Como apurar o cartão de ponto digital

A sua empresa tem mais de 10 empregados? Então, de acordo com a legislação — artigo 74, § 2º da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) — ela precisa manter o registro de entrada e saída dos funcionários, diariamente, por meio da marcação de ponto. Essa marcação pode ser feita de forma manual, eletrônica (a mais recomendada) ou mecânica.

Ter o controle dos horários de entrada e saídas dos funcionários, de maneira manual ou mecânica, aumenta consideravelmente a chance de erros e na hora de fazer as contas, os cálculos não fecharão. Isso traz problemas para o funcionário e, principalmente para a empresa.

Isso ficou ainda mais evidente com a criação do e-Social. Como a fiscalização não consegue chegar em todas as empresas, agora elas podem verificar tudo por esse sistema online.

Por isso, muitas preferem fazer os registro de forma eletrônica e, por isso precisam seguir as exigências feitas na portaria 1510 do MTE (Ministério do Trabalho e do Emprego) ou a portaria 373 do mesmo órgão.

Para quais funcionários esse controle não é necessário?

De acordo com o que diz o artigo 62, nos incisos I e II da CLT, algumas funções estão dispensadas desse controle. Assim, aquele funcionário que possui uma função externa, como visitar clientes, não entra no controle já que seria bem difícil fazê-lo. Outra função que entra nessa lista é o gerência ou líder de departamento.

Quais mudanças o e-Social trouxe?

O e-Social é um projeto do Governo Federal que tem como principal função facilitar o trabalho da fiscalização reunindo todas as informações da empresa em um só local. Esse sistema também simplifica e muito o dia a dia dos contadores.

Usando o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), o e-Social consegue reunir diversas informações sobre os trabalhadores das empresas em um só lugar: CAGED, DIRF, RAIS e GFIP.

Para que a folha de pagamento possa ser fechada, é necessário fazer o cálculo de todas as horas trabalhadas e todas as informações devem ir pro sistema do e-Social. Quantas foram as horas trabalhadas? Houve hora extra? Faltas? Compensação de horários? Tudo deve estar detalhado no relatório que vai direto para o sistema do governo e que fica online.

Quais as principais exigências?

É claro que o empregador não pode colocar os valores e números referentes à jornada do empregado sem que ele tenha visto e assinado antes. Colocar esses dados no sistema sem a autorização do trabalhador é contra lei.

É por isso que existe um documento chamado Espelho de Ponto. Nele, é possível encontrar todas as informações sobre o trabalhador o mês trabalhado. Quer reduzir o trabalho e a chance de erros? Faça esse relatório de forma automática usando o Espelho de Ponto Eletrônico.

Quer deixar a sua equipe mais produtiva? Então, uma excelente opção é utilizar o IKPonto REP, um sistema de ponto 100% personalizável. Você consegue mais economia já que a ferramenta aliada ao software faz praticamente todo o trabalho e ainda garante maior flexibilidade e segurança das suas informações.

Por meio dele você criar o cadastro dos seus funcionários, o menu do espelho de ponto, a tela de abonos individuais ou coletivos e também um relatório completo com um banco de horas.

Quer evitar problemas com o e-Social? Entre em contato conosco e entenda como o nosso ponto eletrônico funciona e quais outras vantagens ele pode oferecer para você!

Tecnologia LFD

Resumão faseamento do eSocial

Sua empresa fatura até 78 milhões de reais em 2016 e não opta pelo Simples Nacional? Então, ela precisará prestar informações ao eSocial, um novo sistema implantado pelo Governo Federal para facilitar a fiscalização das empresas.

Se a sua empresa faz parte desse grupo, fique atento para a segunda fase do eSocial que começou desde o dia 10 de outubro de 2018 e vai até o dia 9 de janeiro de 2019. Isso quer dizer que: você deve enviar todos os dados da empresa relacionados ao vínculo empregatício dos trabalhadores.

Ficou com dúvida? Veja abaixo uma explicação mais detalhada sobre o assunto e saiba quando a sua empresa precisa enviar essas informações para não ter problemas com o fisco no futuro.

O que é o faseamento do eSocial?

