Entenda como funciona o controle de ronda passo a passo

A segurança é essencial para qualquer estabelecimento. Não apenas para guardar os bens materiais que estão ali dentro, mas para evitar, principalmente, que os funcionários se sintam inseguros sabendo que qualquer pessoa pode acessar o prédio. Para isso, o controle de ronda, uma atividade já antiga, vem se modernizando a cada dia, aumentando a segurança do ambiente.

Atualmente, o controle de ronda pode ser feito por meio de um software aliado a um bastão viggia. Ele, por sua vez, emite relatórios para gerir melhor esse processo.

Por que utilizar um controle de ronda?

Normalmente, indústrias e outras empresas de médio e grande porte possuem uma equipe de seguranças que são responsáveis por manter o estabelecimento protegido dia e noite. Mas como se certificar de que realmente os funcionários estão realizando as rondas que foram estabelecidas?

Esse é um ótimo motivo para usar o controle de ronda, especialmente no turno da noite, quando há apenas a equipe de segurança e você deseja se certificar de que tudo está correndo bem. Além desse benefício, podemos mencionar outros como a prevenção de furtos e a segurança dos equipamentos utilizados, que estão livres de fraudes.

Além de empresas, esse tipo de tecnologia é perfeita para condomínios. Certamente, os moradores se sentirão muito mais seguros, aumentando assim o valor dos serviços que são oferecidos pelo local. Essa sensação de tranquilidade é muito importante, especialmente, quando falamos de grandes cidades como capitais.

Como funciona?

Agora que você já conhece todos os benefícios que essa tecnologia pode oferecer, veja abaixo um passo a passo mostrando como o sistema de ronda funciona;

Passo 1: configurar os iButtons

O iButton é um botão inteligente no qual um código fica armazenado e que deve ser espalhado por diversos ambientes da empresa. Por exemplo, um pode ser colocado na entrada, outro no local onde fica o cofre, podem ser colocados também em todas as saídas e entradas do ambiente. Dessa forma, os iButtons conseguem se adaptar às necessidades da sua empresa, basta configurá-los.

Os vigilantes também precisam ser registrados no software. Assim, você terá o total controle de quem está realizando a ronda naquele dia e emitindo os relatórios. No software, também devem ser configurados os dias e horários das rondas.

Passo 2: instalar os iButtons

Agora que os iButtons já estão devidamente configurados, chegou o momento de realizar a instalação. Eles podem ser colocados tanto em áreas externas quanto internas, sendo bastante resistentes às intempéries do tempo como chuvas, vento, luz do sol, poeira e outros.

Passo 3: entregar o bastão de ronda ao vigilante

O bastão serve para fazer a leitura do iButton e para coletar os dados daquele ambiente. O segurança deve passar em cada ambiente onde os botões estão instalados para se certificar de que tudo está correndo bem.

Passo 4: verificar

Ao final do turno, você pode acessar o iButton mestre para ter a certeza de que as rondas foram realizadas pelos seguranças da forma que foi estabelecida. Não é preciso nem mesmo carregar o equipamento até a central.

Passo 5: descarregar

Conecte o bastão, via cabo USB, no computador no qual o software está instalado. Dessa forma, os dados ficam armazenados na máquina e assim, é possível fazer maiores análises e de longo prazo. Além disso, os relatórios gerados também ajudam a organizar os seguranças que fizeram a ronda durante um determinado período.

A Info Kings oferece estas ferramentas de forma completa e que forneça todo o serviço sem maiores complicações.

Deixe o ambiente mais seguro utilizando o controle de ronda. Ficou com alguma dúvida? Então, entre em contato conosco!

eSocial: Mudanças nos condomínios

Manter-se atualizado sobre a legislação brasileira é de fundamental importância, especialmente se você gerencia um condomínio. Não estar dentro da legalidade pode trazer diversos problemas, especialmente porque a nossa lei não permite alegação de não saber sobre o assunto para se eximir da culpa. Uma das mudanças mais importantes é sobre o sistema do eSocial.

Se você nunca ouviu falar nele, está mais do que na hora de saber como essa ferramenta funciona e como ela pode afetar a forma como você gerencia o condomínio.

