Integração entre Sistema de Ponto e Folha de Pagamento: Como funciona?

Já pensou em fazer a integração entre sistema de ponto e folha de pagamento? Já imaginou o quanto de dor de cabeça e problemas para calcular as horas trabalhadas dos funcionários ia poupar? Pois é, existem diversos sistemas que conseguem ajudar a sua empresa, facilitando a sua vida e a vida de toda a equipe. 

O fechamento da folha de pagamento é uma das tarefas mais complexas do RH e que envolve uma série de outros departamentos como o contábil e o financeiro. Um pequeno erro pode levar a uma cascata de problemas que pode ser evitada facilmente com a integração entre sistema de ponto e folha de pagamento. Mas como seria isso?

Bom, é exatamente essa dúvida que vamos resolver agora. Continue com a leitura desse conteúdo e veja como essa integração pode ser vantajosa para sua empresa!

Como funciona a integração entre sistema de ponto e folha de pagamento?

Bom, de acordo com a lei, todos os funcionários devem registrar os horários de entrada e de saída. Estamos falando da portaria 1510 do Ministério do Trabalho de 2019, ou seja, ter uma forma de registrar a jornada dos empregados é uma obrigação das empresas. 

Pode parecer algo simples fazer o registro de horários de forma manual de uma empresa com 10 ou 20 empregados (que ainda assim pode ter problemas). Mas e quando a empresa tem 100, 200 ou mais funcionários? Como fazer esse controle do registro de forma manual? É impraticável.

Nesse caso, a tecnologia pode ajudar! Com um equipamento e sistema de ponto fica fácil efetuar esta integração e todo processo fica muito mais rápido: o funcionário registra a entrada ou saída no relógio de ponto e, automaticamente, esses horários são calculados no sistema de ponto para gerar o pagamento ao funcionário.

Como a empresa pode fazer essa integração?

Aqui na InfoKings temos um sistema de ponto que consegue fazer a integração com as principais plataformas de folha de pagamento. Você não precisa ter o trabalho de fazer essa integração. Possuímos um sistema de ponto personalizável, ou seja, ele consegue se moldar às mais diversas necessidades da sua empresa e assim otimizar o trabalho do RH.

Sistema de Ponto WEB

O nosso sistema se adapta aos mais diversos nichos: supermercado, restaurantes, condomínios, construção civil e etc.

Quais as vantagens desse serviço?

Ao contratar os nossos serviços de integração, você poderá garantir uma série de vantagens para o trabalho de todos na sua empresa, especialmente para a sua equipe. Será possível gerar relatórios de jornadas, fechamento do espelho de ponto sem precisar fazer cálculos de maneira manual.
A nossa equipe estará disponível para quando a empresa precisar, entre outras.

Quer saber mais sobre o serviço de integração entre relógio de ponto e folha de pagamento da Infokings? Então, confira mais sobre o assunto no nosso site!

Como fechar a folha de pagamento mais rápido?

Fechar a folha de pagamento pode ser uma das tarefas mais estressantes da contabilidade por conta da grande importância desse documento e da total atenção que é necessário ter para fazê-lo. Além de evitar processos trabalhistas, também é essencial para a organização interna do seu negócio. Quem trabalha nela, precisa estar em conexão com outros departamentos como o de RH e também ter conhecimentos de legislação trabalhista, previdenciária, matemática financeira e outros.

E, para ajudá-lo nessa importante tarefa, listamos abaixo algumas dicas para fechar a folha de pagamento de uma forma mais rápida e com menor chance de erros. Vamos lá!

Faça a diferenciação entre o salário bruto e o líquido

O salário bruto é aquele no qual ainda não foi descontado nenhum tipo de valor oficial como o INSS, e o Imposto de Renda. Como esses descontos são em porcentagem em cima do valor total do salário bruto, quanto maior ele é, maior é o desconto. Já o salário líquido é justamente o que o funcionário realmente recebe, ou seja, o valor depois de todos os descontos realizados.

