Envio de informações ao eSocial: benefícios do sistema de ponto

O Governo Federal criou um novo sistema online chamado eSocial do qual você, provavelmente, já ouviu falar e faz parte. Nessa plataforma online ficam reunidas todas as informações da empresa relacionadas com os dados trabalhistas, previdenciários e fiscais. O principal objetivo da criação desse sistema é simplificar a apuração dessas informações ao Governo Federal tornando o trabalho das agências fiscalizadoras mais fáceis.

Em um panorama mais comum, 60% das informações que devem ser enviadas para o eSocial vêm do DP/RH e as outras dos demais departamentos como o contábil. Quanto maior a sua empresa, mais dados devem ser lançados no eSocial, maior será o trabalho do RH e, consequentemente, maior a chance de erros.

Uma ótima forma de evitar esses erros é utilizando um sistema de ponto na empresa. Assim, na hora de passar as informações ao eSocial, boa parte delas estarão apuradas. Quer saber como isso funciona? Então, continue a leitura!

Como funciona o eSocial?

Para entender sobre como o sistema de ponto pode ajudar, é necessário compreender como o eSocial funciona. Antes, você tinha que reunir as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais para enviar por meio de diversos sites. Agora, as informações previdenciárias e trabalhistas serão todas encaminhadas por meio de apenas um sistema, o eSocial.

O que tem a ver o eSocial com a folha de pagamento?

É bem simples. Antes, o dia de fechar a folha de pagamento se transformava em uma verdadeira confusão por conta dos diversos sites. Agora, é possível reunir todos os dados e colocá-los em um único lugar. Assim, no momento de fechar a folha de pagamento haverá um critério mais rigoroso na hora de conceder benefícios previdenciários, FGTS, abono salarial entre outros. Essa é uma maneira de tentar evitar que os sistemas trabalhista seja burlado por “acertos internos” entre patrão e empregado.

Com isso, as informações são passadas praticamente em tempo real. Assim, os dados sobre admissões, faltas, atestados de saúde, afastamentos, aviso de férias, acidentes de trabalho e outros deverão ser passados por meio do sistema.

Como o sistema de ponto pode otimizar o fechamento da folha de pagamento?

O fechamento da folha de pagamento é uma das tarefas mais importantes da empresa e, por isso, pode demandar um tempo considerável da sua equipe de DP/RH. E como sabemos que tempo é um ativo valioso da empresa, o melhor a fazer é deixar esse processo se tornar mais eficiente. Para isso, a equipe pode usar ferramentas que tornam tudo automatizado.

A Info Kings oferece sistema de ponto personalizável, lhe auxiliando na soma das horas extras de cada empregado.

No IKPonto REP, essa informação já estará pronta para ser lançada no eSocial assim como outras referentes aos direitos trabalhistas dos seus funcionários. A sua empresa passa a ter informações corretas nas mãos e em poucos minutos ocorre o fechamento da folha de pagamento, deixando a equipe livre para outras demandas.

Quer saber mais sobre o sistema de ponto da Info Kings, o IKPonto REP? Então, entre em contato os nossos especialistas e retire as suas dúvidas!

Quais as próximas fases do esocial em 2019

O Governo Federal decidiu criar uma forma de unificar as informações em um único local para facilitar o controle sobre o cumprimento da legislação trabalhista por parte dos empregadores. Por isso, criou o eSocial, um tipo de Sistema Público de Escrituração Digital voltado para a área trabalhista. Nesse local, é possível encontrar informações a respeito do DIRF, CAGED, RAIS e outras.

É também por meio do eSocial que ocorrem várias comunicações importantes para o sistema. Por exemplo, a comunicação de dispensa, a comunicação de acidente de trabalho, o quadro de horário de trabalho, entre outras.
Para que todos os empregadores tenham tempo de se adaptar a esse sistema, assim como os escritórios de contabilidade, Tudo está sendo feito de forma gradual e por fases. Por isso, vamos ver quais são as fases do eSocial que estão programadas para ocorrer em 2019.

Fases do eSocial para 2019

As fases são realizadas de acordo com o tipo da empresa e o faturamento de cada uma. Portanto, veja se a sua se enquadra nas classificações abaixo.

Grupo 1: grandes empresas com faturamento anual maior que R$ 78 milhões

Se você faz parte desse grupo, precisa enviar, a partir de julho de 2019, todas as informações e dados sobre segurança e saúde do trabalhador. Isso quer dizer que precisa enviar os exames que realizou em todos os funcionários da sua empresa e documentação relacionada. Essas empresas já estão na fase 6.