O faseamento quer dizer as fases de implantação do eSocial para as diversas empresas. O nosso país possui milhares de empresas e só no primeiro semestre de 2018, foram abertas mais de 1 milhão. Assim, fica fácil entender que a quantidade de dados que essas empresas precisam oferecer para a fiscalização é enorme.

Por isso, o cadastro de informações das empresas no eSocial está sendo realizado por fases. Há uma divisão quanto a essa implantação e o cronograma vai até 2021. Por exemplo, as grandes empresas, ou seja, aquelas que faturaram mais de 78 milhões em 2016, começaram o cadastro no eSocial em janeiro de 2018.

Esse registro de dados vai até julho de 2019 com a inserção das informações sobre a segurança e saúde do trabalhador. As grandes empresas já passaram pela segunda, terceira e quarta fase e em fevereiro de 2019, iniciam a quinta fase.

A segunda fase, da qual falamos no início deste post está relacionada às empresas que faturaram até 78 milhões de reais em 2016. Até 09 de janeiro, elas precisam inserir na plataforma do eSocial os dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas. Tanto os eventos periódicos como os não periódicos devem ser cadastrados.

Para o empregador pessoa física, optantes pelo simples, produtor rural PF e Entidades sem Fins Lucrativos, essa segunda fase começa no dia 10 de abril e para os órgãos públicos e organizações internacionais, haverá uma resolução específica quanto à data.

Como funciona a fiscalização pelo eSocial?

Como o eSocial ainda é um sistema relativamente novo para muitas empresas, elas ainda estão se adaptando a esse novo modelo. Por isso, muitas delas apresentam dúvidas sobre como funciona o processo de fiscalização e, principalmente, quanto aos prazos de inserção de dados e as possíveis punições caso isso não seja feito.

Os prazos se iniciaram em janeiro de 2018, mas apenas para as empresas que faturaram mais 78 milhões de reais em 2016. Se a sua empresa faturou até 78 milhões de reais em 2016, então o seu prazo começou a valer dia 10 de outubro e segue até o dia 9 de janeiro de 2019.

Isso significa que, você deve acessar o eSocial e fazer o cadastro de todos os eventos periódicos e não periódicos relacionados aos trabalhadores.

Caso a empresa não consiga seguir esse prazo, o que pode acontecer? Ela será punida? A resposta é não, pois os órgãos de fiscalização já foram orientados sobre o assunto. Até a terceira fase da implantação, as empresas não serão punidas caso comprovem que isso aconteceu por ainda estarem se preparando internamente com novos sistemas para essa finalidade.

Por exemplo, digamos que você esteja começando a inserir um relógio de ponto eletrônico. Assim, a empresa poderá, de forma mais fácil, saber a carga horária trabalhada pelo funcionário e também as horas extras para inserir no sistema. Ou então um software que te ajuda a ter maior controle sobre a entrada e saída de funcionários na empresa.

Conhece outros empreendedores que estão confusos quanto ao faseamento do eSocial? Então, compartilhe este post nas suas redes sociais e ajude outras pessoas!

Modelo de advertência

Holerite: o que é e como funciona?

Você já ouviu a palavra holerite? Sabe o que ela significa? Estamos falando de um documento também chamado por muitos de contracheque e, acreditamos que, essa palavra você já ouviu. Pois bem, holerite e contracheque são a mesma coisa e ele é importante tanto para a empresa como para o funcionário.

Algumas empresas deixam a cargo do setor ou empresa de contabilidade fazer o contracheque dos funcionários. Porém, em alguns casos, esse documento é feito de maneira interna.

Vamos agora entender melhor do que se trata um holerite, a importância dele para a empresa e empregados e com fazer um!

O que é um holerite?

Também chamado de contracheque, holerite é um documento que comprova o pagamento mensal do funcionário. Apenas por esse motivo é possível compreender porque ele é essencial para todas as partes. Com o holerite em mãos, a empresa pode comprovar que realizou o pagamento do empregado de acordo com o que foi estabelecido em contrato.

É no holerite que estará detalhado o pagamento que foi realizado ou funcionário. Ali estarão descritos os descontos na folha de pagamento, as porcentagens, as deduções e tudo mais.

Ele deve sempre ser anexado à folha de pagamento e deve conter, além dos dados do funcionário e dos valores recebidos, os dados da empresa.

Por que o holerite é um documento importante?

