POR QUE CENTRALIZAR AS INFORMAÇÕES DOS FUNCIONÁRIOS NO DEPARTAMENTO PESSOAL?

Facilitar o trabalho do departamento pessoal da empresa também deve ser uma meta. Afinal de contas, se os funcionários conseguem ser mais produtivos, a empresa consegue maiores lucros e mais clientes satisfeitos. Uma dessas formas de facilitação é a centralização de informações dos funcionários.

Mas quais vantagens essa centralização de informações vai oferecer ao departamento pessoal? Será que isso fará diferença de fato? 

Se você não tem certeza de que a centralização de informações é uma boa opção para a sua empresa, então confira abaixo as vantagens desse processo!

Por que centralizar as informações dos funcionários?

Vamos pensar em um único funcionário que acaba de ser admitido ou demitido. São muitos os documentos e as obrigações da empresa e do funcionário que precisam ficar registradas.

Agora imagine se o contrato fica anexado em uma pasta, os exames admissionais em outra e assim por diante. E, pensando em um funcionário que trabalhou por 10 anos na empresa e possui atestados, férias, exames médicos e outros documentos que foram criados durante esse tempo, pense no trabalho que o departamento pessoal terá na hora da demissão. Terá que ir em cada pasta coletar essas informações do funcionário.

Agora pense em uma empresa com mais de 50 funcionários, em todo esse trabalho multiplicado por 50. Pense também em como isso poderia ser facilitado se todas as informações fossem centralizadas. Se o departamento pessoal colocasse o nome do funcionário ou o número que representa essa pessoa e aparecesse na tela do computador todas as informações dele durante esses 10 anos. Muito mais fácil não é mesmo?

Vantagens da centralização de informações para o departamento pessoal

Pode ser que você ainda não esteja devidamente convencido de que existem bons motivos para centralizar as informações. Então, confira abaixo uma lista!

Controla os processos

O departamento pessoal precisa ter o controle absoluto sobre todas as informações de seus funcionários. Por exemplo, é importante saber a quantidade de faltas dos colaboradores dentro de um determinado período, quais já tiraram férias e de quantos dias. Não ter esse controle pode acarretar prejuízos financeiros para a empresa e também retrabalho para a equipe.

Adequa-se ao eSocial

As empresas precisam se adequar o quanto antes ao eSocial. Se você tem todos os dados centralizados, essa adequação será feita de maneira muito mais rápida e fácil.

Melhora a comunicação interna

Quando todos os setores além do departamento pessoal usam apenas uma ferramenta para centralizar as informações, fica muito mais fácil fazer a comunicação interna. Caso um setor precise de uma informação do funcionário que não está no sistema, basta entrar em contato com o departamento responsável e ele pode, no mesmo momento, inserir essa informação, algo que fica automaticamente disponível.

De que forma centralizar essas informações?

Existem softwares que conseguem oferecer esse recurso. Softwares nos quais você pode cadastrar os funcionários e todas as movimentações dele dentro da empresa desde o primeiro dia de trabalho até o último. É como ter um arquivo inteiro da vida trabalhista da pessoa na empresa em um único lugar acessível a todos que precisarem.

Sistema de Ponto WEB

O IKPonto pode ser esse software que o departamento pessoal da sua empresa tanto precisa. Conheça tudo o que precisa sobre ele!

Marcação de Ponto

Marcação de Ponto via App

Normalmente, para marcar o ponto, os funcionários devem estar na empresa. Porém, existem alguns funcionários que trabalham de forma externa, visitando os clientes, por exemplo, ou então em sistema home office. Nesse caso a marcação de ponto deve ser feita de maneira externa, ou seja, fora do prédio da empresa. Mas a questão é: isso é legal?

A marcação, nesse caso, é feita via smartphone, por meio de um aplicativo que está integrado ao sistema da empresa. Mas como isso funciona? Como evitar que o funcionário marque o ponto em um horário que não é o verdadeiro? 