Quer saber mais sobre o assunto? Então continue lendo este conteúdo!

O que é o eSocial?

As regras do eSocial começaram a valer desde o 1º dia do ano de 2018. Ele faz parte do projeto Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED) e tem como principal objetivo facilitar o trabalho dos setores fiscais da administração pública. Nele, ficarão reunidas todas as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias de qualquer estabelecimento.

Como o eSocial afeta os condomínios?

Você deve estar se perguntando: o que tudo isso tem a ver com o meu trabalho dentro do condomínio? Se você tem funcionários contratados e o condomínio tem um faturamento superior a R$ 79 milhões anuais, o empreendimento precisa cadastrar todos os dados no eSocial.

Provavelmente, devem existir funcionários para realizar a limpeza, a segurança e outras tarefas que são necessárias dentro de um condomínio como cuidar do jardim, por exemplo. Pois bem, todas as informações sobre pagamentos, férias, 13º salário e outras obrigações trabalhistas que são pagas aos funcionários devem ficar registradas no sistema.

Outra mudança é quando um novo funcionário é contratado. Todo o processo deve ficar registrado no espaço do condomínio dentro do eSocial, assim como as obrigações previdenciárias, entre outras informações relevantes. Acidentes de trabalho, sem dúvida alguma, também precisam ser registrados.

Vejamos abaixo quais são outras mudanças relevantes para os condomínios com a obrigatoriedade do eSocial:

Exames médicos

Os exames médicos dos funcionários tanto na admissão quanto na demissão e em outros momentos como nos casos de acidente, além dos exames periódicos obrigatórios precisam ser registrados. Quem não cumprir essa regra, poderá pagar uma multa que varia de R$ 400 a um pouco mais de R$ 4 mil por cada empregado.

Alteração em cadastro ou contrato

O funcionário mudou de endereço? Houve alguma modificação no contrato de trabalho? Tudo isso precisa ser devidamente registrado no sistema do eSocial. Se você não quer pagar uma multa que pode ser mais de R$ 400 por funcionário, então atualize sempre as informações no sistema.

Acidentes de trabalho

Além de registrar o acidente de trabalho, o condomínio também precisa emitir a CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho) não importando qual é a gravidade do acidente. O documento deve ser produzido em, no máximo, 1 dia útil após o acontecido.

Como evitar problemas com o registro?

Quer ter um melhor controle sobre as informações dos seus funcionários e melhorar a gestão evitando problemas futuros com o fisco? Você pode contratar os nossos serviços de controle de ponto, por exemplo. É uma forma excelente de facilitar o controle das entradas e saídas dos funcionários e melhorando assim o seu trabalho evitando erros.

projeto de acesso

Quer ficar bem informado sobre as mudanças que podem afetar o seu condomínio como as do eSocial? Então, assine a nossa newsletter!

Contratação de funcionários: qual a documentação necessária?

Para que uma empresa realize a contratação de funcionários é necessário que seu gestor esteja atento às normas legais e saiba de todas as obrigações que poderão nascer em uma relação de trabalho.

Por isso, é fundamental estar atento ao que é necessário para que a contratação se concretize. Ou seja, a documentação necessária que a empresa e o contratado precisam ter no ato da contratação.

Confira a seguir quais são os documentos necessários para a contração de funcionários e fique por dentro das nossas dicas!

Documentos de responsabilidade do contratado

O funcionário contratado deverá no ato da sua contratação apresentar os seguintes documentos:

  • Carteira de trabalho e Previdência Social (CTPS);

  • Carteira de identidade;

  • Cartão de identificação do contribuinte no Cadastro de Pessoa Física (CPF);

  • Título de Eleitor com os comprovantes de votação nas 3 últimas eleições;

  • Cartão de inscrição no PIS;

  • Certificado de Reservista, se menor de 45 anos (homens);

  • Cópia do comprovante de residência;

  • Cópia da certidão de casamento, se for o caso;

  • Foto 3X4;

  • Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;

  • Declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte;

  • Atestado médico admissional.

