Saiba como apresentar um sistema de DP ao seu gestor

Para uma empresa crescer e se expandir no mercado, ela precisa passar por constantes melhorias. Isso significa que mudanças devem ser feitas e nem todo mundo se sente confortável com isso. Esse é o sentimento que, muitas vezes, o gestor da empresa na qual você trabalha pode ter. Ao apresentar um sistema de DP que oferece diversas melhorias, é preciso convencê-lo de que aquele investimento realmente dará o retorno esperado ou até melhor que isso.

É preciso, em primeiro lugar, mostrar que o setor de DP da empresa realiza muitos processos e é essencial para o bom funcionamento desta. Em segundo lugar, deve-se mostrar como esse software conseguirá aperfeiçoar o trabalho no setor e que, em consequência, toda a empresa será beneficiada, especialmente de forma financeira.

Para convencê-lo, você precisa usar argumentos confiáveis e para ajudá-lo nisso, listamos abaixo alguns que poderão ser usados por você e sua equipe!

Levante dados financeiros

Já que uma das maiores preocupações do gestor é com a despesa que o novo sistema de DP pode trazer, o primeiro passo é avaliar qual é o real impacto disso para as finanças do negócio. Então, você deve ir ao setor financeiro buscar alguns dados.

Se você não souber como fazer a análise, é possível pedir para o próprio responsável pelo setor fazer isso e dizer se a contratação da ferramenta é ou não viável. Com essa informação nas mãos, você pode vencer as objeções do gestor quanto ao capital de investimento.

Saiba sobre o produto

Nesse momento você está tentando fechar uma venda. Por mais que não seja exatamente dessa forma, será necessário usar seu poder de convencimento. Então, você deve saber tudo sobre o software e encontrar essas informações é bem fácil.

No próprio site da empresa que fornece a ferramenta é possível encontrar uma série de informações. Pode também entrar em contato com a empresa por meio de um telefone ou mesmo redes sociais para sanar as maiores dúvidas. Assim, você terá todas as respostas para as perguntas do seu gestor.

Detalhe os benefícios

O benefício é um dos argumentos de maior destaque e que, por isso, precisa ser bem detalhado. Afinal de contas, se compramos uma roupa é porque vemos o benefício da qualidade, do atendimento e de que formas aquela peça nos servirá em determinados momentos.

Portanto, mostre que um sistema de DP ajudará a reduzir os erros com os cálculos de custos das horas extras dos funcionários, será mais fácil fazer atualização de cadastro de funcionários por meio de um sistema único e assim, estar em dias com a fiscalização trabalhista. Além desses bons motivos, fale de outros como uma gestão de pessoas mais eficiente.

Pesquise a melhor opção para a empresa

O sistema de DP deve ser compatível com as necessidades da empresa na qual você trabalha. Ele pode ter mil e uma funções, mas se elas não foram adequadas para o negócio, certamente o gestor negará o seu pedido, pois não verá valor nesse investimento.

Portanto, indicamos o software IKPonto REP que é capaz de se adaptar às demandas do negócio no qual atua. Entre em contato e mostre ao seu gestor como cada benefício da ferramenta pode, de fato, aumentar a produtividade, reduzir os custos e aumentar os lucros.

Software de ponto

Dissídio: tire todas as suas dúvidas

Nós temos a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) que regula os direitos e deveres dos trabalhadores. Porém, a própria legislação abre oportunidades para que, alguns pontos do contrato de trabalho, seja feito entre empresa e empregadores por meio do sindicato da categoria. Um desses pontos é o dissídio salarial.

Como muitos outros empresários, provavelmente você não sabe o que é um dissídio ou já pode ter ouvido falar, mas não compreende exatamente como funciona. Quer tirar as suas dúvidas sobre o assunto? Então, continue com a leitura!

O que é dissídio salarial?

A palavra dissídio tem como significado desacordo, ou seja, há algumas questões que precisam ser solucionadas entre empregado e empregador. Normalmente, esses dissídios estão relacionados aos benefícios trabalhistas ou com um reajuste salarial que são acordados no momento da contratação dos funcionários.

O problema pode tentar ser solucionado por meio de 3 alternativas: acordo entre as partes, mediação e, por fim, caso nenhuma dessas alternativas funcione, quem decide o percentual do reajuste é o juiz.