A marcação de ponto externo é uma ótima opção, por isso, para contornar os transtornos que isso poderia causar, entender mais sobre o assunto e como tudo funciona é o que você precisa. Confira abaixo!

A marcação de ponto externo é legal?

Bom, de nada adianta saber mais sobre a marcação de ponto via celular se você ainda não sabe se esse mecanismo é legal ou não. Mas não se preocupe, ele é perfeitamente legal e pode ser implantado na sua empresa sem problemas.

Isso é permitido graças à Portaria 373 do MTE que permite a criação de novas formas de gerir o ponto dos funcionários. E, dentre essas formas, está a marcação de ponto via aplicativo. 

Como a marcação de ponto via app funciona?

Agora que já temos a certeza de que se trata de um sistema legal, vamos explicar melhor como funciona essa maneira prática de fazer a marcação de ponto

Com o objetivo de evitar fraudes, a marcação de ponto via app é feita por biometria. Todas as informações de horários são armazenadas de forma online e assim, o empregador pode ter acesso à movimentação daquele funcionário ainda que não esteja dentro da empresa. 

Quais as vantagens?

Funciona online e offline

Uma das principais vantagens da marcação de ponto via app é o fato de poder funcionar online e offline. Vamos dar um exemplo de uma situação bem comum em diversas empresas e que pode acontecer na sua.

Digamos que alguns de seus funcionários trabalhem viajando para visitar diversos clientes. E, pode ser que em um desses locais para onde ele vai não consiga acesso à internet. Podem acontecer diversas situações como, por exemplo, o pacote de dados acabar ou então a operadora ficar sem sinal, enfim, muita coisa pode acontecer de forma que o funcionário tenha que fazer a marcação offline.

Possui geolocalização

Essa é outra vantagem para as empresas. Quando o empregado faz a marcação de ponto via app, a localização dele no momento em que faz isso também é registrada. É excelente, por exemplo, para os funcionários que trabalham de forma interna, pois assim o empregador saberá que eles estão dentro da empresa no momento em que a marcação foi feita.

Com o app, ainda é possível fazer o monitoramento da localização do funcionário por meio do GPS. Isso é excelente, pois o empregador terá como saber se após a marcação de ponto para começar o expediente, o funcionário não estaá em casa, mas sim nos locais propostos para realizar o trabalho.

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Autuação MTE

Entenda como é o processo de autuação do Ministério do Trabalho

A Autuação do Ministério do Trabalho ou Auto do Infração do MTE é um documento emitido pelo Auditor Fiscal do Trabalho que tem como objetivo fazer cumprir a legislação trabalhista dentro das empresas. Além da CLT, o fiscal também está responsável por fazer cumprir, por exemplo, as normas de segurança e saúde do trabalho.

Quando esse servidor público encontra uma irregularidade na empresa relacionada a esses assuntos ele é obrigado a emitir um Auto de Infração. Mas como isso funciona? Em quais situações esse documento é emitido e como é o processo?

Confira abaixo sobre o assunto e saiba também como evitar que a sua empresa seja autuada pelo MTE.

O que representa a autuação do MTE?

Uma cópia do documento fica com o responsável da empresa e nele é possível identificar as seguintes informações:

  • histórico da infração;
  • quais os dispositivos legais que foram infringidos;
  • número da autuação;
  • elementos de convicção;
  • data da autuação;
  • dados do autuado, ou seja, da empresa;
  • assinatura da autoridade que fez a autuação, ou seja, do auditor fiscal do trabalho.

Como funciona?

Depois que autuação do MTE acontece, inicia-se um processo administrativo. Nele, é assegurado o contraditório e a ampla defesa, ou seja, a empresa tem o direito de se defender as acusações presentes no documento emitido pelo fiscal. Só depois dessa etapa e das provas serem verificadas é que vai ser decidido se haverá aplicação ou não da multa e demais penalidades cabíveis.

