O checklist definitivo de pequena empresa

Quem é dono de uma pequena empresa sabe que é necessário muito trabalho para fazer o negócio alcançar o sucesso desejado. Nesse primeiro momento, o trabalho é constante, não há muitos funcionários para dividir as tarefas e quase tudo fica concentrado nas mãos de uma única pessoa.

O dono acaba se tornando o contador, o administrador, o gestor, tudo em uma única pessoa. O problema é que, provavelmente, ele não tem todos esses conhecimentos no nível de profundidade desejado para uma empresa, ainda que ela seja pequena.

Para fazer a gestão do seu negócio, são necessárias algumas ferramentas e também seguir alguns caminhos que tornam o processo mais fácil nesse momento inicial. Veja abaixo a checklist que preparamos para isso!

1. Faça o seu planejamento financeiro

Esse deve ser o ponto principal da sua estratégia. Uma pequena empresa, normalmente, não consegue obter um grande lucro nos seus primeiros anos. A maioria do dinheiro vai para o pagamento do investimento necessário para erguer o negócio. Outra boa parte segue para o capital de giro, extremamente necessário para manter a empresa funcionando e se mantendo em um mercado tão competitivo.

2. Organize a documentação

Quanto antes você começar a se preocupar com essa questão, melhor. A organização documental da sua empresa é fundamental para uma boa organização contábil e ajuda a estar em dias com os tributos e também com os encargos trabalhistas. Além disso, com os papéis em mãos fica muito mais fácil mudar de categoria à medida que a sua empresa for crescendo.

3. Revise as contas

Esse é um hábito essencial para manter o equilíbrio financeiro da sua empresa. Estabeleça um período para fazer essas revisões. Você pode realizá-las por setores, por exemplo, em um determinado momento revisa as contas dos fornecedores, em outro, revisar o pagamento dos funcionários, em outro, revisar os tributos e assim por diante.

Isso ajuda a ter um controle maior sobre as finanças da sua empresa e também sobre os lucros que você tem agora e os que deseja alcançar.

4. Anote as datas de pagamento

Nós lidamos com muitas informações durante o dia. São muitos números e, por isso, lembrar de todas as datas de pagamento das contas da empresa é praticamente impossível. Portanto, tenha uma agenda ou mesmo um aplicativo para lembrá-lo dessas datas. Você pode utilizar o próprio alarme do celular.

Uma boa forma de não atrasar as contas é colocar a data de pagamento para um dia antes. Assim, você consegue se programar melhor caso o sistema esteja fora do ar no dia ou mesmo tenha um imprevisto. Evite ao máximo o pagamento de multas e juros.

5. Estabeleça um controle de ponto

Por menor que seja a sua empresa, ter um controle de ponto é essencial. Os benefícios não são apenas para o negócio, mas também para os colaboradores. Com o sistema de ponto é possível também oferecer muito mais segurança para todos que estão no ambiente já que só são permitidas pessoas autorizadas.

Para isso, você pode pedir ajuda da tecnologia. A Info Kings oferece opções de ferramentas de controle de ponto como o eletrônico e o cartográfico. Por eles, você pode estabelecer as formas de acesso e saída da sua empresa aos seus funcionários: pode ser por meio da biometria ou mesmo utilizando um modelo mais tradicional como os cartões de ponto.

Compartilhe este post no facebook e ajude outros proprietários de pequenas empresas a gerir melhor o negócio!

3 tipos de controle de ponto ideais para pequenas empresas

Sabemos que, com a correria do dia a dia, muitas vezes fica difícil acompanhar o horário de entrada e saída da equipe. No entanto, é preciso ficar atento quanto a isso! A marcação de ponto dos funcionários é importante para cumprir as leis trabalhistas, evitar atrasos, manter a equipe produtiva e acompanhar as horas extras — para, assim, controlar as finanças da empresa.

A CLT estabelece a obrigatoriedade de controle de ponto manual, mecânico ou eletrônico para empresas com mais de dez empregados. Portanto, as pequenas empresas também precisam investir em um sistema de marcação de ponto, para controlar melhor o horário dos funcionários e evitar problemas trabalhistas no futuro.

Sua empresa ainda não possui um sistema para registrar a jornada de trabalho da equipe? Então, continue a leitura e descubra qual é o melhor controle de ponto para pequenas empresas! Vamos lá?

Livro de ponto

Esse é um método antigo, muito utilizado como controle de ponto para pequenas empresas — e, também, para registrar a jornada de trabalho de funcionários que recebem por hora ou, ainda, para aqueles que realizam atividades externas.

No passado, as empresas só podiam contar com esse tipo de marcação, o que faz com que até hoje muitas delas continuem adotando o sistema, mesmo que já existam soluções mais modernas e eficientes.

Neste modelo, o registro é feito em livros que apresentam tabelas. Nelas são incluídas as informações de horário de início e de término da jornada de trabalho do colaborador no período determinado. O livro de ponto tem como a principal vantagem o fato de ser de baixo custo, sendo o método mais barato entre todas as opções disponíveis. Ideal para microempresas que precisam economizar para crescer no longo prazo.