É importante também que o empregador faça o reajuste na data-base, ou seja, na data limite da validade do contrato ou acordo coletivo. Normalmente, tem validade de um ano, assim, se o acordo for feito em junho, no mesmo mês, no ano seguinte, deve ocorrer o reajuste salarial da categoria.

Quais os tipos de dissídios que podemos encontrar?

Basicamente, podemos nos confrontar com 2 tipos de dissídio salarial. Um deles é o individual, no qual são debatidas questões bastante pontuais como FGTS, 13º salário, horas extras, entre outras questões relacionadas. O outro é o coletivo, que se caracteriza pela interferência da justiça do trabalho em algumas situações.

Esses desacordos, quando individuais, podem ser resolvidos de duas formas: ou o empregado entra com um processo contra o empregador na justiça do trabalho, ou fazem um acordo entre si, sem a necessidade de um envolvimento legal. Já no caso do dissídio coletivo, quem tem a obrigação de verificar se o contrato está sendo cumprido é a própria justiça do trabalho que fiscaliza as empresas por meio de seus representantes.

Como calcular o dissídio?

O primeiro passo para fazer esse cálculo é saber a qual sindicato os funcionários pertencem. Pesquise com calma porque nem sempre é óbvio. Por exemplo, um funcionário que trabalha no comércio pode fazer parte de uma Associação dos Funcionários do Comércio, mas pode ter um sindicato específico para aquele setor de comércio.

Agora, você já tem como saber quais foram os acordos e as negociações existentes para o reajuste da próxima data-base. Fazer um cálculo é muito simples e basta fazer uma regra de três. Você pode usar a fórmula:

SR (Salário Reajustado) = SA (Salário Atual) + (SA x PR (Percentual de Ajuste))/100

 

Como calcular o dissídio proporcional?

O dissídio proporcional deve ser pago quando o funcionário é contratado após o reajuste da data-base. Assim, o empregador não precisa pagar o reajuste integral, podendo calcular a quantidade de meses trabalhada e pagar de acordo com esse número. Por exemplo, um funcionário que só trabalho 5 meses após o reajuste, só deve ter um reajuste salarial proporcional a esse período.

Como você pode ver, o dissídio salarial não é nenhum mistério, na verdade, é bem simples de ser calculado. Para as empresas com muitos funcionários, é sempre bom contar com a ajuda de algumas ferramentas como um software, que consegue deixar arquivado, em um só lugar, diversas informações dos funcionários, facilitando assim, os cálculos do setor financeiro da empresa.

Entenda um pouco mais sobre os direitos dos trabalhadores após a reforma trabalhista. Veja 4 lições importantes que o departamento pessoal da empresa deve saber!

 

As principais tecnologias de segurança para 2019

A tecnologia avança a passos largos e consegue chegar aos mais diversos setores, oferecendo uma série de melhorias para todos. Por exemplo, atualmente, as portarias de diversos estabelecimentos como fábricas, escolas, empresas, condomínios e outros podem ficar mais seguras. As tecnologias de segurança são mais que necessárias na nossa realidade.

Antigamente, ter uma pessoa na portaria e câmeras eram o bastante. Mas muitas pessoas conseguem burlar esse tipo de proteção e invadem diversos locais, colocando em risco todos os que estão dentro deles.

Hoje, há diversas formas de ter um maior controle de quem entra e de quem sai de um determinado estabelecimento. Essas tecnologias de segurança são excelentes para qualquer ambiente, especialmente para aqueles em que há um grande fluxo de pessoas. Veja abaixo bons exemplos que podem ajudá-lo!

Cartões de proximidade

Por exemplo, os moradores de um condomínio podem receber um cartão de acesso para a entrada no prédio. Nele constam informações como alguns dados pessoais e o nível de acesso também pode ser estabelecido (excelente para empresas e indústrias). Basta aproximar o cartão de um leitor para liberar ou não a passagem.

É uma ótima opção para impedir o acesso de determinadas pessoas a certos locais restritos e também revogar o acesso de um morador a alguns locais. Por exemplo, o indivíduo era síndico e agora não é mais, portanto, perde acesso a alguns locais.

Senhas e controles especiais

O uso de senhas já é bastante utilizado nos mais diversos locais, aliás, foi um dos primeiros avanços tecnológicos para melhorar a segurança em diversos ambientes.