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A empresa deverá apresentar a defesa por escrito, se quiser, dentro de 10 dias corridos a partir da data de emissão do auto. Caso seja considerado precedente, ou seja, a multa deve ser paga e será estabelecido um prazo de 10 dias para o pagamento. Quando os valores forem efetuados dentro do prazo, poderá haver redução da multa em 50%. 

O que fazer para evitar o problema?

Bom, manter tudo dentro do que é legal é o mais básico, mas só dizer isso para o fiscal não resolve. Você terá que fornecer a ele alguns documentos para provar que a sua empresa está de acordo com as normas. E quais são esses documentos? Vejamos.

AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratado)

Trata-se de um documento derivado do AFD (Arquivo Fonte de Dados) no qual é possível ver todos os pontos batidos pelos funcionários do local sem especificação. Por meio desses pontos não é possível saber os horários de entrada e de saída, o que foi hora extra e outras regras de jornada. No AFDT, que é o documento requerido pelo fiscal, todos esses pontos estão devidamente classificados e organizados de acordo com as regras de jornada para os trabalhadores.

ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais)

É um documento onde os horários dos funcionários estão mais detalhados como horas extras, faltas, quem estava de férias e assim por diante. Como você pode perceber, é um documento de grande importância.

ATTR (Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade)

Trata-se de um documento que a empresa recebe quando compra um Registro Eletrônico de Ponto. O ATTR vem assinado por duas pessoas: a empresa responsável pelo equipamento e pela empresa responsável pelo software que será usado junto com o hardware. Pode ser a mesma empresa ou não.

Assim, para evitar problemas como a autuação do MTE, uma das coisas que devem ser feitas é adquirir um REP que esteja em completo acordo com a legislação. Além disso, o equipamento e o software conseguem facilitar o trabalho do RH e Contabilidade, pois, consegue oferecer os dados tratados e os documentos praticamente prontos para serem entregues ao fiscal responsável.

Sistema de Ponto WEB

Quer evitar problemas com o MTE? Então, confira no nosso site o REP e o software que temos a oferecer e todas as vantagens!

Sistema de Gestão Escolar

Aplicativos e Sistemas de Gestão Escolar

A gestão escolar é algo que, cada vez mais, os responsáveis pela instituição encaram como algo necessário. Em uma época onde a tecnologia pode facilitar e muito o dia a dia de todos os colaboradores, inclusive de pais e alunos, não faz mais sentido fazer tudo de forma manual. Afinal de contas, os seres humanos costumam cometer mais falhas e como estamos falando de crianças e adolescentes, essas falhas podem se transformar em um grande prejuízo.

Para fazer essa gestão, você precisará de um software, um que consiga oferecer o que a sua escola precisa e mais. Ele precisará se adaptar às novas necessidades que forem surgindo. E oferecer maior segurança para os alunos, tranquilidade aos pais e menos problemas para a instituição de ensino. 

Se você se interessou, confira abaixo como funciona um sistema de gestão escolar e de que maneira pode implementar no seu empreendimento.

Como funciona um software de gestão escolar?

Para explicar, nada melhor do que um exemplo. E, para isso, temos o Escola em Movimento. Em um único aplicativo é possível realizar diversas tarefas, por exemplo, ter uma agenda na qual é possível criar canais de atendimento para facilitar a comunicação com os pais e alunos, enviar mensagens de fotos e vídeos, fazer enquetes.

Além disso, outra vantagem é a possibilidade de os pais poderem avisar à escola de que estão perto de chegar para buscar o filho. Só assim, a escola libera a criança, por meio da catraca e os pais não precisam enfrentar um trânsito caótico ou perder tempo na porta da escola esperando o aluno.

Viu como ter um software de gestão escolar pode ajudar e muito a sua instituição a crescer? Assim, além de oferecer maior comodidade para os pais e os alunos, evita-se uma série de problemas.