Entretanto, esse sistema passa a apresentar desvantagens consideráveis na medida que a empresa começa a progredir e aumentar seu quadro de funcionários, pois não fornece muita exatidão nos seus apontamentos. Além disso, o documento pode ser facilmente alterado e os erros tendem a acontecer com maior frequência, pois a contabilização das horas é feita manualmente.

É popularmente adotado em escolas, pois facilita a marcação de quem trabalha por horas — como professores que precisam anotar os horários em que deram aulas nos dias da semana — sendo uma opção viável para empresas com horários mais flexíveis.

Relógio de ponto cartográfico

Outra alternativa para o controle de ponto de pequenas empresas é o ponto cartográfico, conhecido também como relógio mecânico. Ele é um controle de ponto com registro manual, no qual o funcionário insere um cartão de papel que registra os horários de entrada e de saída.

Esse é um método relativamente seguro, pois nele, não existe a possibilidade de modificação e rasuras. No entanto, para que seja eficaz, é preciso que o profissional bata o ponto todos os dias corretamente. Além disso, é preciso conferir se é o funcionário quem está batendo o seu próprio ponto.

Tem como vantagem ser um sistema que não exige manutenção constante, o que faz dele uma boa opção para empresas que já podem começar a investir, mas não necessitam de soluções tão avançadas e de alto custo.

A grande desvantagem deste método, em relação aos mais avançados, talvez seja a contabilização manual das horas trabalhadas, pois isso demanda um tempo considerável da equipe de RH e torna a contagem suscetível a falhas humanas. Contudo, o relógio mecânico possui custo acessível e seu uso é simples.

Entretanto, demanda uma pontualidade “britânica” dos funcionários no cumprimento dos horários e exige um monitoramento para que outros funcionários não batam o ponto por quem estiver ausente.

Relógio de ponto eletrônico

Há dois tipos de relógios eletrônicos: o ponto com cartão e o ponto biométrico. No primeiro, o controle de horas é feito com uso de um cartão individual ou crachá. O sistema pode ser instalado nas catracas de entrada da empresa, o que facilita a marcação do ponto. Por outro lado, o desgaste ou a perda do cartão pode gerar custos extras para a empresa, uma vez que as unidades precisarão ser rapidamente substituídas.

O ponto biométrico, por sua vez, faz o controle de horas dos funcionários a partir da impressão digital deles. Isso garante precisão ainda maior, pois, diferente do cartão de ponto — que o funcionário pode esquecer em casa ou perder —, a leitura digital pode ser realizada todos os dias, sem contratempos.

O controle de ponto biométrico também é útil para as empresas que precisam registrar horários de trabalho flexíveis, ou acompanhar a jornada de profissionais que realizam serviço externo — pois é possível registrar o ponto online com o uso de leitores biométricos via internet.

Ambos os métodos agregam praticidade e segurança ao dia a dia da empresa, evitando fraudes no controle de ponto. Além disso, eles armazenam os dados na nuvem, o que impossibilita que as informações registradas se percam.

Isso é muito importante, pois o registro dos pontos deve ser armazenado por cinco anos, para evitar qualquer processo trabalhista. Dessa forma, é essencial analisar qual das alternativas disponíveis agrega mais segurança e melhor custo-benefício à empresa.

O que diz a legislação sobre o controle de ponto

O uso do ponto é obrigatório para a empresa que possui acima de dez funcionários, sendo facultativo para os demais casos. É o que diz o artigo 74 do 2º parágrafo da CLT. Essa responsabilidade cabe tanto ao empregador quanto aos empregados, que precisam fazer a devida marcação de ponto.

Aqui, é preciso chamar a atenção para um detalhe: o artigo trata da obrigatoriedade do uso do ponto para estabelecimentos com mais de dez funcionários, não empresas. Isso significa que se uma empresa possui uma equipe com mais de uma centena de colaboradores, mas em determinada filial ela possui apenas nove funcionários, consequentemente, neste estabelecimento o uso do ponto não será necessário, mas nas outras unidades sim, caso tenham mais de dez colaboradores.

Outra exigência da CLT: de acordo com o artigo 62, incisos I e II, não são obrigados a participar do controle de ponto os colaboradores que:

  • Exercem atividade externa sem horário fixo;

  • Possuem cargo de gerência ou de confiança.

Assim, cabe à empresa e ao trabalhador fazerem o registro do horário de entrada e de saída, das informações a respeito dos intervalos para almoço e outras pausas durante o período de trabalho.

Caso essas exigências não sejam cumpridas, a empresa poderá sofrer as devidas penalizações. Além disso, ao enfrentar uma ação trabalhista movida pelo funcionário contra a companhia, cabe a ela apresentar os registros para comprovar os horários de entrada e saída, as horas extras, os intervalos, entre outras reclamações que podem ser confrontadas com o registro do controle de ponto.

Não existe obrigatoriedade sobre a forma com a qual esse registro pode ser realizado. Isso permite às empresas escolherem o sistema que pretendem implantar, seja ele escrito ou eletrônico.

Investir num controle de pontos para pequenas empresas permite a você se adequar à legislação e obter credibilidade. Como você tem feito esse controle na sua organização? Deixe seu comentário!