Grupo 2: empresas que faturam menos que R$ 78 milhões dos regimes Lucro Real e Lucro Presumido

Para aqueles que fazem parte desse grupo, entram na fase 3 e vão até a fase 5 do eSocial em 2019. São elas:

• Fase 3: enviar a folha de pagamento a partir de 10 de janeiro de 2019;

• Fase 4: substituir a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de informações à Previdência Social) para realizar o recolhimento das contribuições previdenciárias a partir de abril de 2019;

• Fase 5: substituir a GFIP para realizar o recolhimento do FGTS a partir de janeiro de 2019.

Fique atento, pois em janeiro de 2020 a sua empresa já entra na fase 6 e deve ser enviado todos os dados sobre saúde e segurança do trabalhador.

Grupo 3: empresas do Simples, empregador PF, produtor rural PF, MEI, sindicatos, condomínios, associações e entidades sem fins lucrativos

Para quem faz parte desse grupo, ainda vão entrar no eSocial e isso será feito agora em 2019. Portanto, fiquem atentos:

• Fase 1: cadastrar o empregador e tabelas a partir de 10 de janeiro de 2019;

• Fase 2: cadastrar todos os dados dos trabalhadores e os vínculos deles com a empresa a partir de 10 de abril de 2019;

• Fase 3: a partir do dia 10 de julho, deve enviar a folha de pagamento;

• Fase 4: a partir de outubro, deve-se realizar a substituição da GFIP para que ocorram o recolhimento das contribuições previdenciárias;

• Fase 5: também a partir de outubro deve ocorrer a substituição da GFIP para o recolhimento do FGTS.

Grupo 4: órgãos públicos e organizações internacionais

• Fase 1: deve ser realizado o cadastro dos empregadores a partir de 10 de janeiro de 2019;

• Fase 2: ocorrerá em 2020;

• Fase 3: a partir de 10 de julho de 2019 deve ser enviada a folha de pagamento.

As próximas fases ocorrerão apenas em 2020 e 2021, portanto, para este ano, você deverá se preocupar com as fases 1 e 3.

Para que todos esses dados sejam informados da maneira correta, é preciso que eles estejam devidamente organizados, o que pode ser algo muito difícil em uma empresa, especialmente uma que tenha muitos funcionários e departamentos. Por isso, contar com a tecnologia nesse momento é essencial. Por exemplo, utilizar um controle de ponto com um software onde as informações fiquem registradas ajuda e muito.

Assim, para as próximas fases do eSocial em 2019 você pode fazer uso dessas ferramentas. Quer saber mais sobre elas e como podem ajudá-lo? Então, veja mais informações sobre o nosso Relógio de Ponto e sobre o nosso Software IKPonto REP!

Resumão faseamento do eSocial

Sua empresa fatura até 78 milhões de reais em 2016 e não opta pelo Simples Nacional? Então, ela precisará prestar informações ao eSocial, um novo sistema implantado pelo Governo Federal para facilitar a fiscalização das empresas.

Se a sua empresa faz parte desse grupo, fique atento para a segunda fase do eSocial que começou desde o dia 10 de outubro de 2018 e vai até o dia 9 de janeiro de 2019. Isso quer dizer que: você deve enviar todos os dados da empresa relacionados ao vínculo empregatício dos trabalhadores.

Ficou com dúvida? Veja abaixo uma explicação mais detalhada sobre o assunto e saiba quando a sua empresa precisa enviar essas informações para não ter problemas com o fisco no futuro.

O que é o faseamento do eSocial?

O faseamento quer dizer as fases de implantação do eSocial para as diversas empresas. O nosso país possui milhares de empresas e só no primeiro semestre de 2018, foram abertas mais de 1 milhão. Assim, fica fácil entender que a quantidade de dados que essas empresas precisam oferecer para a fiscalização é enorme.

Por isso, o cadastro de informações das empresas no eSocial está sendo realizado por fases. Há uma divisão quanto a essa implantação e o cronograma vai até 2021. Por exemplo, as grandes empresas, ou seja, aquelas que faturaram mais de 78 milhões em 2016, começaram o cadastro no eSocial em janeiro de 2018.

Esse registro de dados vai até julho de 2019 com a inserção das informações sobre a segurança e saúde do trabalhador. As grandes empresas já passaram pela segunda, terceira e quarta fase e em fevereiro de 2019, iniciam a quinta fase.

A segunda fase, da qual falamos no início deste post está relacionada às empresas que faturaram até 78 milhões de reais em 2016. Até 09 de janeiro, elas precisam inserir na plataforma do eSocial os dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas. Tanto os eventos periódicos como os não periódicos devem ser cadastrados.

Para o empregador pessoa física, optantes pelo simples, produtor rural PF e Entidades sem Fins Lucrativos, essa segunda fase começa no dia 10 de abril e para os órgãos públicos e organizações internacionais, haverá uma resolução específica quanto à data.

Como funciona a fiscalização pelo eSocial?