Quais as outras vantagens da gestão escolar?

Consegue integrar todos os setores

Com um software de gestão escolar é possível integrar o setor administrativo, financeiro e pedagógico em um só local. Todos podem se manter atualizados sobre tarefas necessárias, eventos da escola, quais pessoas estão inadimplentes e assim por diante.

Aumento da produtividade

É bem provável que, na hora da saída dos alunos, você precise de 2 ou 3 pessoas para controlar o fluxo de pessoas. Com um software de gestão e uma catraca trabalhando de acordo com esse software, já não será necessário tantos funcionários para apenas uma tarefa. Dessa maneira, esses funcionários que não são mais necessários para essa função, podem fazer outras tarefas que demandam maior urgência.

Sistema de catraca

Maior captação de alunos

Ao oferecer maior comodidade, segurança e praticidade no dia a dia, muitos pais se sentirão inclinados a matricular os filhos na sua escola ou curso. O tempo é um recurso bastante valioso hoje em dia, mais do que o dinheiro, afinal de contas, o tempo gasto não é recuperado. Um software de gestão ajuda a poupar esse tempo que é tão importante.

Como você pode perceber, ter um aplicativo de gestão escolar na sua instituição de ensino é capaz de trazer inúmeras vantagens e benefícios. Não deixe de investir nesse software.

Aproveite e confira o nosso software de controle de frequência escolar, uma ferramenta que pode ser facilmente integrada ao seu sistema de gestão!

Controle de Ponto

Controle de Ponto: Como fazer?

Muitas empresas se perguntam, o que é o sistema de ponto? O sistema de ponto é uma ferramenta para auxiliar na tratativa do ponto dos colaboradores que efetuam as marcações no Relógio Eletrônico de Ponto (REP) que foram estabelecidos pelo Ministério do Trabalho em 2009.

Como funciona o Registro do ponto?

O ideal é definir a forma de como o funcionário registre sua presença. Existem empresas que optam que o colaborador registre através de senha, outros por cartões e há ainda os que utilizam a leitura biométrica. O relógio de ponto biométrico é o método mais seguro contra fraudes.

O funcionário deve registrar o ponto no início e término de intervalos emitindo comprovante com nome do funcionário, CPF, PIS e etc.

Como é feito o controle da jornada de trabalho?

O sistema de ponto eletrônico armazena todos os dados da jornada de trabalho, para que sejam coletados pelo departamento pessoal e importados para um software. Neste software, deve ser feito os cálculos sobre o controle de horas extras, adicionais noturnos e descontos por faltas e atrasos.


Funciona basicamente desta forma:
1 – Os dados são registrados pelo equipamento fixado na empresa
2 – Tratado pelo software (Sistema de Ponto)
3 – É gerado a folha de ponto para ser enviado a contabilidade


O Sistema IKPonto possui relatórios fiscais que mostram todas as irregularidades causadas no mês selecionado, entre outras funcionalidades. Veja no vídeo abaixo:

Vídeo apresentando as funcionalidades do Sistema IKPonto na versão WEB

Vantagens do controle de ponto digital

Sistema de Ponto WEB é uma alternativa ao sistema de ponto eletrônico tradicional, com o diferencial de não exigir a instalação de um equipamento dentro da empresa. Sendo acessado diretamente pelo navegador.

Como o ponto eletrônico funciona totalmente online, o departamento pessoal tem acesso à presença dos funcionários em qualquer lugar do mundo.


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Departamento Pessoal

Qual o impacto do Departamento Pessoal em sua empresa

Muita gente fala sobre o RH, mas às vezes deixa o Departamento Pessoal de lado, uma subdivisão do RH. É esse departamento o responsável pelo controle de ponto, pelo pagamento dos funcionários, por liberar as férias, entre outras funções importantes. Assim, essa equipe consegue evitar uma série de problemas para empresa.