Vale salientar que, se o contratado for casado, será imprescindível que ele apresente sua certidão de casamento e a certidão de nascimento do seu companheiro ou companheira. Se o contratado tiver filhos, ele deverá apresentar também a certidão de nascimento dos filhos, o comprovante escolar de filhos maiores de 7 anos e menores de 14 e ainda o cartão de vacinação dos filhos até 7 anos.

Caso o contrato seja de estágio, o aluno deverá apresentar os também alguns documentos para que seja confeccionado seu Termo de Compromisso de Estágio (TCE).

Se for aluno de curso superior ele deverá apresentar a seguinte documentação:

  • Comprovante semestral com data atual, carimbado e assinado pela instituição de ensino;

  • Cópia do RG;

  • Cópia do CPF.

Se o contrato celebrado for para aluno de ensino médio ou técnico ele deverá ter em mãos os seguintes documentos:

  • Atestado de frequência com data atual, carimbado e assinado pela instituição de ensino;

  • Cópia do RG;

  • Cópia do CPF.

Documentação de responsabilidade da empresa contratante

Bem como o contratado, a empresa contratante também deverá estar munida de seus documentos para realizar a contratação de funcionários.

Veja a seguir os documentos que são imprescindíveis por parte da empresa:

  • Livro ou ficha de registro de empregado;

  • Contrato individual de trabalho;

  • Ficha de salário-família.

Depois de reunida toda a documentação citada, o empregador deverá anotar na CTPS do funcionário contratado a data da admissão, a remuneração e as condições de trabalho, devolvendo em 48 horas a CTPS anotada para o empregado.

Vale destacar que, caso o funcionário contratado não tenha cadastro no PIS, caberá à empresa realizá-lo. É necessário também incluir a admissão do novo funcionário no cadastro de empregados e desempregados (CAGED).

Documentação no caso de estagiários

Caso o contrato seja de estágio, o termo de compromisso de estágio será realizado entre a empresa, o estudante e pela instituição de ensino. Uma vez gerado o documento, deverá ser levado o TCE à escola pelo próprio estagiário. A instituição de ensino ficará com uma destas vias e devolverá outras duas assinadas pela escola, dessas, uma será da empresa e a outra é do estagiário.

Por fim, é crucial alertar que todo o procedimento de contratação de funcionário e estagiários poderá ser realizado pelo setor de Recursos Humanos (RH) da empresa contratante, setor este que deverá estar preparado para fazer a seleção dos candidatos e conduzir os processos de contratações de acordo com a legislação pertinente.

Agora que você já sabe qual a documentação necessária para o contratante e contratado, deixe o seu comentário no post com suas dúvidas e experiências, ajude a enriquecer o nosso post!

 

Ponto Biométrico: por que utilizar no controle dos funcionários?

Fazer o controle de horário dos funcionários de sua empresa é importante, não só com relação à hora de entrada, de saída e de intervalo, mas também para o controle das horas extras. Por isso, confira agora como é essencial ter o controle biométrico para o fim de controle de horários de entrada e saída de funcionários na sua empresa!

Como funciona o ponto biométrico?

O ponto biométrico é um relógio de ponto que serve para contabilizar os horários dos funcionários e oferecer segurança para a empresa, já que utiliza uma característica exclusiva de cada pessoa, como a digital do dedo ou da mão toda, a voz ou a íris dos olhos. A impressão digital, no entanto, é o método mais comum, mais acessível e extremamente eficaz para a identificação.

O ponto biométrico é instalado na empresa e é feito o registro das digitais das pessoas que terão acesso aos locais. O registro conta também com o nome do utilizador, permitindo que o funcionário seja identificado pelo nome cada vez que utilizar o ponto.

Quais as vantagens oferecidas pela utilização do ponto biométrico?

  • Confiabilidade: por se tratar de um controle biométrico — ou seja, que depende da digital de cada funcionário, uma característica física que é exclusiva de cada um —, as chances de fraudes e burlas chegam a ser praticamente nulas, isto é, trata-se de um método 100% confiável!