Faça o cálculo das horas trabalhadas

Saber as horas que foram trabalhadas pelos funcionários é essencial para realizar o pagamento corretamente. Por isso, é interessante ter um sistema automatizado no qual você pode ver todos esses dados de uma maneira mais rápida. Para isso, é interessante instalar em seu estabelecimento um relógio de ponto. Ele registrará o horário de acesso de todos que estão cadastrados no sistema. Assim, quando quiser saber as horas trabalhadas por cada um, basta verificar no sistema.

Na hora de fazer isso, atente-se para os valores diferentes que são cobrados por cada tipo de hora. Por exemplo, a hora extra noturna é 50% a mais que o valor da hora normal de trabalho e a hora extra é de 25% a mais. Veja também as faltas não justificadas que ocorreram dentro do período.

Leve em conta as informações importantes

Algum funcionário vai entrar de férias? Vai pedir licença maternidade? Está doente e você precisa pagar os primeiros 15 dias de ausência? Há 13º para fazer o pagamento? Todos esses pontos precisam ser colocados na folha de pagamento já que isso fará diferença entre os valores. Então, lembre-se de que há diversas informações que devem ser levadas em consideração: ajuda de custo, comissões, bônus, participação nos lucros, adicional de insalubridade, adicional de periculosidade e assim por diante.

Use o Conversor-Folha

Quer ter o mínimo de trabalho possível na hora de fechar a folha de pagamento e também o mínimo de erros? Então, use uma ferramenta chamada Conversor-Folha. Ele consegue fazer a integração completa entre a Folha de Ponto e a Folha de Pagamento. Assim, diversas informações que antes deveriam ser colocadas na folha de pagamento manualmente, passam para o documento de maneira automática.

Você não precisará, por exemplo, se preocupar em errar algum tipo de valor ou mesmo de esquecer o pagamento de um dos funcionários. O Conversor-Folha conta com uma série de benefícios. Ele consegue oferecer maior produtividade para a sua equipe de Contabilidade e também tem maior flexibilidade, pois você só precisará importar o arquivo da Folha de Ponto para a Folha de pagamento ou enviar a seu contador.

Entre em contato agora mesmo com a Info Kings e solicite um projeto para controle de ponto. Será muito mais fácil, por exemplo, fazer a cobrança de faltas, atrasos e horas extras sem confusão.

O que está esperando? Faça o seu orçamento agora mesmo!

Como escolher o software de gerenciamento de folha de pagamentos?

Admissão, afastamento, férias, horas extras, adicional noturno, rescisões… Realmente, não é fácil calcular a folha de pagamentos ao final do mês. Por isso, o software de gerenciamento de folha de pagamentos é tão importante para melhorar e agilizar a rotina do departamento de RH.

Existem diversas opções de sistemas e softwares no mercado, mas você sabe como escolher o software adequado para a sua empresa? Não? Então acompanhe nossas dicas sobre como escolher e implantar um sistema que melhor se encaixe na realidade do seu negócio!

Qual é a importância do software de gerenciamento de folha de pagamentos?

O foco desse artigo é explicar como você pode adotar um software de gerenciamento da folha de pagamentos. Mas, antes disso, precisamos definir porque essa alternativa é interessante. Sendo assim, existem dois motivos principais que podemos citar.

Demanda

Conforme sua empresa cresce e aumenta de tamanho, fechar as folhas de pagamento se torna uma tarefa cada vez mais pesada. Isso te deixa com duas alternativas: contratar mais funcionários para realizar a tarefa ou buscar práticas de automação do processo.

Qualquer uma delas é aceitável, mas os custos envolvidos são bem diferentes. Afinal, um software não recebe salário. Portanto, usar a tecnologia é uma forma de reduzir custos em RH.

Além disso, a solução automatizada é escalável: ela consegue dar conta de um quadro de funcionários com 10, 100 ou 1000 colaboradores. Enquanto isso, a equipe de RH precisa aumentar na mesma proporção que evolui o quadro de funcionários — para manter o ritmo de trabalho no fechamento das folhas de pagamento.

Complexidade

As próprias folhas de pagamento estão cada vez mais complexas, já que existem diversas leis trabalhistas que precisam ser respeitadas e consideradas. Para completar, muitas empresas possuem políticas e sistemas de benefícios próprios, criando mais margem para falhas operacionais.