Ele mexe com a parte burocrática do seu negócio, ou seja, faz o trabalho que a maioria do não quer. Só por isso, já deveria ser bastante valorizado. É como se as coisas dentro do negócio só funcionassem porque o Departamento Pessoal está ali segurando as pontas.

Quer entender melhor a real importância desse departamento para o seu negócio? Então, confira!

A importância do Departamento Pessoal para a empresa

Organiza

O Departamento Pessoal exerce diversas funções de grande importância e é ele o responsável por organizar toda a papelada. Quando a fiscalização do trabalho aparece é por causa desse departamento que toda a documentação fica em ordem, evitando desconfianças por parte do fiscal e perda de tempo no processo. 

Faz o pagamento

Na visão do funcionário, talvez, esse departamento seja um dos mais importantes ou o mais importante já que ele é o responsável por realizar o pagamento. Ele também precisa fazer a conferência dos valores, verificar se os descontos estão corretos e todo o trâmite relacionado à parte financeira que diz respeito ao funcionário.

Organiza as férias

Outro ponto de grande importância para uma empresa é a organização das férias dos funcionários. Já imaginou se todos recebem as férias de uma única vez por conta de um erro? Melhor nem pensar na possibilidade.

Por isso, é preciso muito cuidado na hora de determinar quantos funcionários podem ter as férias dentro de um determinado período e de quais setores. Tudo precisa ser muito bem pensado, dentro de uma logística para não deixar a empresa em apuros.

Faz o controle de ponto

Para o pagamento e as férias serem efetuadas, é necessário fazer o controle dos horários de entrada e saída dos funcionários, e não é uma tarefa muito fácil, especialmente se a empresa tem muitos empregados.

Mas isso não precisa ser realizado de forma manual pelo Departamento Pessoal já que hoje em dia é possível contar com uma tecnologia mais avançada. Existem pontos eletrônicos com softwares que conseguem armazenar os dados em um único programa e gerar relatórios como o de banco de horas e ainda faz a integração com a folha de pagamento. Veja um exemplo abaixo:

Quer saber qual é esse software? Então, basta conhecer o IKPonto REP, uma ferramenta que pode se adaptar facilmente às necessidades da sua empresa!

Aviso previo

Principais regras para a concessão de aviso prévio

Ser demitido ou fazer um pedido de demissão é algo bastante comum no dia a dia das empresas. E, quando qualquer dessas situações acontecem, é preciso cumprir o chamado aviso prévio. Esse direito é garantido tanto para a empresa quanto para o funcionário.

Por exemplo, quando a empresa demite o empregado, ele precisa ter tempo para procurar um novo emprego e quando o funcionário pede demissão, a empresa precisa ter tempo para contratar um novo empregado. É basicamente para isso que serve o aviso prévio. É um tipo de comunicação antecipada que tanto o funcionário quanto a empresa deve fazer.

Mas quando dar aviso prévio? Quais são as condições? Em quais situações a empresa pode informar o aviso prévio? Descubra agora a resposta para essas e outras dúvidas sobre o assunto!

7 regras para conceder o aviso prévio

1. Comunicado

A quantidade mínima de dias para comunicar ao funcionário o aviso prévio sem justa causa depende da frequência com a qual é feita o pagamento. Se a empresa paga o funcionário por semana ou em menos tempo, então o comunicado deve ser feito com antecedência mínima de 8 dias. Mas, se o pagamento for feito a cada 15 dias ou mensalmente, o aviso deve ser feito com, pelo menos, 30 dias de antecedência.

Aqui, a empresa deve oferecer ao empregado, pelo menos, 2 horas por dia a menos de trabalho. Por exemplo, se ele trabalha 8 horas diárias, passará a trabalhar 6 sem prejuízo no salário. O empregado por optar por 2 horas por dia ou 7 dias corridos. Esse tempo é oferecido tendo a ideia de que será necessário para o funcionário procurar outro emprego.