Para o funcionário, esse documento é esclarecedor. Por meio dele fica fácil saber qual o valor do desconto em folha, as porcentagens de participação da empresa, se for o caso, e todos os outros pontos importantes. Por exemplo, no contracheque pode vir detalhado um valor de desconto do plano de saúde da empresa caso você participe.

Além disso, o holerite é uma excelente forma de comprovar renda. Em diversas situações o trabalhador pode precisar disso. Por exemplo, ao pedir um empréstimo, qualquer instituição financeira pede um documento para comprovar a renda. Para a empresa esse documento é fundamental. O contracheque comprova que ela está cumprindo com o que está dentro do contrato de trabalho. Também ajuda consideravelmente o setor financeiro da empresa, pois consegue ajudar no controle das contas.

Como fazer um holerite?

Tanto as informações da empresa quanto do colaborador devem estar no documento. No caso do funcionário, devem constar:

• Nome;
• Endereço;
• Número e série da carteira de trabalho;
• Natureza da função;
• Cargo.

Além dessas informações, no contracheque também devem estar presentes demais informações como desconto do IR (Imposto de Renda), a contribuição sindical, o valor pago ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), a porcentagem oferecida para o vale-alimentação e também do vale-transporte, o convênio médico, entre outras.

Após completar o documento com todas essas informações — normalmente a empresa tem um programa para gerar o holerite — ele deve ser impresso em duas vias: uma fica com a empresa e a outra é entregue ao funcionário. Essa entrega pode ser pessoalmente, dentro da empresa, ou então via correio.

Há também a opção do holerite online. Dependendo da quantidade de funcionários na empresa, essa pode ser uma excelente opção.

Compartilhe este post nas suas redes sociais e ajude outras pessoas que também estão precisando dessa informação tão importante!

Projeto para controle de ponto

5 dicas para analisar um currículo do jeito certo

Escolher as pessoas que farão parte da empresa é uma grande responsabilidade. Colocar alguém em um setor pode tanto aumentar o desempenho de todos, quanto atrasar o trabalho dos colegas e isso tem impacto direto nos números da empresa. Portanto, é muito importante analisar um currículo da maneira certa.

E como seria isso? Bom, existem algumas técnicas que podem ser utilizadas na hora de fazer a análise de um currículo.

Vamos agora listar as principais dicas que o ajudarão a analisar um currículo da melhor maneira possível.

1. Determine quais são as prioridades

Quais são os pontos fundamentais sobre o perfil do novo contratado que atenderão às prioridades da empresa?

Se a contratação é para colocar um funcionário no lugar de outro, pense porque aquele que estava antes foi demitido ou porque ele pediu demissão. É importante identificar esses pontos antes de contratar alguém.

Dentre as características do novo colaborador, quais não podem deixar de existir? Ele precisa ser muito organizado? Ter espírito de trabalho em equipe? Saber falar inglês de maneira fluente? Isso o ajudará a fazer uma boa triagem dos currículos e assim, reduzir o trabalho.

2. Saiba de forma clara o perfil da vaga

De nada adianta procurar se você não sabe o que certo o que deseja encontrar. Portanto, antes de parar para analisar os currículos, saiba exatamente o que deseja para alguém que ocupará a vaga em questão.

Além dos requisitos básicos, pense em pontos mais específicos. Por exemplo, digamos que você esteja contratando um porteiro para o seu condomínio. Pode ser que você deseje alguém que tenha, pelo menos, 3 anos de experiência no cargo, que tenha feito um curso determinado e assim por diante.

3. Não seja precipitado

Faça uma análise cuidadosa antes de escolher, definitivamente, os currículos para a entrevista. Ainda que o candidato tenha as qualificações técnicas e teóricas, uma pesquisa mais criteriosa pode mostrar falhas importantes. Por exemplo, alguém que muda constantemente de emprego ou função dentro da empresa pode apresentar algum problema de comportamento ou mesmo dificuldade em trabalhar com a equipe. Erros de português também contam, isso pode demonstrar que a pessoa não teve tanto cuidado ao enviar o currículo. Esse tipo de situação pode se repetir dentro do trabalho.