Com esse nível de complexidade, a chance de erros humanos no fechamento da folha de pagamento é muito alta. Tais questões podem acarretar problemas jurídicos e prejudicar a relação com os colaboradores. Dessa forma, usar uma alternativa informatizada é uma maneira de evitar riscos.

Como escolher o software adequado?

Existem quatro fatores principais que devem ser considerados, na escolha do software para gestão da folha de pagamento. Veja:

Considere o tamanho da sua empresa

Empresas de grande porte costumam usar os sistemas de ERP (Enterprise Resources Planning) — softwares modulares que integram todas as atividades da instituição. Existem módulos para RH e, também, para produção, logística, vendas, compras, estoque entre outros.

Como você pode imaginar, apesar das vantagens do ERP, ele nem sempre é a melhor opção. No caso de pequenas e médias empresas, adotar essa tecnologia pode ser um desperdício, já que apresenta um alto custo de implantação. Além disso, essas empresas possivelmente não vão aproveitar todos os seus recursos.

Nesses casos, a adoção de um software específico para o setor de RH seria uma alternativa mais adequada. Por isso, comece avaliando qual é o tamanho do seu negócio e busque sempre soluções especializadas para atingir excelência.

Analise os recursos que o software oferece

O mercado dos programas de gerenciamento de RH está bem aquecido. Existem várias e diferentes opções de softwares — algumas gratuitas, inclusive, enquanto outras oferecem até armazenamento na nuvem. Diante de tantas opções, fica difícil saber qual escolher. A primeira coisa que você deve fazer é conhecer bem a empresa, seu modelo de negócios e todas as necessidades do setor de RH.

Em seguida, analise os recursos que o software pretendido deve oferecer. Essa análise deve ser feita com cuidado, para que sua decisão final não seja baseada apenas no custo. Uma dica é solicitar demonstrações de como o software é usado ou pedir referências de outros clientes (ou seja, outras empresas que o implementaram).

Busque integração com o ponto eletrônico

Já falamos em outro post que o uso da folha de ponto manual pode ser um retrocesso — principalmente se você quer realizar o gerenciamento do departamento pessoal com qualidade. Isso acontece, já que o ponto manual tem sérios problemas estruturais. Em primeiro lugar, a chance de adulterações é muito alta e difícil de detectar. Em outra perspectiva, ele exige que a equipe de RH faça todo o trabalho de inserir os dados manualmente em uma planilha.

Por estes dois motivos, o ponto manual pode, efetivamente, sair caro para a sua empresa! Ter um controle eletrônico da entrada e saída dos funcionários é imprescindível. Então, se você já adotou um ponto eletrônico, a escolha do seu software de gerenciamento de folha de pagamentos precisa levar esse aspecto em consideração. A melhor situação é vincular os dois.

Dessa maneira, as informações coletadas através do ponto — horas trabalhadas de cada funcionário, horas extras, atrasos, faltas e saídas antecipadas — serão exportadas diretamente para o software da folha de pagamento. Isso evitará erros de cálculo, além de dispensar o trabalho manual.

Avalie a implementação do software escolhido

Após identificar qual é a melhor solução para seu RH, solicite a visita de um consultor ou representante da empresa escolhida, para que ele faça todas as orientações necessárias durante a implantação do sistema.

Esse é o momento de descobrir quais ações estruturais serão necessárias. Talvez, seja preciso adquirir um sistema operacional específico para rodar o software, além de servidores adequados para armazenar dados. Por outro lado, alguns sistemas usam a computação em nuvem, dispensando esse tipo de estrutura.

Também, é muito provável que seu time de RH precise passar por um treinamento, a fim de aprender como o software funciona e como utilizar todos os seus recursos. O treinamento pode ser oferecido pela própria empresa desenvolvedora do serviço.

Para simplificar o processo, uma alternativa é escolher os gerentes da equipe. Esses funcionários assumirão a responsabilidade pelo treinamento e disseminação do conhecimento entre os outros membros.

Pode parecer um pouco complicado aderir essa prática, porém, quando tudo estiver funcionando adequadamente, você perceberá que o esforço foi pequeno diante dos benefícios.


E então, leitor? Ainda está em dúvida sobre adotar um software de gerenciamento de folha de pagamentos? Basta ler nosso artigo sobre como um software de gestão otimiza o trabalho do time de RH.