Esse tipo de acesso pode ser dado a apenas algumas pessoas dentro de um estabelecimento ou a todas, dependendo do programa utilizado. O próprio software pode gerar senhas para os mais diversos funcionários, moradores ou mesmo alunos de uma escola ou curso.

Videoporteiro IP

Pelo próprio nome não é difícil imaginar do que se trata. Nesse sistema de segurança, é preciso utilizar uma câmera embutida e, assim, cada morador do prédio ou funcionário de um estabelecimento pode identificar quem está do lado de fora. O acesso à imagem é feito por meio do smartphone e, usando o desvio de chamada, pode ser liberada ou não a entrada.

Portaria remota

É uma outra forma que a tecnologia encontrou para controlar o acesso aos mais diversos locais. Quem tem acesso ao estabelecimento, deve usar uma tag que tem como função liberar tanto a saída quanto a entrada deste. Os visitantes devem acionar o interfone para que seja ou não liberado o acesso.

Biometria

Outra tecnologia de segurança já bastante utilizada e que vem se aperfeiçoando a cada dia. O tipo mais comum é a biometria por impressão digital, oferecendo muito mais segurança, já que é um desenho único para cada pessoa. É praticamente impossível falsificar esse tipo de acesso. Além disso, oferece agilidade e rapidez, sendo excelente para grandes empresas e indústrias.

Investir em controle de acesso consegue trazer uma série de benefícios para quem utiliza esse recurso. Além disso, ajuda a reduzir os custos com a terceirização de uma empresa de segurança, por exemplo, é possível acompanhar o fluxo de pessoas em tempo real.

Está pensando em aumentar a segurança dentro da sua empresa? Monte já seu projeto com a Info Kings.

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Impactos do eSocial para o controle dos funcionários

Os impactos do eSocial na sua empresa são vários. Ele começou a ser utilizado pelo governo e pelas empresas em 2018 e, ao que parece, veio para ficar. Portanto, a melhor forma de não prejudicar o seu negócio é se adaptando o mais rápido possível. Mas, ao contrário do que muitos podem pensar, o eSocial oferece muitos pontos positivos.

Esse sistema veio com o objetivo de facilitar a vida de diversos empresários e também da fiscalização do governo. Os empregadores devem enviar os dados dos seus funcionários por meio do eSocial. Com isso, os impactos na folha de pagamento podem ser grandes. Tudo o que estiver relacionado ao seu empregado, desde o momento da admissão até o dia da demissão, deve ficar registrado nesse sistema.

Vamos agora esclarecer alguns pontos importantes sobre esse assunto e listar informações essenciais para qualquer empresário.

O que é eSocial?

É bem possível que você já tenha ouvido falar sobre o assunto, mas sabe realmente do que se trata? Esse projeto do Governo Federal faz parte de um sistema chamado SPED. Por meio dele, o empregador deve passar todas as informações de pagamento e previdência dos funcionários. Foi uma forma que o governo encontrou de integrar, em um só lugar, todas as informações sobre os empregados.

Quais mudanças o eSocial gera na empresa?

As mudanças são muitas e é preciso ficar atento a elas. Por exemplo, agora a fiscalização dessas informações será feita de forma eletrônica, assim como as documentações. Por meio do eSocial, diversas obrigações serão substituídas:

• DIRF;

• PPP, CAT, MANAD;

• GFIP;

• RAIS;

• CAGED e outras.

As grandes empresas já começaram a enviar os dados para o eSocial desde janeiro 2018. Outras empresas começaram a ter essa obrigatoriedade em junho de 2018 e, provavelmente, estão com muitas dúvidas.

Veja agora como esse sistema afetará a sua empresa:

Aumenta a quantidade de informações que precisam ser controladas

Agora, as empresas deverão enviar uma quantidade muito maior de informações. Isso significa que o controle, a manutenção e a atualização dos dados dos funcionários serão maiores. Quer exemplos? Informações de Segurança e Medicina do Trabalho, os exames médicos dos funcionários e também os processos judiciais envolvendo a vara do trabalho devem ser enviados.

Maior necessidade de comunicação entre os departamentos

Todas as informações sobre os trabalhadores devem ser transmitidas pelo eSocial. Além daquelas inseridas no final de mês, com a folha de pagamento, outras também devem ser cadastradas como no caso dos acidentes de trabalho. No momento de contratar um funcionário, essa comunicação também deve ser passada.