4. Confira o salário pretendido

Algumas empresas pedem que, no currículo, o candidato mande a sua pretensão salarial. Essa é uma boa forma de selecionar aqueles candidatos que costumam entregar currículos apenas pela remuneração.

Por exemplo, se a sua empresa está oferecendo um salário acima da média, é bem provável que apareçam diversos currículos e muitos sem a qualificação necessária. E, quando a empresa pede a pretensão salarial é uma maneira de descartar aqueles candidatos que esperam muito mais do que vocês podem pagar.

5. Analise o nível do idioma

Sabemos que, cada vez mais, saber um outro idioma é fundamental, especialmente em alguns casos.

Por exemplo, se a sua empresa já faz negócios com o exterior ou pretende fazer, colocar como pré-requisito saber inglês, ao menos em um nível intermediário é fundamental. Nesse caso, ao analisar um currículo, um diferencial pode ser aquele candidato que fez o curso de idiomas voltado para o ambiente empresarial.

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Conheça o CAGED e qual a função dele

Você já ouviu falar em uma sigla chamada CAGED? A sigla significa Cadastro Geral de Empregados e Desempregados e foi instituído pela LEI 4.923 de 1965. Para sermos ainda mais claros, esse cadastro está relacionado ao fluxo de pessoas que são demitidas e admitidas no mercado e trabalho.

É uma forma que o governo tem para avaliar não só a taxa de desemprego no país, mas também a economia. Afinal de contas, quanto maior o índice de desemprego, menos dinheiro estará circulando no mercado, o que, por sua vez, encarece os produtos.

Mas como o CAGED impacta a sua empresa? Como ele funciona? De que forma a minha empresa pode ajudar a manter os dados atualizados? Responderemos agora a essas e a outras perguntas relacionadas!

O que é o CAGED?

O CAGED é um registro realizado pelo Ministério do Trabalho e Previdência Social. Como já foi dito, ele ajuda a medir a quantidade de contratações e demissões no CLT dentro de um período.

Dentro dessa base de dados, é necessário que se tenha o nome não só dos empregados como também o da empresa. As informações de admissão e demissão também precisam estar incluídas. Todas as empresas que possuem funcionários regidos pelo regime da CLT são obrigadas a cadastrar os dados dessa movimentação no CAGED.

Quais os tipos de registro?

Para realizar o registro desses dados, você deve fazer isso por meio do CAGED diário ou mensal.

No diário, você deve registrar as datas em que foram realizadas a demissão e a admissão dos funcionários. Qualquer alteração no quadro deve ser informada até o sétimo dia do mês contados a partir da ocorrência. No momento da admissão, o empregador deve analisar se o indivíduo está recebendo ou não o seguro desemprego.

Já o CAGED mensal reúne todas as movimentações realizadas dentro de um mês no quadro de funcionários.

Todas essas informações devem ser transmitidas de forma eletrônica por meio do site ou do aplicativo da instituição.

Quais colaboradores precisam ser declarados?

Na hora de enviar os dados ao CAGED, é preciso declarar não só as pessoas físicas contratadas em regime celetista, mas também as pessoas jurídicas. Não importa se a contratação foi feita por prazo determinado ou não, a declaração precisa ser feita. Trabalhadores rurais e jovens aprendizes também entram nessa lista.

Muitos são os trabalhadores que não precisam ser declarados, por exemplo, servidor público, empregado doméstico, estagiários, trabalhador autônomo, pessoas contratadas por período determinado em caráter excepcional, entre outras.

Quais são os prazos para a entrega do CAGED?

O prazo de entrega depende muito da situação do empregado. Por exemplo, se ele ainda está recebendo seguro desemprego ou já tenha feito o requerimento, o CAGED deve ser enviado no momento da admissão (esse é o CAGED Diário).

Caso o empregado não tenha dado a entrada no seguro desemprego ou não esteja recebendo, o prazo é de até 7 dias do mês subsequente após a movimentação.

Caso a empresa não faça o CAGED, o que acontece?

Como informado aqui, o envio do CAGED é obrigatório e, portanto, quando não é realizado, gera multa para a empresa. O valor é de ? do salário mínimo da cidade, mas o valor total também varia de acordo com o tempo de atraso e a quantidade de dados que não foram informados.

