Livro de Ponto com horário padrão: Correto ou não?

Muitas empresas, para facilitar o cálculo de horas trabalhadas dos funcionários acabam criando um Livro de Ponto com horário padrão. Estamos falando daquele livro de ponto em que os horários de entrada e saída dos funcionários são sempre os mesmos, por exemplo, entrada às 08:00 da manhã e saída às 18:00. Porém, esse tipo de marcação no Livro está errado e pode trazer sérios problemas judiciais.

Quer saber mais sobre o assunto e evitar problemas com a Justiça do Trabalho? Então, continue com a leitura e saiba como!

Qual a importância do Livro de Ponto?

Empresas com mais de 10 funcionários são obrigadas a registrar os horários de saída e de entrada e isso é feito por meio do Livro de Ponto. É esse documento que a fiscalização irá verificar quando chegar ao seu estabelecimento. Então, ele é de extrema importância para evitar problemas judiciais e multas pesadas para a sua empresa.

É também, por meio do Livro de Ponto, que o setor contábil da empresa calcula, por exemplo, as horas extras dos funcionários ou tem como comprovar e que o empregado não tem direito a elas. Portanto, esse é um documento de extrema importância.

E por que não usar um Livro de Ponto com horário padrão?

Todos os dias você chega ao trabalho pontualmente às 08 da manhã? Ou chega um dia às 08:03, no outro, às 08:07, em outro às 08:04 e assim por diante? Afinal de contas, existem diversas situações no trânsito que você não tem como controlar, especialmente se você vai de condução. Por isso, um Livro de Ponto que possui os horários iguais todos os dias, ainda que seja de um único funcionário é considerado inválido e não pode ser utilizado em um processo judicial.

Essa é uma decisão que pode ser vista por meio da Súmula 338 do Tribunal Superior do Trabalho. Por isso, para comprovar que o funcionário não tem direito a horas extras, a sua empresa terá que mostrar outro tipo de documento.

É até fácil entender o motivo. Essa foi uma forma que a justiça encontrou de resguardar os direitos dos trabalhadores. Muitas empresas acabam usando o horário padrão para evitar pagar horas extras aos funcionários. Pode ser que esse não seja o seu caso e que você só queira realmente facilitar o dia a dia da sua equipe, mas ainda assim, é proibido.

E como preencher o Livro?

Quem deve preencher o Livro de Ponto é o próprio funcionário e deve receber orientação da empresa para isso. Portanto, se o seu Livro é preenchido de forma manual, informe ao empregado para que anote a hora exata de entrada e de saída, assim como os atrasos. Caso o seu documento seja preenchido de maneira digital, isso não será necessário já que a hora exata será registrada assim que o funcionário usar o cartão, a senha ou a digital.

Para quem trabalha de maneira externa, por exemplo, funcionários de bancos que precisam fazer visitas aos clientes, não é necessário preencher. Mas isso depende do contrato de cada um. Em alguns casos, pode ser necessário registrar o horário de entrada e de saída no final do dia.

Gostaria de evitar os problemas que o Livro de ponto pode trazer? Conheça o Relógio de Ponto Eletrônico! Com ele você irá utilizar a digital do funcionário pra identificá-lo, impedindo que um colaborador bata o ponto por outro, por exemplo. Isso permite que a empresa controle de forma automática e eficiente as horas trabalhadas.

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Livro de Ponto, como preencher?

Também chamado de Folha de Ponto, o Livro de Ponto é utilizado em diversas empresas para registrar os horários de entrada e saída do empregado. Não apenas o horário do início da manhã e o da noite, mas também os intervalos como o almoço ou mesmo quando sair em horário diverso e inesperado.

Esse livro é uma forma da empresa ter um certo controle sobre os horários do empregado. Não apenas para saber se ele está cumprindo o que foi determinado, mas também para poder calcular horas extras no momento do pagamento e demais direitos trabalhista que houver. Portanto, o Livro de Ponto protege tanto o funcionário como o empresário.

Lembrando que o Livro de Ponto não tem que ser necessariamente um livro, esse é apenas um nome que se fixou com o passar dos anos. É possível fazer esse registro por meio digital, usando softwares aliados à leitura de biometria ou uso de leitores de cartões ou senhas.

Como o Livro de Ponto deve ser preenchido?

O Livro de Ponto, apesar de ser algo bastante popular, ainda gera muitas dúvidas quanto ao seu preenchimento. O primeiro fator a ser considerado é que ele deve ser preenchido pelo funcionário e ele deve ser bem orientado pelo responsável do setor quanto a isso. Além desse fator, qualquer empresa que tenha mais de 10 colaboradores contratados tem a obrigatoriedade de manter esse tipo de controle.

Além dessas informações, há outras que são relevantes e essenciais para que os responsáveis do setor tenham total conhecimento. Vejamos abaixo as principais regras sobre o preenchimento da Folha de Ponto:

Trabalhadores externos

Os funcionários que trabalham fora da empresa como aqueles que trabalham em bancos e que têm como função visitar clientes, não precisam preencher o Livro de Ponto. Mas isso também depende de contrato, pois pode estar determinado que seja realizado o registro no início e ao final da jornada.

Afixação de horário em local visível

Além de, no momento da contratação informar o horário de chegada e saída do funcionário, a empresa deve ter afixado, em local visível, o horário de trabalho geral. Também deve conter esse documento os horários de funcionários que cumpram suas funções em outros que não aqueles contidos ali.

Assinatura do documento de espelhamento

Nesse documento estará contido todo o registro do funcionário durante aquele mês. Todas as suas entradas e saídas deverão ser conferidas pelo mesmo e assinadas se tudo estiver correto. Todos os meses, a empresa deve entregar esse documento para o empregado, pois ele só é validado pelo Ministério do Trabalho se estiver assinado pelo funcionário.