Assim, ao iniciar o trabalho, já no primeiro dia, o setor de gestão de pessoas deverá repassar todos os dados para outros setores ou ainda receber. A comunicação do departamento pessoal com o financeiro e contábil será cada vez mais frequente.

Assinatura de certificado digital

Para que o eSocial possa funcionar corretamente na sua empresa, será necessário assinar e validar uma certificação digital. Assim, se por acaso você for MEI e tem um empregado, precisa providenciar o quanto antes esse documento para conseguir acesso ao sistema e ficar em dia com a fiscalização do trabalho.

É essencial se preparar para os impactos do eSocial na sua empresa. Isso pode ser feito por meio de treinamentos para a equipe, leitura constante de materiais de sites confiáveis, revisão e alinhamento de processos, configurações dos sistemas de computação, entre outros.

O mais indicado é solicitar auxílio de empresas especializadas. Nós da InfoKings oferecemos um serviço de consultoria na área para as empresas de diversos tamanhos. Entre em contato agora mesmo!

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Entenda como funciona o controle de ronda passo a passo

A segurança é essencial para qualquer estabelecimento. Não apenas para guardar os bens materiais que estão ali dentro, mas para evitar, principalmente, que os funcionários se sintam inseguros sabendo que qualquer pessoa pode acessar o prédio. Para isso, o controle de ronda, uma atividade já antiga, vem se modernizando a cada dia, aumentando a segurança do ambiente.

Atualmente, o controle de ronda pode ser feito por meio de um software aliado a um bastão viggia. Ele, por sua vez, emite relatórios para gerir melhor esse processo.

Por que utilizar um controle de ronda?

Normalmente, indústrias e outras empresas de médio e grande porte possuem uma equipe de seguranças que são responsáveis por manter o estabelecimento protegido dia e noite. Mas como se certificar de que realmente os funcionários estão realizando as rondas que foram estabelecidas?

Esse é um ótimo motivo para usar o controle de ronda, especialmente no turno da noite, quando há apenas a equipe de segurança e você deseja se certificar de que tudo está correndo bem. Além desse benefício, podemos mencionar outros como a prevenção de furtos e a segurança dos equipamentos utilizados, que estão livres de fraudes.

Além de empresas, esse tipo de tecnologia é perfeita para condomínios. Certamente, os moradores se sentirão muito mais seguros, aumentando assim o valor dos serviços que são oferecidos pelo local. Essa sensação de tranquilidade é muito importante, especialmente, quando falamos de grandes cidades como capitais.

Como funciona?

Agora que você já conhece todos os benefícios que essa tecnologia pode oferecer, veja abaixo um passo a passo mostrando como o sistema de ronda funciona;

Passo 1: configurar os iButtons

O iButton é um botão inteligente no qual um código fica armazenado e que deve ser espalhado por diversos ambientes da empresa. Por exemplo, um pode ser colocado na entrada, outro no local onde fica o cofre, podem ser colocados também em todas as saídas e entradas do ambiente. Dessa forma, os iButtons conseguem se adaptar às necessidades da sua empresa, basta configurá-los.

Os vigilantes também precisam ser registrados no software. Assim, você terá o total controle de quem está realizando a ronda naquele dia e emitindo os relatórios. No software, também devem ser configurados os dias e horários das rondas.

Passo 2: instalar os iButtons

Agora que os iButtons já estão devidamente configurados, chegou o momento de realizar a instalação. Eles podem ser colocados tanto em áreas externas quanto internas, sendo bastante resistentes às intempéries do tempo como chuvas, vento, luz do sol, poeira e outros.

Passo 3: entregar o bastão de ronda ao vigilante

O bastão serve para fazer a leitura do iButton e para coletar os dados daquele ambiente. O segurança deve passar em cada ambiente onde os botões estão instalados para se certificar de que tudo está correndo bem.

Passo 4: verificar

Ao final do turno, você pode acessar o iButton mestre para ter a certeza de que as rondas foram realizadas pelos seguranças da forma que foi estabelecida. Não é preciso nem mesmo carregar o equipamento até a central.

Passo 5: descarregar

Conecte o bastão, via cabo USB, no computador no qual o software está instalado. Dessa forma, os dados ficam armazenados na máquina e assim, é possível fazer maiores análises e de longo prazo. Além disso, os relatórios gerados também ajudam a organizar os seguranças que fizeram a ronda durante um determinado período.

A Info Kings oferece estas ferramentas de forma completa e que forneça todo o serviço sem maiores complicações.