Agora que você já sabe o que é o CAGED e a importância que ele tem, não deixe para enviar as informações de última hora. Evite custos desnecessários para sua empresa.

Projeto para controle de ponto

Veja também o que fazer quando um funcionário chegar atrasado ao ambiente de trabalho e como evitar maiores problemas nesse caso!

Como resolver problemas com turnover

Você tem uma empresa na qual muitos funcionários são admitidos e demitidos rapidamente. A rotatividade de empregados é muito grande. Isso também é chamado de turnover e costuma trazer muitos prejuízos para a empresa.

É claro que, quanto o colaborador não é bem o que o seu negócio precisa, a saída dele abre vaga para alguém que esteja mais de acordo com as suas necessidades. Porém, perder um bom funcionário pode ser bem ruim.

Vamos ver agora o que é turnover de forma mais aprofundada e como resolver esse problema da melhor forma possível.

O que é turnover?

O turnover não é apenas admissão e demissão de funcionários. Falamos em turnover quando isso acontece de forma frequente, ou seja, há a contratação e o desligamento de empregados de maneira sucessiva.

Isso pode acontecer por diversos motivos. Os mais comuns são baixa remuneração, insatisfação no ambiente de trabalho, não há oportunidade de crescimento, clima organizacional ruim, entre outros. O problema também pode vir da base, ou seja, do momento da contratação. Pode ocorrer, por exemplo, um erro de comunicação com o RH e o recrutamento e seleção não utilizou os critérios mais adequados.

O grande problema gerado pelo turnover e o aumento de custos que isso tem para a empresa. Contratar uma pessoa que não se encaixa no perfil da vaga pode atrasar o trabalho de uma equipe inteira, gerando prejuízos. Além disso, você terá mais custos com processos de treinamento de funcionários, recrutamento e seleção.

Como saber se o turnover da minha empresa está alto?

Existe um parâmetro que as empresas devem seguir para saber se estão com o problema de turnover ou não. Saber esse valor é essencial para entender um pouco mais sobre o desempenho do negócio. O cálculo é realizado da seguinte maneira:

Turnover em % = funcionários que saíram da empresa/total de funcionários no mesmo período x 100

Vamos para a parte prática e mostrar um exemplo. Digamos que em um determinado ano, uma empresa contava com 200 funcionários e houveram 30 desligamentos. Aplicando a fórmula teremos o índice de turnover em 15%. O ideal é que o percentual não ultrapasse 5%, porém, essa taxa pode variar de um nicho para outro.

Como resolver o problema de turnover?

Comece pelo RH

Antes de iniciar um recrutamento e seleção de novos funcionários, verifique se o RH ou a terceirizada responsável recebeu as informações corretas. Um erro nesse processo pode colocar tudo a perder e aumentar as taxas de turnover.

Ofereça jornada de trabalho flexível

É cada vez mais comum ver empresas que não “prendem” o funcionário 40 horas por semana dentro de um escritório. Ele recebe uma meta e tem total liberdade para cumpri-la dentro do tempo estipulado. Muitas vezes, eles cumprem antes do combinado para ter dias livres depois. Esse tipo de trabalho também consegue chamar a atenção de grandes talentos.

Crie uma política de benefícios

Oferecer uma remuneração adequada para os colaboradores é um dos passos para reduzir o turnover. Além disso, eles precisam se sentir valorizados e motivados constantemente. Ofereça benefícios inovadores e pense que muitos deles podem ser excelentes para a sua empresa.

Por exemplo, firmar uma parceria com uma boa academia e oferecer descontos para os funcionários é uma forma de investir na saúde deles e evitar faltas por motivo de doença. Então, os benefícios não são apenas para eles, mas também para o seu negócio.

 

 

Tolerância de atraso no trabalho, como fazer?

Vez ou outra, o funcionário pode chegar atrasado na empresa por diversos motivos: acidentes de trânsito que deixa o tráfego mais lento, carro quebrado, problemas de saúde, levar os filhos na escola, enfim, muitos podem ser os motivos. A questão é: o empregador pode aplicar uma penalidade por atraso no trabalho em qualquer caso?

É muito importante que os empregadores tenham pleno conhecimento sobre esse assunto. Afinal de contas, uma penalidade excessiva como a demissão pode levar a um processo judicial. Para evitar esse tipo de problema, vamos agora explicar um pouco mais sobre esse assunto.