2. Modalidades

O funcionário e a empresa podem escolher o aviso prévio trabalho ou não. Se for escolhido que não será trabalhado, o valor do aviso será pago juntamente com as outras verbas rescisórias presentes no contrato de trabalho e as asseguradas por lei. Já na modalidade de aviso trabalhado, o valor do aviso virá como saldo do salário.

Algumas empresas podem ter dificuldade em calcular o valor do aviso prévio para aqueles funcionários que recebem de forma variada. Nesse caso, a empresa deverá fazer um cálculo em cima da média paga ao empregado dentro de um período de 12 meses. Lembrando que o valor das horas extras devem integrar esse cálculo.

3. Início da contagem

O prazo do aviso prévio deve ser contado a partir do dia seguinte em que houve a comunicação. Por exemplo, você comunicou ao funcionário no dia 15/10, então a contagem do prazo começa no dia 16/10.

4. Proporcionalidade

Além de seguir a regra sobre a forma de pagamento, é preciso seguir também o tempo de trabalho que o funcionário tem na empresa. Por exemplo, se ele tem 5 anos de serviço, então o aviso deve ser dado com 45 dias de antecedência.

5. Reconsideração

Tanto a empresa quanto o empregado podem se arrepender de dar o aviso prévio. Bom, se a reconsideração por aceita por ambos, os serviços podem continuar normalmente, como se o aviso não tivesse acontecido.

6. Gravidez no curso do aviso prévio

E se a mulher engravidar enquanto estiver de aviso prévio? Não importa se o aviso foi indenizado ou trabalhado, a lei garante à empregada gestante a estabilidade provisória prevista no artigo 10 do Ato das Disposições Constitucionais Transitórias. Essa mesma regra se aplica ao adotante e também à pessoa que tenha recebido guarda provisória de um menor.

7. Rescisão por motivo de acordo

Tanto o empregado quanto o empregador podem entrar em comum acordo quanto à rescisão do contrato. Nesse caso, de acordo com a reforma trabalhista, o aviso prévio indenizado será pago em 50%, ou seja, pela metade do valor total.

Há também outras regras presentes na CLT como prazo para quitação das verbas rescisórias, sobre o cumprimento parcial e anotação da data de saída na CTPS. Por isso é bom ficar bem atento a todas elas antes de fazer o comunicado.

Algo que pode ajudar consideravelmente a sua empresa, especialmente se possui muitos funcionários, é o nosso Sistema IKPonto, no qual você pode colocar uma notificação nos casos de aviso prévio e se organizar melhor.

Entre em contato conosco e descubra como ele pode ajudar a sua empresa de diversas formas!

Departamento Pessoal

Quais são as funções do Departamento Pessoal

O RH é um dos departamentos mais importantes da empresa, afinal de contas, ele é o responsável por recrutar e contratar os talentos do negócio. Essa equipe exerce diversas funções, entre elas algumas mais burocráticas, funções essas que dão ao RH outro nome: Departamento Pessoal.

É o “DP” (Departamento Pessoal) o responsável por realizar uma série de tarefas que ajuda a formalizar a relação empregado e empregador, evitando problemas futuros e atritos com a justiça do trabalho. Entre algumas delas estão o controle de ponto, o registro de trabalho, benefícios, gestão de férias e outros.

São ações indispensáveis para a empresa e, por mais que não façam parte da parte estratégica, o seu empreendimento não pode ficar sem elas. Vejamos abaixo algumas das principais funções do Departamento pessoal de maneira mais aprofundada. Confira!

Gestão de benefícios complementares

Qualquer empregado possui, por lei, uma série de benefícios e outros podem ser concedidos pela própria empresa. Se tem no contrato de trabalho, precisa ser cumprido. Podemos citar alguns benefícios que são obrigatórios por lei como o FGTS e o décimo terceiro.

Quanto aos oferecidos pela empresa como o vale-cultura, bolsa de estudos e outros do tipo precisam ser selecionados criteriosamente. Além disso, é interessante levar alguns fatores em consideração como o equilíbrio financeiro e a cultura da empresa.