Deixe o ambiente mais seguro utilizando o controle de ronda. Ficou com alguma dúvida? Então, entre em contato conosco!

Diferenças entre Ponto Cartográfico e Ponto Eletrônico

Ter um controle de ponto na sua empresa é essencial para organizar a folha de pagamentos, aumentar a segurança, facilitar o trabalho do RH, entre outros motivos. Não importa se você tem mais ou menos de 10 funcionários, usar algum tipo de controle é importante. Mas, qual tipo de controle de ponto escolher? Existem dois principais: o ponto cartográfico e o ponto eletrônico.

Você, logicamente, quer fazer uma escolha que possa se adaptar melhor às necessidades da sua empresa. E, para que assim seja, primeiro é necessário conhecer bem as opções que existem no mercado.

Para ajudá-lo a tomar a melhor decisão, explicamos abaixo como funcionam os pontos citados acima.

O que é o ponto eletrônico e como ele funciona?

O relógio de ponto eletrônico é uma forma muito mais prática de arquivar e guardar de maneira segura todos os horários de entrada e saída dos seus funcionários. Você pode cadastrar cada um deles no sistema e assim, apenas com uso de um leitor biométrico, a passagem fica liberada. Além da digital, também é possível utilizar um cartão magnético.

Todos os dados, dentro de um determinado período, são armazenados em um software. Esse programa passará todas as informações necessárias não só ao RH, mas também ao fiscal do Ministério do Trabalho e Emprego.

O que é o ponto cartográfico e como ele funciona?

O relógio de ponto cartográfico é um tipo mais manual, no qual é necessário ter um funcionário para receber e separar os cartões dos funcionários. No ponto cartográfico isso é necessário para evitar que um empregado use o cartão do outro e crie uma grande confusão com questões de hora extra e problemas com inadimplência.

Nesse tipo de ponto, é o próprio funcionário que determina qual é o horário no qual está laborando naquele momento. Por exemplo, digamos que ele acabou de chegar às 8 da manhã para iniciar a jornada, então deve escolher o período da manhã para marcar o ponto. O período da tarde corresponde àquele após o almoço, normalmente das 14 às 18 horas. Também é possível determinar as horas extras, confirmando no ponto a entrada e a saída.

Um dos motivos pelos quais muitas empresas escolhem esse tipo de ponto em vez do ponto eletrônico é pela questão do preço, que costuma ser mais baixo. Porém, é preciso pensar no custo benefício, pois será necessário manter um outro funcionário apenas para organizar os cartões de ponto. Apesar de ser uma escolha excelente para uma empresa com poucos funcionários.

Qual é a melhor opção para o meu negócio?

A quantidade de funcionários que a sua empresa possui é o fator mais importante na hora de escolher entre o ponto cartográfico e o ponto eletrônico. Se você tem mais de 10 funcionários, o ponto eletrônico é o mais indicado, evitando problemas de cálculos de horas extras. No caso do ponto cartográfico, o gestor precisa contar as horas trabalhadas de cada cartão, ou seja, de cada funcionário, um por um.

Assim, não existe uma opção melhor do que a outra, mas sim, uma que se adapta melhor às necessidades da sua empresa. A Info Kings oferece as duas soluções e podemos ajudá-lo a escolher qual o mais indicado para o seu empreendimento.

Clique aqui e veja mais informações sobre o ponto eletrônico e cartográfico.

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eSocial: Mudanças nos condomínios

Manter-se atualizado sobre a legislação brasileira é de fundamental importância, especialmente se você gerencia um condomínio. Não estar dentro da legalidade pode trazer diversos problemas, especialmente porque a nossa lei não permite alegação de não saber sobre o assunto para se eximir da culpa. Uma das mudanças mais importantes é sobre o sistema do eSocial.

Se você nunca ouviu falar nele, está mais do que na hora de saber como essa ferramenta funciona e como ela pode afetar a forma como você gerencia o condomínio.

Quer saber mais sobre o assunto? Então continue lendo este conteúdo!

O que é o eSocial?

As regras do eSocial começaram a valer desde o 1º dia do ano de 2018. Ele faz parte do projeto Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED) e tem como principal objetivo facilitar o trabalho dos setores fiscais da administração pública. Nele, ficarão reunidas todas as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias de qualquer estabelecimento.

Como o eSocial afeta os condomínios?