Há tolerância de atraso no trabalho?

Sim, afinal de contas, imprevistos podem acontecer com qualquer pessoa e, portanto, a legislação assegurou que todos os trabalhadores tenham um limite de atraso no trabalho.

De acordo com o artigo 58 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), § 1º, há um limite de 5 minutos para mais ou para menos e de 10 minutos diários. Vamos explicar melhor.

Digamos que o horário para o funcionário chegar seja às 08:00, mas ele atrasou e chegou às 08:07. Caso não haja mais atrasos durante o dia, ele não poderá ser penalizado ou ter qualquer valor descontado na remuneração. Por mais que ele tenha ultrapassado os 5 minutos do horário da chegada, não ultrapassou os 10 minutos diários de tolerância. Esses limites que a lei estabelece não podem ser usados nem como jornada extraordinária nem para descontos na folha. Lembrando que é importante que ocorra a marcação de ponto, pois o registro servirá como prova para a empresa caso o funcionário alegar que fez hora extra e não recebeu.

O limite de 10 minutos por dia podem ocorrer diariamente?

Infelizmente sim. Não há embasamento legal que impeça o funcionário de agir dessa forma, porém, um dos requisitos que a empresa podem impor é a pontualidade.

É claro que muitos funcionários podem se aproveitar desse limite para atrasar 10 minutos todos os dias. Se pensarmos em uma empresa com 10 funcionários atrasando de segunda a sexta 10 minutos por dia, ao final de um mês seriam 200 minutos e em 1 ano seriam 2.400 ou 40 horas sem a empresa gerando uma produtividade máxima. É o mesmo que passar uma semana inteira sem funcionar.

Porém, a empresa pode deixar claro, desde o momento da contratação, que esse tipo de comportamento não é tolerável e que é importante seguir os horários corretamente.

Uma outra solução, seria utilizar os relatórios que um sistema de ponto possa gerar, desta forma irá conseguir visualizar todas as irregularidades.

O empregado pode ser mandado de volta para a residência em caso de atraso?

Em algumas situações, o empregador pode querer aplicar uma punição ao funcionário que se atrase por 15 minutos ou mais para retornar ao trabalho. Nesse caso, muitos o mandam de volta para casa e o funcionário acabaria tendo as horas não trabalhadas descontadas em folha. Porém, pela lei, isso não é permitido.

Em situações como essa, o trabalhador pode processar a empresa, que será obrigada a pagar as horas não trabalhadas e ainda danos morais.

Para evitar esse tipo de situação e ter todos os horários de entrada e saída dos empregados devidamente registrados e organizados a melhor opção é utilizar a tecnologia. A InfoKings possui um software de ponto, o IKPonto REP que é ideal para controlar este tipo de situação.

Quer saber um pouco mais sobre o nosso produto e como ele pode ajudar a sua empresa? Então, entre em contato conosco!

Projeto para controle de ponto

Principais obrigações e rotinas de departamento pessoal e RH

Muita gente acha que o Departamento de Pessoal e o RH são a mesma coisa, mas a verdade é que eles cumprem papéis diferentes dentro da empresa. Por exemplo, as responsabilidades do RH estão mais voltadas para as habilidades dos funcionários. Já o Departamento de Pessoal ou DP lida diretamente com as questões burocráticas, especialmente, com as leis trabalhistas.

Dessa forma, o DP é o responsável por garantir que todos os direitos trabalhistas dos funcionários sejam devidamente cumpridos. Sendo assim, são pessoas que precisam ter amplos conhecimentos sobre a legislação do trabalhador e devem se manter atualizadas a todo momento.

Vamos conhecer agora um pouco da rotina de cada um desses setores da empresa e as responsabilidades que eles devem cumprir.

Responsabilidades do RH

Recrutamento e seleção

Quando a empresa está precisando de novos membros, o RH é o responsável por conseguir esse novo capital humano. Ele deve montar o processo de recrutamento que pode ser feito de maneira interna ou por meio de uma terceirizada e, logo em seguida, selecionar a pessoa ou as pessoas que possuem as habilidades desejadas pela empresa.