Controle de férias e licenças

A grande maioria dos funcionários não vê a hora de entrar de férias e por alguns motivos, normalmente relacionados à saúde, podem pedir licença. De qualquer modo, é função do Departamento Pessoal cuidar de toda a parte burocrática sobre o assunto. Por exemplo, a equipe precisa conferir se aquele funcionário já tem 12 meses trabalhados para tirar as férias.

O departamento precisa entrar em contato com a chefia para saber qual é o melhor período para que os funcionários entrem de férias ou, pelo menos, uma parte deles. Também precisam estar preparados para quando um pedir licença já que, nesse caso, não é possível saber quando alguém vai pedir.

Pagamento do salário e comissões

Pagar os salários e as comissões dos funcionários também é papel do Departamento Pessoal. Normalmente, esse pagamento é feito até o 5º dia útil do mês (há exceções) e, por isso, a equipe precisa estar muito bem alinhada com o Departamento Financeiro.

É função também do Departamento Pessoal conferir se os valores estão de acordo com o que está descrito. Uma simples conferência pode evitar muitos problemas lá na frente.

Administração do ponto e jornada de trabalho

Outra função de extrema importância para esse departamento. Ele é o responsável por registrar os horários de entrada e saída dos empregados, verificar as horas extras, as faltas e outros. O controle de ponto é importante por dois principais motivos: evita problemas legais e ajuda a monitorar a produtividade da empresa.

A boa notícia é que, cada vez mais, os aparelhos e softwares de controle de ponto estão cada vez mais modernos e conseguem se adaptar às demandas da empresa. Um bom exemplo disso é o Sistema de Ponto Personalizável, o IKPonto REP. Ele consegue deixar a rotina do Departamento Pessoal muito mais rápida, oferecendo cadastro de funcionários, relatório de banco de horas e muito mais.

Veja como o nosso software de sistema de ponto pode ajudar no controle das horas e oferecer outras vantagens para sua empresa!

Arquivos Fiscais

AFD, AFDT e ACJEF. Conheça os arquivos fiscais:

Para que a gestão de ponto seja feita da melhor forma possível e de acordo com a legislação, é preciso saber que existem alguns arquivos fiscais que a sua empresa precisa conhecer. O AFD (Arquivo Fonte de Dados), o AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e o ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais) são alguns dos mais importantes.

Nunca tinha ouvido falar deles? Então está mais do que na hora de mudar isso, afinal de contas, se sua empresa usa um registro de ponto, esses arquivos fiscais precisam fazer parte da rotina do negócio.

Confira abaixo o que são esses arquivos e como eles podem ajudar a sua empresa a evitar problemas com a fiscalização do trabalho.

O que é e para que serve o AFD?

Cada REP (Registrador de Ponto Eletrônico) vai gerar um AFD e esse documento é um dos que a fiscalização do trabalho precisa. Portanto, o fiscal vai colocar um pendrive na porta específica e copiar esse arquivo para avaliação.

Nesse arquivo, os dados não podem ser apagados nem de forma direta nem indireta. No AFD vamos encontrar as seguintes informações: PIS do empregado, horários da marcação, data da marcação e o Número Sequencial de Registro (NSR). Cada AFD gera um número que é a combinação de todos esses dados em um só.

O que é e para que serve o AFDT?

O AFDT nada mais é do que outro arquivo exigido pela fiscalização do trabalho e que possui as informações do AFD, porém já tratadas. Isso quer dizer que esse arquivo já passou por um  Programa de Tratamento de Registro de Ponto. Por meio desse tratamento é possível, por exemplo, adicionar uma batida de ponto que o colaborador esqueceu de fazer algum dia. Essas alterações serão identificadas no documento AFDT.

O que é e para que serve o ACJEF?