Você deve estar se perguntando: o que tudo isso tem a ver com o meu trabalho dentro do condomínio? Se você tem funcionários contratados e o condomínio tem um faturamento superior a R$ 79 milhões anuais, o empreendimento precisa cadastrar todos os dados no eSocial.

Provavelmente, devem existir funcionários para realizar a limpeza, a segurança e outras tarefas que são necessárias dentro de um condomínio como cuidar do jardim, por exemplo. Pois bem, todas as informações sobre pagamentos, férias, 13º salário e outras obrigações trabalhistas que são pagas aos funcionários devem ficar registradas no sistema.

Outra mudança é quando um novo funcionário é contratado. Todo o processo deve ficar registrado no espaço do condomínio dentro do eSocial, assim como as obrigações previdenciárias, entre outras informações relevantes. Acidentes de trabalho, sem dúvida alguma, também precisam ser registrados.

Vejamos abaixo quais são outras mudanças relevantes para os condomínios com a obrigatoriedade do eSocial:

Exames médicos

Os exames médicos dos funcionários tanto na admissão quanto na demissão e em outros momentos como nos casos de acidente, além dos exames periódicos obrigatórios precisam ser registrados. Quem não cumprir essa regra, poderá pagar uma multa que varia de R$ 400 a um pouco mais de R$ 4 mil por cada empregado.

Alteração em cadastro ou contrato

O funcionário mudou de endereço? Houve alguma modificação no contrato de trabalho? Tudo isso precisa ser devidamente registrado no sistema do eSocial. Se você não quer pagar uma multa que pode ser mais de R$ 400 por funcionário, então atualize sempre as informações no sistema.

Acidentes de trabalho

Além de registrar o acidente de trabalho, o condomínio também precisa emitir a CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho) não importando qual é a gravidade do acidente. O documento deve ser produzido em, no máximo, 1 dia útil após o acontecido.

Como evitar problemas com o registro?

Quer ter um melhor controle sobre as informações dos seus funcionários e melhorar a gestão evitando problemas futuros com o fisco? Você pode contratar os nossos serviços de controle de ponto, por exemplo. É uma forma excelente de facilitar o controle das entradas e saídas dos funcionários e melhorando assim o seu trabalho evitando erros.

projeto de acesso

Quer ficar bem informado sobre as mudanças que podem afetar o seu condomínio como as do eSocial? Então, assine a nossa newsletter!

O checklist definitivo de pequena empresa

Quem é dono de uma pequena empresa sabe que é necessário muito trabalho para fazer o negócio alcançar o sucesso desejado. Nesse primeiro momento, o trabalho é constante, não há muitos funcionários para dividir as tarefas e quase tudo fica concentrado nas mãos de uma única pessoa.

O dono acaba se tornando o contador, o administrador, o gestor, tudo em uma única pessoa. O problema é que, provavelmente, ele não tem todos esses conhecimentos no nível de profundidade desejado para uma empresa, ainda que ela seja pequena.

Para fazer a gestão do seu negócio, são necessárias algumas ferramentas e também seguir alguns caminhos que tornam o processo mais fácil nesse momento inicial. Veja abaixo a checklist que preparamos para isso!

1. Faça o seu planejamento financeiro

Esse deve ser o ponto principal da sua estratégia. Uma pequena empresa, normalmente, não consegue obter um grande lucro nos seus primeiros anos. A maioria do dinheiro vai para o pagamento do investimento necessário para erguer o negócio. Outra boa parte segue para o capital de giro, extremamente necessário para manter a empresa funcionando e se mantendo em um mercado tão competitivo.

2. Organize a documentação

Quanto antes você começar a se preocupar com essa questão, melhor. A organização documental da sua empresa é fundamental para uma boa organização contábil e ajuda a estar em dias com os tributos e também com os encargos trabalhistas. Além disso, com os papéis em mãos fica muito mais fácil mudar de categoria à medida que a sua empresa for crescendo.

3. Revise as contas

Esse é um hábito essencial para manter o equilíbrio financeiro da sua empresa. Estabeleça um período para fazer essas revisões. Você pode realizá-las por setores, por exemplo, em um determinado momento revisa as contas dos fornecedores, em outro, revisar o pagamento dos funcionários, em outro, revisar os tributos e assim por diante.

Isso ajuda a ter um controle maior sobre as finanças da sua empresa e também sobre os lucros que você tem agora e os que deseja alcançar.