O Rh também deve saber reconhecer as habilidades de cada uma das pessoas que trabalham na empresa. Por exemplo, ele deve saber identificar quando uma habilidade está sendo desperdiçada em um setor e que poderia ser melhor aproveitada em outro. Assim, esse setor está relacionado à produtividade dos trabalhadores e, consequentemente, da empresa.

Responsabilidades do DP

Controla as férias

É o DP que tem como tarefa controlar as férias dos funcionários. Isso requer um raciocínio logístico, pois é importante que as férias de muitos empregados não coincidam, prejudicando a produtividade da empresa. Assim, esse período de descanso, tão aguardado por todos os funcionários deve também estar de acordo com as necessidades da empresa.

Realiza as demissões

Se um funcionário deseja se desligar da empresa, ele deve procurar o DP para essa finalidade. O setor, por sua vez, dará uma lista ao funcionário dos documentos que são necessários para isso. Também pode ser necessário que o departamento pessoal entre em contato com o sindicato da categoria para requerer documentos e também sinalizar sobre a demissão.

Fazem o controle de horas

Essa pode ser uma das tarefas mais trabalhosas para o DP, especialmente se estamos falando de uma empresa com uma grande quantidade de funcionários.

Estamos falando de controlar os horários da entrada e saída, tanto para o trabalho quanto para o horário de almoço. Entra aqui também o controle das horas extras e do banco de horas. Se esses dados não estiverem muito bem organizados, fica muito fácil se perder e os problemas podem ser muitos, especialmente os judiciais.

Para ajudar o DP nessa tarefa tão importante, a empresa pode conseguir uma solução rápida e eficaz instalando o controle de ponto ou ainda o relógio de ponto. Além disso, em algumas empresas, o Ministério do Trabalho e Emprego obriga o uso do relógio de ponto e o mesmo deve também ser autorizado pelo INMETRO (Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia).

Saiba mais sobre o relógio de ponto e todas as facilidades que ele pode oferecer para o DP e toda a empresa!

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Problemas comuns do relógio de ponto eletrônico

Todas as empresas que possuam mais de 10 funcionários devem fazer uso do relógio de ponto eletrônico. É isso que diz a nossa legislação. Essa é uma ótima maneira de aumentar a segurança do local e ter mais controle sobre os horários de trabalho dos funcionários, mas há também alguns desafios.

Não podemos ter o controle sobre tudo, especialmente quando surgem alguns imprevistos. E, como estamos falando de um equipamento que é controlado pelas mãos humanas, isso não seria diferente. O ponto eletrônico também pode apresentar problemas e você deve estar ciente de como corrigi-los.

Veja abaixo quais são os principais e o que fazer nesses momentos:

Falta de energia

A rede elétrica da sua cidade pode falhar em diversos momentos: uma forte chuva, raios, um cabo que se partiu, manutenção, entre outros motivos. Como o relógio de ponto eletrônico é movido à energia, ele não irá funcionar enquanto a energia não for restabelecida. Assim, ele ficará interrompido durante esse período.

E como evitar que alguém fique sem marcar o horário? É simples: o jeito é fazer à moda antiga, ou seja, manualmente ou usar um registro de ponto mecânico. Quando a energia retornar, essas informações podem ser passadas para o software.

Lembre-se: essas informações manuais devem ficar guardadas e, se possível, digitalizadas também para que a tinta não apague do papel com o passar do tempo.

Ajuste de horários

Fique sempre de olho quando for necessário fazer um ajuste nos horários do ponto eletrônico. Um momento do ano que muita gente costuma atrapalhar é durante o horário de verão. Um deslize nesse ponto e muitos problemas com a contagem de horas trabalhadas dos funcionários podem acontecer.

O ideal é optar por um relógio de ponto eletrônico que consiga fazer essa alteração de maneira automática, evitando maiores transtornos.

Falta de papel

O marcador de ponto eletrônico precisa emitir o comprovante para o funcionário. É esse papel que oferece a garantia para o trabalhador das horas laboradas, caso seja questionado ou perceba que a contagem foi feita de forma incorreta. Nesse comprovante, estão informações como os horários de entrada e saída, os intervalos e também as horas extras que foram feitas em um determinado período.