Assim como os outros arquivos citados aqui, o ACJEF também é um arquivo que só deve ser gerado mediante solicitação do fiscal do trabalho ao chegar à sua empresa. É nesse documento que serão encontradas todas as informações dos trabalhadores sobre a jornada de trabalho. Aqui será encontrado tudo o que o fiscal precisa saber sobre a jornada de cada trabalhador: horas extras, faltas, horários de entrada e de saída, quem estava de férias e diversas outras informações.

Pode parecer muita burocracia, mas está nas normas do MTE (Ministério do Trabalho e Emprego) e, portanto, deve ser cumprida independente de qualquer coisa. O melhor a fazer para evitar possíveis problemas com esse documento é ter um bom programa de registro de ponto e um software que consiga se adequar às necessidades da sua empresa.

Veja como o nosso sistema de ponto, o IKPonto, pode se adaptar facilmente para o que o seu negócio precisa!
Abaixo deixamos um vídeo com algumas funcionalidades do sistema:

Entre em contato conosco e conheça mais de nossos produtos.

Folha de pagamento

Integração entre Sistema de Ponto e Folha de Pagamento: Como funciona?

Já pensou em fazer a integração entre sistema de ponto e folha de pagamento? Já imaginou o quanto de dor de cabeça e problemas para calcular as horas trabalhadas dos funcionários ia poupar? Pois é, existem diversos sistemas que conseguem ajudar a sua empresa, facilitando a sua vida e a vida de toda a equipe. 

O fechamento da folha de pagamento é uma das tarefas mais complexas do RH e que envolve uma série de outros departamentos como o contábil e o financeiro. Um pequeno erro pode levar a uma cascata de problemas que pode ser evitada facilmente com a integração entre sistema de ponto e folha de pagamento. Mas como seria isso?

Bom, é exatamente essa dúvida que vamos resolver agora. Continue com a leitura desse conteúdo e veja como essa integração pode ser vantajosa para sua empresa!

Como funciona a integração entre sistema de ponto e folha de pagamento?

Bom, de acordo com a lei, todos os funcionários devem registrar os horários de entrada e de saída. Estamos falando da portaria 1510 do Ministério do Trabalho de 2019, ou seja, ter uma forma de registrar a jornada dos empregados é uma obrigação das empresas. 

Pode parecer algo simples fazer o registro de horários de forma manual de uma empresa com 10 ou 20 empregados (que ainda assim pode ter problemas). Mas e quando a empresa tem 100, 200 ou mais funcionários? Como fazer esse controle do registro de forma manual? É impraticável.

Nesse caso, a tecnologia pode ajudar! Com um equipamento e sistema de ponto fica fácil efetuar esta integração e todo processo fica muito mais rápido: o funcionário registra a entrada ou saída no relógio de ponto e, automaticamente, esses horários são calculados no sistema de ponto para gerar o pagamento ao funcionário.

Como a empresa pode fazer essa integração?

Aqui na InfoKings temos um sistema de ponto que consegue fazer a integração com as principais plataformas de folha de pagamento. Você não precisa ter o trabalho de fazer essa integração. Possuímos um sistema de ponto personalizável, ou seja, ele consegue se moldar às mais diversas necessidades da sua empresa e assim otimizar o trabalho do RH.

Sistema de Ponto WEB

O nosso sistema se adapta aos mais diversos nichos: supermercado, restaurantes, condomínios, construção civil e etc.

Quais as vantagens desse serviço?

Ao contratar os nossos serviços de integração, você poderá garantir uma série de vantagens para o trabalho de todos na sua empresa, especialmente para a sua equipe. Será possível gerar relatórios de jornadas, fechamento do espelho de ponto sem precisar fazer cálculos de maneira manual.
A nossa equipe estará disponível para quando a empresa precisar, entre outras.

Quer saber mais sobre o serviço de integração entre relógio de ponto e folha de pagamento da Infokings? Então, confira mais sobre o assunto no nosso site!