o condomínio, o sucesso da relação entre as pessoas que convivem no local depende do comportamento de cada um. Isso porque o síndico é eleito pelos condôminos para representar todo o edifício, portanto, deve agir dentro de suas funções com responsabilidade, bom senso e jogo de cintura.

O segredo para manter a harmonia entre as pessoas é estabelecer uma comunicação clara e constante. Jamais supor o que o outro está querendo dizer, mas sim ouvir de verdade o que está sendo dito. As reuniões de condomínio, desde que conduzidas com respeito entre as partes, servem justamente para isso.

Gestão de condomínios sem reclamações

Pode parecer difícil, mas é possível que a gestão de um condomínio aconteça sem que sejam feitas reclamações excessivamente. Além de manter a comunicação constante, como explicado no tópico anterior, aqui vale uma regra de ouro: colocar-se no lugar do outro. Excluindo as violações de regras do condomínio, que devem ser sempre notificadas, procure entender os motivos da reclamação.

Por exemplo, o choro estridente de um bebê pode incomodar muitos vizinhos. Mas, neste caso, não há muito que o síndico possa fazer, não é mesmo? E se todos se colocassem no lugar dos pais da criança? Talvez oferecessem ajuda em vez de reclamações. Ao mesmo tempo, quem dá uma festa com música alta depois do horário de silêncio também não está pensando no descanso dos vizinhos. Entenda até que ponto você terá o controle da situação e aja dentro do melhor para manter a regra da boa convivência.

A relação com o dinheiro

Quando o síndico é eleito, significa que a maioria dos condôminos confia na sua honestidade para lidar com o dinheiro do condomínio. Por isso, mesmo que a função seja exercida nas horas vagas, há de se manter o profissionalismo. Afinal de contas, o montante é grande e vem da contribuição de todos os moradores.

Certifique-se de que os fundos do condomínio sejam destinados aos fins acordados em assembleias. Caso a arrecadação não seja suficiente para cobrir os gastos, vale convocar uma nova reunião e dividir o problema com os condôminos. Mas jamais exponha os inadimplentes de forma vexatória.

De mesma forma, fornecedores e funcionários devem ser pagos no rigor da lei. Com encargos trabalhistas em dia, seguros que cubram acidentes e até mesmo de vida. Cuide da manutenção do edifício e dos equipamentos, evitando que gastos muito altos sejam necessários no futuro. O objetivo aqui é evitar que as consequências desses descuidos terminem na justiça, causando prejuízos para o condomínio.

A relação entre o síndico e os moradores deve ser de benefício mútuo. Enquanto os primeiros fazem a gestão de condomínios, cuidando de toda a burocracia e representando os moradores. Esses, por sua vez, devem agir de acordo com as normas do edifício e zelar para que os seus comportamentos não iniciem uma situação de conflito. O administrador somente deverá ser chamado para mediar desentendimentos entre vizinhos se o motivo envolver o condomínio de alguma forma.

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