Com a falta de papel, esse ticket não é gerado para o funcionário. Caso isso aconteça, o pessoal responsável deve ser avisado para que ocorra a reposição do material o quanto antes. Durante a entrada e a saída dos funcionários, é interessante que esse responsável esteja por perto com o papel em mãos para fazer a substituição o mais rápido possível.

Lembre-se: não pode ser qualquer tipo de papel e sim um específico. De acordo com a legislação trabalhista, o empregado tem até 5 anos para recorrer sobre qualquer problema trabalhista. Portanto, esse papel e suas informações devem durar por, pelo menos, 5 anos.

Leitor biométrico

Esse é também um dos problemas que mais acontecem nos locais onde há um relógio de ponto eletrônico. Problemas no leitor biométrico podem atrasar a entrada de diversos funcionários na empresa, portanto esse tipo de situação deve ser evitado o máximo possível.

Para que isso não aconteça, mantenha o software sempre atualizado e faça manutenções no seu equipamento nas datas corretas.

Vale a pena para as pequenas empresas a utilização do sistema de controle de ponto? Descubra agora mesmo!

Manutenção Preventiva

Saiba como apresentar um sistema de DP ao seu gestor

Para uma empresa crescer e se expandir no mercado, ela precisa passar por constantes melhorias. Isso significa que mudanças devem ser feitas e nem todo mundo se sente confortável com isso. Esse é o sentimento que, muitas vezes, o gestor da empresa na qual você trabalha pode ter. Ao apresentar um sistema de DP que oferece diversas melhorias, é preciso convencê-lo de que aquele investimento realmente dará o retorno esperado ou até melhor que isso.

É preciso, em primeiro lugar, mostrar que o setor de DP da empresa realiza muitos processos e é essencial para o bom funcionamento desta. Em segundo lugar, deve-se mostrar como esse software conseguirá aperfeiçoar o trabalho no setor e que, em consequência, toda a empresa será beneficiada, especialmente de forma financeira.

Para convencê-lo, você precisa usar argumentos confiáveis e para ajudá-lo nisso, listamos abaixo alguns que poderão ser usados por você e sua equipe!

Levante dados financeiros

Já que uma das maiores preocupações do gestor é com a despesa que o novo sistema de DP pode trazer, o primeiro passo é avaliar qual é o real impacto disso para as finanças do negócio. Então, você deve ir ao setor financeiro buscar alguns dados.

Se você não souber como fazer a análise, é possível pedir para o próprio responsável pelo setor fazer isso e dizer se a contratação da ferramenta é ou não viável. Com essa informação nas mãos, você pode vencer as objeções do gestor quanto ao capital de investimento.

Saiba sobre o produto

Nesse momento você está tentando fechar uma venda. Por mais que não seja exatamente dessa forma, será necessário usar seu poder de convencimento. Então, você deve saber tudo sobre o software e encontrar essas informações é bem fácil.

No próprio site da empresa que fornece a ferramenta é possível encontrar uma série de informações. Pode também entrar em contato com a empresa por meio de um telefone ou mesmo redes sociais para sanar as maiores dúvidas. Assim, você terá todas as respostas para as perguntas do seu gestor.

Detalhe os benefícios

O benefício é um dos argumentos de maior destaque e que, por isso, precisa ser bem detalhado. Afinal de contas, se compramos uma roupa é porque vemos o benefício da qualidade, do atendimento e de que formas aquela peça nos servirá em determinados momentos.

Portanto, mostre que um sistema de DP ajudará a reduzir os erros com os cálculos de custos das horas extras dos funcionários, será mais fácil fazer atualização de cadastro de funcionários por meio de um sistema único e assim, estar em dias com a fiscalização trabalhista. Além desses bons motivos, fale de outros como uma gestão de pessoas mais eficiente.

Pesquise a melhor opção para a empresa

O sistema de DP deve ser compatível com as necessidades da empresa na qual você trabalha. Ele pode ter mil e uma funções, mas se elas não foram adequadas para o negócio, certamente o gestor negará o seu pedido, pois não verá valor nesse investimento.

Portanto, indicamos o software IKPonto REP que é capaz de se adaptar às demandas do negócio no qual atua. Entre em contato e mostre ao seu gestor como cada benefício da ferramenta pode, de fato, aumentar a produtividade, reduzir os custos e aumentar os lucros.

Software de ponto