  • Custo/benefício: por se tratar de um método extremamente eficaz e confiável de segurança, vale muito a pena investir na utilização de pontos biométricos na sua empresa. Além disso, o preço é bem justo, tendo-se tornado acessível tantoaté para as micro/pequenas empresas, podendo ser utilizado tanto em portas como em cancelas e catracas.

  • Facilidade para a empresa: o aparelho tem uso extremamente simples e é de fácil instalação, não necessitando estar conectado a computadores, por exemplo. As marcações de ponto podem ser controladas por meio de arquivos de texto que são configurados pelo usuário através de um software muito prático que permite a coleta de informações a partir do próprio aparelho, impresso ou a partir de um pendrive utilizando a entrada USB.

  • Cumprimento das leis trabalhistas: hoje em dia, é obrigatório por lei que as empresas utilizem pontos eletrônicos para controlar entradas, saídas, intervalos e horas extras de seus funcionários. Uma solução que oferece muita rapidez, confiança e praticidade para as empresas!

  • Diminuição de custos: se a sua empresa optar por crachás com códigos de barra, por exemplo, de tempos em tempos terá de arcar com os custos de produção de crachás ou cartões magnéticos, que, dependendo da quantidade de funcionários, podem ser altos. Além disso, existem os casos de perda e extravio de crachás e cartões magnéticos, que podem ser perfeitamente evitados com a utilização do ponto biométrico.

  • Integração: é possível integrar o ponto biométrico com outros sistemas da empresa para ter melhor controle sobre entrada e saída de funcionários, controle de faltas, bem como o cálculo de suas horas extras, por exemplo. Se o ponto estiver integrado com o sistema utilizado no RH da empresa e ao setor contábil, por exemplo, torna-se muito mais fácil para ambos fazerem o cálculo de horas dos funcionários, emitir as folhas de pagamento, tornando praticamente nulas as possibilidades de erro humano.

Conheça o Relógio de Ponto Biométrico mais rápido, eficiente e a prova de fraudes!

Como escolher o software de gerenciamento de folha de pagamentos?

Admissão, afastamento, férias, horas extras, adicional noturno, rescisões… Realmente, não é fácil calcular a folha de pagamentos ao final do mês. Por isso, o software de gerenciamento de folha de pagamentos é tão importante para melhorar e agilizar a rotina do departamento de RH.

Existem diversas opções de sistemas e softwares no mercado, mas você sabe como escolher o software adequado para a sua empresa? Não? Então acompanhe nossas dicas sobre como escolher e implantar um sistema que melhor se encaixe na realidade do seu negócio!

Qual é a importância do software de gerenciamento de folha de pagamentos?

O foco desse artigo é explicar como você pode adotar um software de gerenciamento da folha de pagamentos. Mas, antes disso, precisamos definir porque essa alternativa é interessante. Sendo assim, existem dois motivos principais que podemos citar.

Demanda

Conforme sua empresa cresce e aumenta de tamanho, fechar as folhas de pagamento se torna uma tarefa cada vez mais pesada. Isso te deixa com duas alternativas: contratar mais funcionários para realizar a tarefa ou buscar práticas de automação do processo.

Qualquer uma delas é aceitável, mas os custos envolvidos são bem diferentes. Afinal, um software não recebe salário. Portanto, usar a tecnologia é uma forma de reduzir custos em RH.

Além disso, a solução automatizada é escalável: ela consegue dar conta de um quadro de funcionários com 10, 100 ou 1000 colaboradores. Enquanto isso, a equipe de RH precisa aumentar na mesma proporção que evolui o quadro de funcionários — para manter o ritmo de trabalho no fechamento das folhas de pagamento.

Complexidade

As próprias folhas de pagamento estão cada vez mais complexas, já que existem diversas leis trabalhistas que precisam ser respeitadas e consideradas. Para completar, muitas empresas possuem políticas e sistemas de benefícios próprios, criando mais margem para falhas operacionais.

Com esse nível de complexidade, a chance de erros humanos no fechamento da folha de pagamento é muito alta. Tais questões podem acarretar problemas jurídicos e prejudicar a relação com os colaboradores. Dessa forma, usar uma alternativa informatizada é uma maneira de evitar riscos.