Hora extra

O que é considerado como hora extra na hora de preencher o Livro de Ponto? Variações de 5 minutos para mais ou para menos não entram na conta. Por exemplo, o horário de chegada do funcionário é às 8 horas da manhã e ele chegou às 7:57. Esses 3 minutos adiantados não entram para a contagem das horas extras.

Mas se esse mesmo funcionário sair às 18:08, sendo que deveria sair às 18:00, os 3 minutos entram na conta, assim como os 8 minutos que passaram após o horário. Isso porque, somados em 1 dia, temos aqui mais de 10 minutos. Nesse caso, 11 minutos que já podem ser somados para os cálculos dessas horas.

Controle de Ponto manual ou eletrônico?

Em determinadas empresas, adquirir um Relógio de Ponto Eletrônico pode ser mais vantajoso, este equipamento é capaz de automatizar os processos de ponto, efetuando todo o cálculo para a folha de pagamento. Além de oferecer segurança jurídica para o empregador, facilitando a gestão de recursos humanos e garantindo o controle fiel das marcações dos colaboradores. 

Assim, utilizar recursos como biometria pode deixar o ambiente de trabalho muito mais organizado e evitar problemas judiciais no futuro.

Conheça também o nosso serviço de consultoria, onde efetuamos os cálculos e tratamento de ponto para você.

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3 diferenças do ponto biométrico em relação ao ponto manual

Com o avanço da tecnologia, quase todas as atividades de uma empresa podem, hoje, ser executadas com o auxílio de ferramentas automatizadas mais eficazes. O estoque pode ser gerenciado através de softwares, a produção pode ser realizada por máquinas praticamente do princípio ao fim, e o controle do horário de trabalho dos funcionários pode ser feito com o ponto biométrico.

Mas como o ponto biométrico difere do ponto manual? E quais são suas vantagens? É o que vamos mostrar no post de hoje. Continue a leitura!

O ponto manual

Na verdade, chamamos de “ponto manual” qualquer controle de ponto que necessite, em algum momento do processo, de uma pessoa anotando a frequência dos funcionários.

É o caso do livro ou da folha de ponto, em que cada funcionário anota e assina, diariamente, o horário em que começou e parou de trabalhar. Nesse caso, o próprio funcionário é responsável por prestar as contas dessas informações.

Outro exemplo de ponto manual é o relógio cartográfico, máquina que registra a entrada e saída dos funcionários em um cartão específico. Embora esse tipo de controle de ponto utilize uma máquina no processo, todos os dados ainda precisam ser planificados pela equipe de Recursos Humanos — que irá separar as horas normais das horas extras e fazer os devidos cálculos para pagamento. Ou seja, boa parte do processo ainda é manual.

O ponto biométrico

O ponto biométrico realiza o controle de entrada e saída dos funcionários através da leitura de uma digital cadastrada. Ao começar ou encerrar sua jornada diária, o funcionário posiciona seu dedo sobre um leitor biométrico, que o identifica e registra o horário.

Esses dados são salvos automaticamente — e, posteriormente, lançados em um software especializado. Esse software irá cruzar os dados do ponto com o registro de cada funcionário, identificando as horas extras trabalhadas e realizando os cálculos necessários para determinar o pagamento devido.

Além disso, a máquina de ponto biométrico ainda emite um pequeno comprovante que o funcionário pode coletar e utilizar para fazer seu próprio controle de horas trabalhadas. Dessa forma, ele tem acesso às mesmas informações coletadas pela máquina, o que torna o processo seguro e confiável para ambas as partes.

As vantagens do ponto biométrico

Menos erros 

O maior problema do ponto manual é que ele permite que ocorram erros ou distorções — até mesmo os pontos que utilizam crachá e código de barras podem ser “burlados”. Em outras palavras, estas não são ferramentas 100% confiáveis, por mais criteriosa que a equipe do RH seja em sua aplicação e uso.

A principal vantagem do ponto biométrico é que ele reduz de maneira drástica as ocorrências de erros no cálculo de horas trabalhadas e do salário correspondente a ser pago. Assim, a empresa pode estar segura de cumprir com as obrigações trabalhistas.

Maior confiança

O ponto biométrico é que ele garante total confiabilidade das informações. Sabemos que um controle manual pode abrir espaço para que alguns funcionários ocultem pequenos atrasos ou, até mesmo, eventuais faltas. Há, ainda, as ocasiões em que um funcionário bate o ponto do outro.

Essa é uma realidade do mundo do trabalho. Com um controle biométrico, essas situações não ocorrem, pois não há como forjar a presença.

Essa informação fidedigna pode, inclusive, ser utilizada para avaliar os funcionários. Quando sabemos com clareza qual o nível de assiduidade e pontualidade do indivíduo, entendemos melhor seu perfil. Podemos identificar se ele é um funcionário confiável, que tem comprometimento com a empresa, ou se desrespeita regras e horários.

Mais produtividade

Para completar, o ponto biométrico reduz o tempo necessário para que uma equipe de Recursos Humanos faça o controle de ponto dos funcionários. Em outras palavras, o setor de RH fica mais livre e disponível para trabalhar em atividades importantes da gestão estratégica de pessoas, como campanhas motivacionais ou treinamentos corporativos.

Por causa dessas vantagens, o ponto biométrico é a melhor escolha para qualquer empresa, independente da quantidade de funcionários ou do tamanho da equipe de RH responsável pelo controle de ponto.

Projeto para controle de ponto

Viu como o ponto biométrico apresenta muitas vantagens em relação ao ponto manual? Como é feito o controle de ponto na sua empresa? Tem outras dúvidas? Deixe seu comentário e entre para a conversa!