4. Anote as datas de pagamento

Nós lidamos com muitas informações durante o dia. São muitos números e, por isso, lembrar de todas as datas de pagamento das contas da empresa é praticamente impossível. Portanto, tenha uma agenda ou mesmo um aplicativo para lembrá-lo dessas datas. Você pode utilizar o próprio alarme do celular.

Uma boa forma de não atrasar as contas é colocar a data de pagamento para um dia antes. Assim, você consegue se programar melhor caso o sistema esteja fora do ar no dia ou mesmo tenha um imprevisto. Evite ao máximo o pagamento de multas e juros.

5. Estabeleça um controle de ponto

Por menor que seja a sua empresa, ter um controle de ponto é essencial. Os benefícios não são apenas para o negócio, mas também para os colaboradores. Com o sistema de ponto é possível também oferecer muito mais segurança para todos que estão no ambiente já que só são permitidas pessoas autorizadas.

Para isso, você pode pedir ajuda da tecnologia. A Info Kings oferece opções de ferramentas de controle de ponto como o eletrônico e o cartográfico. Por eles, você pode estabelecer as formas de acesso e saída da sua empresa aos seus funcionários: pode ser por meio da biometria ou mesmo utilizando um modelo mais tradicional como os cartões de ponto.

Compartilhe este post no facebook e ajude outros proprietários de pequenas empresas a gerir melhor o negócio!

O checklist definitivo de grandes empresas

Ser dono do seu próprio negócio é algo desejado por muitos, mas é preciso ter a consciência que cuidar dele é algo complexo. Requer conhecimento em áreas de administração, financeira, gestão, entre outras, especialmente quando se trata das grandes empresas. Quanto maior o número de funcionários, maior é a complexidade e maior deverá ser a atenção.

É preciso ter total controle e organização do que acontece dentro dela e também saber sobre os fatores externos que podem influenciar no seu desempenho. Portanto, há muitas variáveis em jogo para analisar.

Para ajudar na gestão de pequenas e grandes empresas, fizemos uma checklist para que você siga todas as orientações sem se perder no meio do processo.

1. Tenha um planejamento

Nenhum objetivo consegue ir adiante sem um bom planejamento. Além de saber o que você deseja para o seu negócio — possivelmente a expansão dele — é preciso determinar como percorrer o caminho. É para isso que serve o planejamento.
Dentro dele, será necessário estabelecer metas de curto, médio e longo prazo, estabelecer também quais são as suas prioridades mais e menos urgentes. Tudo isso precisa ser documentado e debatido com a equipe para que todos se envolvam no processo.

2. Faça uma boa gestão financeira

A saúde financeira da empresa é a base de tudo. Afinal de contas, se ela não tem dinheiro suficiente para pagar os funcionários, materiais e todos os outros custos como pretende se manter no mercado? Portanto, a gestão financeira é fundamental para todos os tipos de empresas, independentemente do tamanho que ela tenha.

Assim, você pode contratar um escritório de contabilidade para cuidar das contas e da parte burocrática da empresa. Também pode recorrer à tecnologia e providenciar uma ferramenta de gestão financeira. Há muitas opções no mercado.

3. Fique em dias com a parte jurídica

Muitos problemas jurídicos podem acometer uma empresa que não se organiza da maneira correta. Um dos mais conhecidos são os problemas com a justiça do trabalho, especialmente no pagamento de horas extras. Grandes empresas possuem um número significativo de colaboradores o que pode dificultar e muito o cálculo.

Por isso, muitos problemas com pagamentos de horas indevidas, causando custos desnecessários para o empreendimento, podem acontecer como também o não pagamento. A empresa pode ter o próprio departamento jurídico ou pode terceirizar o serviço.

4. Use o controle de ponto

Quer evitar problemas na justiça como os mencionados acima e ter mais segurança dentro da sua empresa? Ter ferramentas que o ajudem a fazer o controle de ponto é fundamental.

Uma empresa que tenha mais de 10 funcionários tem a obrigatoriedade de manter um registro de ponto. E para reduzir os problemas, optar por um relógio de ponto cartográfico ou um relógio de ponto eletrônico consegue deixar o trabalho de todos muito mais rápido de ser feito e também mantém o ambiente da sua empresa mais seguro, pois só pessoas cadastradas podem entrar.