Como escolher o software adequado?

Existem quatro fatores principais que devem ser considerados, na escolha do software para gestão da folha de pagamento. Veja:

Considere o tamanho da sua empresa

Empresas de grande porte costumam usar os sistemas de ERP (Enterprise Resources Planning) — softwares modulares que integram todas as atividades da instituição. Existem módulos para RH e, também, para produção, logística, vendas, compras, estoque entre outros.

Como você pode imaginar, apesar das vantagens do ERP, ele nem sempre é a melhor opção. No caso de pequenas e médias empresas, adotar essa tecnologia pode ser um desperdício, já que apresenta um alto custo de implantação. Além disso, essas empresas possivelmente não vão aproveitar todos os seus recursos.

Nesses casos, a adoção de um software específico para o setor de RH seria uma alternativa mais adequada. Por isso, comece avaliando qual é o tamanho do seu negócio e busque sempre soluções especializadas para atingir excelência.

Analise os recursos que o software oferece

O mercado dos programas de gerenciamento de RH está bem aquecido. Existem várias e diferentes opções de softwares — algumas gratuitas, inclusive, enquanto outras oferecem até armazenamento na nuvem. Diante de tantas opções, fica difícil saber qual escolher. A primeira coisa que você deve fazer é conhecer bem a empresa, seu modelo de negócios e todas as necessidades do setor de RH.

Em seguida, analise os recursos que o software pretendido deve oferecer. Essa análise deve ser feita com cuidado, para que sua decisão final não seja baseada apenas no custo. Uma dica é solicitar demonstrações de como o software é usado ou pedir referências de outros clientes (ou seja, outras empresas que o implementaram).

Busque integração com o ponto eletrônico

Já falamos em outro post que o uso da folha de ponto manual pode ser um retrocesso — principalmente se você quer realizar o gerenciamento do departamento pessoal com qualidade. Isso acontece, já que o ponto manual tem sérios problemas estruturais. Em primeiro lugar, a chance de adulterações é muito alta e difícil de detectar. Em outra perspectiva, ele exige que a equipe de RH faça todo o trabalho de inserir os dados manualmente em uma planilha.

Por estes dois motivos, o ponto manual pode, efetivamente, sair caro para a sua empresa! Ter um controle eletrônico da entrada e saída dos funcionários é imprescindível. Então, se você já adotou um ponto eletrônico, a escolha do seu software de gerenciamento de folha de pagamentos precisa levar esse aspecto em consideração. A melhor situação é vincular os dois.

Dessa maneira, as informações coletadas através do ponto — horas trabalhadas de cada funcionário, horas extras, atrasos, faltas e saídas antecipadas — serão exportadas diretamente para o software da folha de pagamento. Isso evitará erros de cálculo, além de dispensar o trabalho manual.

Avalie a implementação do software escolhido

Após identificar qual é a melhor solução para seu RH, solicite a visita de um consultor ou representante da empresa escolhida, para que ele faça todas as orientações necessárias durante a implantação do sistema.

Esse é o momento de descobrir quais ações estruturais serão necessárias. Talvez, seja preciso adquirir um sistema operacional específico para rodar o software, além de servidores adequados para armazenar dados. Por outro lado, alguns sistemas usam a computação em nuvem, dispensando esse tipo de estrutura.

Também, é muito provável que seu time de RH precise passar por um treinamento, a fim de aprender como o software funciona e como utilizar todos os seus recursos. O treinamento pode ser oferecido pela própria empresa desenvolvedora do serviço.

Para simplificar o processo, uma alternativa é escolher os gerentes da equipe. Esses funcionários assumirão a responsabilidade pelo treinamento e disseminação do conhecimento entre os outros membros.

Pode parecer um pouco complicado aderir essa prática, porém, quando tudo estiver funcionando adequadamente, você perceberá que o esforço foi pequeno diante dos benefícios.


E então, leitor? Ainda está em dúvida sobre adotar um software de gerenciamento de folha de pagamentos? Basta ler nosso artigo sobre como um software de gestão otimiza o trabalho do time de RH.