Como o eSocial ainda é um sistema relativamente novo para muitas empresas, elas ainda estão se adaptando a esse novo modelo. Por isso, muitas delas apresentam dúvidas sobre como funciona o processo de fiscalização e, principalmente, quanto aos prazos de inserção de dados e as possíveis punições caso isso não seja feito.

Os prazos se iniciaram em janeiro de 2018, mas apenas para as empresas que faturaram mais 78 milhões de reais em 2016. Se a sua empresa faturou até 78 milhões de reais em 2016, então o seu prazo começou a valer dia 10 de outubro e segue até o dia 9 de janeiro de 2019.

Isso significa que, você deve acessar o eSocial e fazer o cadastro de todos os eventos periódicos e não periódicos relacionados aos trabalhadores.

Caso a empresa não consiga seguir esse prazo, o que pode acontecer? Ela será punida? A resposta é não, pois os órgãos de fiscalização já foram orientados sobre o assunto. Até a terceira fase da implantação, as empresas não serão punidas caso comprovem que isso aconteceu por ainda estarem se preparando internamente com novos sistemas para essa finalidade.

Por exemplo, digamos que você esteja começando a inserir um relógio de ponto eletrônico. Assim, a empresa poderá, de forma mais fácil, saber a carga horária trabalhada pelo funcionário e também as horas extras para inserir no sistema. Ou então um software que te ajuda a ter maior controle sobre a entrada e saída de funcionários na empresa.

Conhece outros empreendedores que estão confusos quanto ao faseamento do eSocial? Então, compartilhe este post nas suas redes sociais e ajude outras pessoas!

Modelo de advertência

eSocial: Mudanças nos condomínios

Manter-se atualizado sobre a legislação brasileira é de fundamental importância, especialmente se você gerencia um condomínio. Não estar dentro da legalidade pode trazer diversos problemas, especialmente porque a nossa lei não permite alegação de não saber sobre o assunto para se eximir da culpa. Uma das mudanças mais importantes é sobre o sistema do eSocial.

Se você nunca ouviu falar nele, está mais do que na hora de saber como essa ferramenta funciona e como ela pode afetar a forma como você gerencia o condomínio.

Quer saber mais sobre o assunto? Então continue lendo este conteúdo!

O que é o eSocial?

As regras do eSocial começaram a valer desde o 1º dia do ano de 2018. Ele faz parte do projeto Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED) e tem como principal objetivo facilitar o trabalho dos setores fiscais da administração pública. Nele, ficarão reunidas todas as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias de qualquer estabelecimento.

Como o eSocial afeta os condomínios?

Você deve estar se perguntando: o que tudo isso tem a ver com o meu trabalho dentro do condomínio? Se você tem funcionários contratados e o condomínio tem um faturamento superior a R$ 79 milhões anuais, o empreendimento precisa cadastrar todos os dados no eSocial.

Provavelmente, devem existir funcionários para realizar a limpeza, a segurança e outras tarefas que são necessárias dentro de um condomínio como cuidar do jardim, por exemplo. Pois bem, todas as informações sobre pagamentos, férias, 13º salário e outras obrigações trabalhistas que são pagas aos funcionários devem ficar registradas no sistema.

Outra mudança é quando um novo funcionário é contratado. Todo o processo deve ficar registrado no espaço do condomínio dentro do eSocial, assim como as obrigações previdenciárias, entre outras informações relevantes. Acidentes de trabalho, sem dúvida alguma, também precisam ser registrados.

Vejamos abaixo quais são outras mudanças relevantes para os condomínios com a obrigatoriedade do eSocial:

Exames médicos

Os exames médicos dos funcionários tanto na admissão quanto na demissão e em outros momentos como nos casos de acidente, além dos exames periódicos obrigatórios precisam ser registrados. Quem não cumprir essa regra, poderá pagar uma multa que varia de R$ 400 a um pouco mais de R$ 4 mil por cada empregado.

Alteração em cadastro ou contrato

O funcionário mudou de endereço? Houve alguma modificação no contrato de trabalho? Tudo isso precisa ser devidamente registrado no sistema do eSocial. Se você não quer pagar uma multa que pode ser mais de R$ 400 por funcionário, então atualize sempre as informações no sistema.

Acidentes de trabalho

Além de registrar o acidente de trabalho, o condomínio também precisa emitir a CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho) não importando qual é a gravidade do acidente. O documento deve ser produzido em, no máximo, 1 dia útil após o acontecido.

Como evitar problemas com o registro?

Quer ter um melhor controle sobre as informações dos seus funcionários e melhorar a gestão evitando problemas futuros com o fisco? Você pode contratar os nossos serviços de controle de ponto, por exemplo. É uma forma excelente de facilitar o controle das entradas e saídas dos funcionários e melhorando assim o seu trabalho evitando erros.

projeto de acesso

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