O relógio cartográfico usar uma marcação mecânica em cartões que ficam ao lado da máquina. Cada cartão pertence a um funcionários e, portanto, pode ser necessário que alguém fique próximo para evitar que um use o cartão do outro.
Já o relógio de ponto eletrônico dispensa a supervisão de outra pessoa já que utiliza biometria. Os dados já são automaticamente jogados no sistema e fazer os cálculos das horas extras fica muito mais fácil.

O relógio de ponto é uma excelente solução para pequenas, médias e grandes empresas. Está interessado? Entre em contato conosco e tire todas as suas dúvidas sobre essa solução!

Quais os sistemas que se enquadram no SREP?

Sistema de Registro Eletrônico de Ponto, também conhecido como SREP, é regulamentado pela portaria do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) nº 1.510/2009. Ela disciplina a anotação que deve ser feita no livro de ponto pelas empresas.

O controle de ponto deve ser realizado pelas empresas que possuem mais de 10 funcionários e podem escolher entre os seguintes sistemas: manual, eletrônico ou mecânico. Se necessário, é possível até utilizar mais de um desses sistemas dentro da mesma empresa. Por exemplo, você pode utilizar um sistema de ponto para cada setor.

Vamos agora falar um pouco sobre o SREP, como ele funciona e como pode ser utilizado na sua empresa da melhor forma possível.

Qual o objetivo do SREP?

A portaria tem como principal função impedir possíveis alterações nas marcações dos horários de entrada e saída dos funcionários da empresa, evitando assim possíveis fraudes. Assim, fica mais fácil confirmar se o empregado está realmente cumprindo a carga-horária estabelecida em contrato e também as horas extras.

Mas esse sistema não beneficia apenas o empregado, ele também pode ajudar e muito o empregador, evitando custos em processos trabalhistas. Por exemplo, algum funcionário pode questionar o pagamento de horas extras, afirmando que elas foram feitas. Com o sistema fica muito mais fácil comprovar que isso não aconteceu.

Como funciona o SREP?

Para estar em dias como esse novo sistema, a empresa precisará utilizar o Registrador de Ponto de Eletrônico (REP). É um equipamento que as empresas devem utilizar para registrar os horários dos funcionários. Também deve ser capaz de emitir documentos que auxiliem o órgão de fiscalização para controle das saídas e entradas dos colaboradores.

É preciso ter a certeza de que o equipamento escolhido segue as normas que são estabelecidas. Por exemplo, ele deve possuir capacidade para funcionar de forma ininterrupta pelo tempo mínimo de 1.440 horas ainda que haja problemas de fornecimento de energia elétrica na empresa.

Deve também ter um local para o armazenamento de todos os dados registrados dos horários e também capacidade de memória para esses dados, também chamado de Memória de Registro de Ponto. O equipamento deve possuir uma porta USB para que o profissional fiscal do Ministério do Trabalho possa coletar diretamente as informações.

Além de todas essas exigências, a portaria nº 373 de 2011, lançada apenas 2 anos depois da portaria do SREP, informa também o que não pode ser feito por meio do sistema de ponto:

• Marcação automática de ponto, ou seja, o próprio sistema marcar o ponto do funcionário sem que ele esteja presente; • Restringir de qualquer forma a marcação de ponto por parte do empregado; • Necessitar de autorização prévia para que ocorra a marcação relacionada à sobrejornada; • Alterar ou apagar de qualquer forma informações que tenham sido registradas.

Assim, é muito importante que a empresa fornecedora do REP seja confiável para oferecer um equipamento de esteja dentro das normas estabelecidas pela portaria.

Como encontrar um bom REP?

O fabricante do equipamento deve oferecer atestado técnico do produto e também um termo de responsabilidade. Tenha a certeza também de que o relógio de ponto foi devidamente autorizado pelo INMETRO, já que essa é uma das exigências.

Além do do REP, também há outras opções de registro como o Relógio de Ponto Cartográfico. Ele é feito por meio de uma marcação mecânica em um cartão específico que fica ao lado da máquina e cada trabalhador deve ter o seu.

Aliado ao REP você também pode ter um software que o ajude a ter maior controle sobre os horários, realizar cadastros de funcionários e um relatório completo do banco de horas além de outras informações essenciais.

Agora que você já sabe como o SREP funciona, conheça um pouco mais sobre os nossos serviços e saiba como podemos ajudá-lo!